Die In-App-Telefonie von CoVet ist der einfachste und bequemste Weg, einen Telefonanruf mitzuschreiben und zusammenzufassen. Dieser Artikel stellt außerdem einige alternative Methoden vor.
Wichtiger Hinweis: Die Telefoniefunktion ist auf eine Stunde pro Telefonanruf und insgesamt vier Stunden pro Tag begrenzt. Bitte beachten Sie diese Einschränkungen bei der Nutzung dieser Funktion.
In diesem Artikel
Die In-App-Telefonie nutzen, um einen Kunden direkt aus CoVet anzurufen
Mit der In-App-Telefonie von CoVet rufen Sie Kunden direkt aus der Software an. Das bietet mehrere Vorteile gegenüber herkömmlichen Methoden:
Sichere, professionelle Kommunikation: Anrufe laufen über eine sichere Leitung, und Sie können die Telefonnummer Ihrer Praxis als Anrufer-ID anzeigen lassen, Ihre private Nummer bleibt dabei verborgen.
Automatische Anrufaufzeichnung: Beide Seiten des Gesprächs werden mitgeschrieben, damit keine wichtigen Details verloren gehen.
Sofortige Integration in den Fall: Nach Ende des Anrufs wird die Aufzeichnung automatisch dem passenden CoVet Fall zugeordnet, zum einfachen Nachschlagen.
Praxistelefonnummer für die Anrufer-ID verifizieren
Damit die Telefonnummer Ihrer Praxis bei Kunden als Anrufer-ID angezeigt wird, müssen Sie die Nummer zunächst verifizieren.
Diese Einrichtung ist unkompliziert, wenn Ihre Telefonleitung direkt zu einer Person durchklingelt. Nehmen Sie einfach ab, wenn das Telefon klingelt, und geben Sie den Verifizierungscode ein, den CoVet in der App anzeigt.
Wenn Ihre Praxis eine Telefonzentrale oder ein automatisches Ansagesystem nutzt, gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Nummer zu verifizieren:
1. Testanruf durchführen, um die nötige Tastenfolge zu ermitteln
Rufen Sie Ihre eigene Telefonnummer an und ermitteln Sie die Tastenfolge, die eine Person eingeben muss, um durch die Telefonzentrale zu einer echten Person durchgestellt zu werden. Achten Sie dabei genau auf die Länge der Pausen und notieren Sie sich am besten den gesamten Ablauf (das hilft im nächsten Schritt).
2. Verifizierungsanruf in CoVet einrichten
Geben Sie die Hauptnummer Ihrer Praxis in das erste Textfeld ein, wenn Sie zur Verifizierung einer Nummer aufgefordert werden.
Nutzen Sie anschließend das Feld „Durchwahl" (Ext), um die Tastenfolge einzugeben, die der automatische Anruf benötigt, um durch Ihre Telefonzentrale zu einer echten Person durchgestellt zu werden, denn genau das ist das Ziel dieses Verifizierungsschritts.
Hier zwei Beispiele für Telefonzentralen. Das einzige Sonderzeichen, das Sie dabei eventuell benötigen, ist ein „w": Jedes „w" erzeugt eine Pause von 0,5 Sekunden, und Sie können beliebig viele davon verwenden.
Beispiel 1:
Wenn ein Anrufer direkt mit Ihrem Schreibtischtelefon verbunden werden soll, muss er Ihre Durchwahl wählen, zum Beispiel 535, sobald die automatische Telefonzentrale antwortet.
Geben Sie in diesem Fall 535 in das Feld Durchwahl ein. Diese Ziffern werden sofort nach Annahme des Anrufs gewählt, wodurch Ihr Schreibtischtelefon klingelt.
Beispiel 2:
Wenn ein Anrufer zunächst die „1" für Deutsch drücken, drei Sekunden warten und dann die „0" für die Rezeption drücken muss:
Geben Sie 1wwwwww0 in das Feld Durchwahl ein.
Die
1entspricht dem Drücken der „1" für Deutsch.Die sechs
w-Zeichen erzeugen eine Pause von drei Sekunden, bevor die0gewählt wird.
Falls das nicht funktioniert, versuchen Sie stattdessen ww1wwwwww0 einzugeben. Die zwei zusätzlichen w-Zeichen am Anfang fügen eine weitere Pause ein und helfen dabei, dass das System die erste „1" korrekt erkennt.
3. Anruf abschließen und Verifizierungscode eingeben
Sobald Sie Ihre Nummer (und gegebenenfalls die Durchwahlfolge) eingegeben haben, müssen Sie dieser Telefonnummer eine Bezeichnung geben. In den meisten Fällen ist das „Hauptnummer der Praxis" oder etwas Ähnliches. Klicken Sie auf „Speichern", und ein Anruf wird gestartet.
Gleichzeitig wird in CoVet auf Ihrem Bildschirm ein Verifizierungscode angezeigt. Sobald der soeben gestartete automatische Anruf durchklingelt und von einer Person angenommen wird, muss diese den Verifizierungscode über die Telefontastatur eingeben. Anschließend sollte eine automatische Ansage bestätigen, dass die Verifizierung erfolgreich war.
Sobald Sie eine verifizierte Anrufer-ID-Nummer haben, können Sie die In-App-Telefonie-Funktion nutzen, wie im folgenden Video gezeigt!
Wenn ein Teammitglied die Praxistelefonnummer bereits verifiziert hat
In diesem Fall müssen Sie die Nummer nicht erneut verifizieren. Überspringen Sie den Bildschirm zur Telefonnummer-Verifizierung und wählen Sie beim Telefonieren die bereits verifizierte Nummer unter Anrufer-ID aus.
Die Nummer erscheint zwar nicht auf der Seite mit den Anrufeinstellungen, steht aber trotzdem als Anrufer-ID zur Verfügung.
Hinweis: Sie und Ihr Teammitglied müssen demselben Team innerhalb von CoVet angehören. Um eine verifizierte Nummer teamübergreifend zu nutzen, wenden Sie sich an [email protected].
Telefonieren über das Mobiltelefon
Wenn Sie Anrufe über Ihr Mobiltelefon tätigen möchten, müssen Sie Ihre Telefonnummer zusätzlich im Feld „Nummer, unter der Sie erreichbar sind (wird dem Kunden nicht angezeigt)" in den Telefonie-Einstellungen hinterlegen. Über diese Nummer stellt CoVet die Verbindung zu Ihnen her. Sie wird dem Kunden nicht angezeigt.
Im Video oben sehen Sie den vollständigen Ablauf von Anfang bis Ende, unter anderem:
Die Rufnummer des Anrufers prüfen
Den Anruf verbinden und mitschneiden
Aus dem mitgeschnittenen Anruf ein Dokument erstellen
Telefoneinstellungen ändern
Während eines Anrufs weiter in CoVet navigieren
Ein Anruf innerhalb der App bricht nicht mehr ab, wenn Sie den Anrufbildschirm verlassen. Wechseln Sie während eines Anrufs zu einem anderen Fall, öffnen Sie die Einstellungen oder navigieren Sie zu einem anderen Bereich von CoVet, läuft der Anruf im Hintergrund weiter und wird als kleines, minimiertes Anruf-Widget eingeblendet. So sehen Sie jederzeit, dass der Anruf noch aktiv ist.
Das minimierte Widget zeigt die Anrufdauer, den Anrufstatus und schnelle Bedienelemente:
Bedienelement | Funktion |
Stumm | Schaltet Ihr Mikrofon stumm oder wieder ein. |
Maximieren | Öffnet den vollständigen Anrufbildschirm wieder, für den Fall, zu dem der Anruf gehört. |
Anruf beenden | Beendet den Anruf und schließt das Widget. |
Lautsprecher (Mobilgerät, WLAN-Anrufe) | Leitet den Anrufton an den Lautsprecher des Telefons weiter. Erneut tippen, um zum Hörer zurückzukehren. |
Am Desktop befindet sich das Widget unten rechts im Bildschirm. Auf dem Mobilgerät erscheint es als Ansicht am unteren Bildschirmrand. Das Widget bleibt sichtbar, während Sie zwischen den Seiten wechseln, und schließt sich von selbst wenige Sekunden nach Ende des Anrufs.
Bricht die Verbindung bei einem WLAN-Anruf kurz ab, zeigt das Widget den Status „Verbindung wird wiederhergestellt" an und kehrt zur normalen Ansicht zurück, sobald der Anruf wieder verbunden ist.
Telefonanrufe im Fokus-Modus
Die Telefonie funktioniert im Fokus-Modus genauso wie sonst auch. Wenn Sie einen Anruf im Fokus-Modus starten und diesen dann verlassen oder in den regulären Modus wechseln, wird der Anruf nicht beendet. Er wird automatisch minimiert, und Sie können ihn jederzeit wieder maximieren, um zum vollständigen Anrufbildschirm im richtigen Fall zurückzukehren. Anrufe, die im regulären Modus gestartet wurden, verhalten sich beim Wechsel in den Fokus-Modus genauso.
Telefonanrufe (oder persönliche Gespräche) ohne die In-App-Telefonie zusammenfassen
Wenn Sie die In-App-Telefonie nicht nutzen können oder möchten, gibt es dennoch verschiedene Möglichkeiten, Telefonanrufe und andere Gespräche mit Kunden zu erfassen. Der grundsätzliche Ablauf entspricht dem einer gewöhnlichen Sprechstunde, Sie benötigen lediglich eine bestimmte Vorlage und ein paar kleine Kniffe.
Die Begrüßungsnachricht mit Ihrer eigenen Stimme anpassen
Mit CoVet können Sie eine persönliche Sprachnachricht aufnehmen, die beim Anruf abgespielt wird, anstatt der automatischen Standardnachricht, die Kunden sonst hören.
So wirkt der Anruf für Kunden vertrauter und persönlicher, während gleichzeitig klar darauf hingewiesen wird, dass das Gespräch aufgezeichnet wird.
So richten Sie Ihre persönliche Begrüßungsnachricht ein:
Öffnen Sie Call Settings.
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol, um Phone Calling Settings zu öffnen.
Stellen Sie sicher, dass Use voice intro message aktiviert ist.
Wählen Sie Use my own recording.
Klicken Sie auf Aufnahme starten und nehmen Sie Ihre persönliche Begrüßungsnachricht auf.
Ihre Aufnahme kann bis zu 30 Sekunden lang sein.
Alternativ können Sie auch eine Audiodatei hochladen. Unterstützt werden die Formate MP3 und WAV mit einer maximalen Länge von 30 Sekunden.
Klicken Sie abschließend auf Änderungen speichern.
Während der Aufnahme können Sie diese pausieren oder stoppen. Wenn Sie die Nachricht später ersetzen möchten, gehen Sie erneut zu Phone Calling Settings und nehmen Sie eine neue Version auf oder laden Sie eine neue Datei hoch.
Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht kurz, klar und professionell.
Zum Beispiel: „Hallo, hier spricht Dr. Schmidt über CoVet. Dieses Gespräch wird möglicherweise aufgezeichnet, damit ich unser Gespräch genau zusammenfassen und die Details in der Patientenakte Ihres Tieres festhalten kann."
Benötigen Sie Hilfe?
Bei Fragen zur Telefonanruf-Funktion erreichen Sie uns unter [email protected].