Die In-App-Telefonie von CoVet ist die einfachste und komfortabelste Möglichkeit, ein Telefonat aufzunehmen und zusammenzufassen. In diesem Artikel werden jedoch auch einige alternative Methoden beschrieben.
Wichtiger Hinweis: Die Telefonfunktion ist auf eine Stunde pro Anruf und insgesamt vier Stunden pro Tag begrenzt. Bitte beachten Sie diese Einschränkungen bei der Nutzung dieser Funktion.
Die In-App-Telefonie nutzen, um Kunden direkt aus CoVet anzurufen
Mit der In-App-Telefonie in CoVet können Sie Kunden direkt über die Plattform anrufen. Dies bietet mehrere wesentliche Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden:
Sichere, professionelle Kommunikation – Anrufe werden über eine sichere Leitung geführt, und Sie können die Telefonnummer Ihrer Praxis als Anrufer-ID anzeigen lassen, sodass Ihre persönliche Nummer privat bleibt.
Automatische Anrufaufzeichnung – Beide Seiten des Gesprächs werden nahtlos aufgezeichnet, sodass keine wichtigen Details verloren gehen.
Sofortige Fallintegration – Nach Beendigung des Anrufs wird die Aufnahme automatisch dem entsprechenden CoVet-Fall zugeordnet, damit Sie jederzeit darauf zugreifen können.
Verifizierung Ihrer Praxis-Telefonnummer für die Anrufer-ID
Um die Telefonnummer Ihrer Praxis als Anrufer-ID beim Anrufen von Kunden anzuzeigen, müssen Sie die Nummer zunächst verifizieren.
Die Einrichtung ist recht einfach, wenn Ihre Telefonleitung direkt bei einer Person klingelt. Nehmen Sie einfach den Hörer ab, wenn es klingelt, und geben Sie den Bestätigungscode ein, den CoVet in der App anzeigt.
Wenn Ihre Praxis ein Telefonmenü oder eine automatische Vermittlung hat, folgen Sie bitte diesen Schritten zur Verifizierung Ihrer Nummer:
1. Führen Sie einen Testanruf durch, um die benötigte Tastenfolge zu ermitteln
Rufen Sie Ihre eigene Telefonnummer an und ermitteln Sie die Tastenfolge, die eine Person drücken muss, um durch das Telefonmenü zu navigieren, bis es bei einer realen Person klingelt. Achten Sie genau auf die Dauer der Pausen und machen Sie sich idealerweise Notizen zu allem (diese helfen Ihnen im nächsten Schritt).
2. Richten Sie den Verifizierungsanruf in CoVet ein
Geben Sie die Haupttelefonnummer in das primäre Textfeld ein, wenn Sie zur Verifizierung einer Nummer aufgefordert werden.
Verwenden Sie dann das Textfeld „Ext" (Durchwahl), um die Anweisungen einzuprogrammieren, die der automatisierte Anruf benötigt, um durch Ihr Telefonmenü zu navigieren, damit er durchklingelt und eine reale Person abheben kann – das ist das Ziel, das Sie mit diesem Verifizierungsschritt erreichen möchten.
Hier sind zwei Beispiele für Telefonmenüs. Beachten Sie, dass das einzige Sonderzeichen, das Sie möglicherweise benötigen, ein „w" ist – jedes „w" erzeugt eine Pause von 0,5 Sekunden, und Sie können so viele verwenden, wie Sie möchten.
Beispiel 1:
Wenn ein Anrufer direkt mit Ihrem Tischtelefon verbunden werden soll, lassen Sie ihn Ihre Durchwahl wählen – zum Beispiel 535 – sobald das automatische Telefonmenü antwortet.
Geben Sie in diesem Fall 535 in das Feld Ext ein. Diese Nummern werden sofort gewählt, sobald der Anruf angenommen wird, sodass Ihr Tischtelefon klingelt.
Beispiel 2:
Wenn ein Anrufer zuerst „1" für Deutsch drücken muss, drei Sekunden warten und dann „0" für die Rezeption drücken muss:
Geben Sie 1wwwwww0 in das Feld Ext ein.
Die
1simuliert das Drücken von „1" für Deutsch.Die sechs
w-Zeichen erzeugen eine Pause von drei Sekunden, bevor0gewählt wird.
Falls dies nicht funktioniert, versuchen Sie stattdessen ww1wwwwww0 einzugeben. Das Hinzufügen von zwei w-Zeichen am Anfang fügt eine zusätzliche Pause ein, um sicherzustellen, dass das System die anfängliche „1" korrekt erkennt.
3. Schließen Sie den Anruf ab und geben Sie Ihren Bestätigungscode ein
Sobald Sie Ihre Nummer (und ggf. die Durchwahlfolge) einprogrammiert haben, müssen Sie eine Bezeichnung für diese Telefonnummer eingeben. In den meisten Fällen wird dies „Praxis-Hauptnummer" oder etwas Ähnliches sein. Klicken Sie auf „Speichern" und ein Anruf wird eingeleitet.
Ein Bestätigungscode wird ebenfalls auf Ihrem Bildschirm in CoVet angezeigt. Sobald der soeben eingeleitete automatisierte Anruf durchklingelt und von einer Person abgenommen wird, muss diese den Bestätigungscode über die Telefontasten eingeben. Anschließend sollte eine automatische Nachricht zu hören sein, die bestätigt, dass die Verifizierung erfolgreich war.
Nachdem Sie nun eine verifizierte Anrufer-ID-Nummer haben, können Sie die In-App-Telefonie wie im folgenden Video beschrieben nutzen!
Wenn jemand in Ihrem Team die Praxis-Telefonnummer bereits verifiziert hat
Sie müssen die Nummer trotzdem eingeben, um sie als verifizierte Anrufer-ID-Nummer zu verwenden, aber Sie erhalten keinen Anruf und müssen keinen Bestätigungscode eingeben. CoVet erkennt automatisch, dass die Nummer bereits von einem Teammitglied verifiziert wurde, und sie steht Ihnen sofort zur Verfügung.
Hinweis: Sie und Ihr Teammitglied müssen im selben Team innerhalb von CoVet sein, damit dies funktioniert. Wenn Sie eine verifizierte Telefonnummer in einer größeren Praxis mit mehreren Teams bereitstellen möchten, wenden Sie sich bitte an [email protected] für Unterstützung.
Sehen Sie sich das obige Video an, um den vollständigen Arbeitsablauf von Anfang bis Ende zu sehen, einschließlich:
Verifizierung der Anrufer-ID-Nummer
Verbinden und Aufzeichnen des Anrufs
Erstellen eines Dokuments aus dem aufgezeichneten Anruf
Ändern der Telefoneinstellungen
Wichtiger Hinweis zur Einwilligung bei Aufzeichnungen:
Wenn der Anruf auf der Kundenseite verbunden wird, hört der Kunde eine automatische Nachricht, die ihn darüber informiert, dass er mit einem Tierarzt bzw. einer Tierärztin verbunden wird, und ihn darauf hinweist, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.
Die In-App-Telefonie funktioniert für Anrufe innerhalb Ihres Landes, internationale Anrufe sind jedoch nicht möglich.
Ein Telefonat (oder ein persönliches Gespräch) ohne die In-App-Telefonie zusammenfassen
Wenn Sie die In-App-Telefonie nicht nutzen können oder möchten, gibt es dennoch verschiedene Möglichkeiten, Telefonate und andere Kundenkommunikation aufzuzeichnen. Der allgemeine Ablauf ist derselbe wie bei einer normalen Konsultation, aber Sie sollten eine bestimmte Vorlage und einige Tricks verwenden.
Die Begrüßungsnachricht mit Ihrer eigenen Stimme anpassen
CoVet ermöglicht es Ihnen, personalisierte Sprachnachrichten aufzunehmen, die Kunden beim Anrufen anstelle der standardmäßigen automatischen Nachricht hören, wenn ein Anruf verbunden wird.
Dies kann dazu beitragen, dass der Anruf für Kunden persönlicher und vertrauter wirkt, während sie dennoch klar darüber informiert werden, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.
So richten Sie Ihre individuelle Sprachbegrüßung ein:
Gehen Sie zu Anrufeinstellungen.
Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke, um die Telefoneinstellungen zu öffnen.
Stellen Sie sicher, dass Sprachbegrüßung verwenden aktiviert ist.
Wählen Sie Eigene Aufnahme verwenden.
Klicken Sie auf Aufnahme starten und nehmen Sie Ihre personalisierte Begrüßungsnachricht auf.
Ihre Aufnahme kann bis zu 30 Sekunden lang sein.
Sie können auch eine Audiodatei hochladen. Unterstützte Dateiformate sind MP3 und WAV, mit einer maximalen Länge von 30 Sekunden.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, wenn Sie fertig sind.
Sie können die Aufnahme während der Erstellung pausieren oder stoppen. Wenn Sie die Nachricht später ersetzen möchten, kehren Sie zu den Telefoneinstellungen zurück und nehmen Sie eine neue Version auf oder laden Sie eine hoch.
Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht kurz, klar und professionell.
Zum Beispiel: „Hallo, hier spricht Dr. Schmidt über CoVet. Dieses Gespräch wird möglicherweise aufgezeichnet, damit ich unser Gespräch genau zusammenfassen und die Details in die Patientenakte Ihres Tieres aufnehmen kann."