Klinikan johtajana tai muussa esimiesasemassa voit koota kaikkien tiimin jäsenten CoVet-tilit yhteen. Tästä on monia etuja, kuten keskitetty laskutus.
Tiimin luomisen hyödyt klinikallesi tai osastollesi
Tiimin luominen CoVetissa yhdistää klinikkasi tai osastosi jäsenten henkilökohtaiset tilit kätevästi toisiinsa.
Tiimin avulla voit:
Tehdä yhteistyötä käynneillä
Hyödyntää maksuttomat Tuki-tilit klinikkaeläinhoitajille, hoitajille, avustajille ja asiakaspalveluhenkilöstölle.
Jakaa sisältöjä, kuten malleja ja snippettejä, helposti koko tiimille.
Keskittää koko tiimin laskutus yhteen tiliin ja maksutapaan.
Tiimin perustamisen hyvät käytännöt lyhyesti
Käymme prosessin läpi vaihe vaiheelta alla, mutta ensin kannattaa miettiä tiimin rakennetta. Pohdittavia asioita on kaksi: kuka perustaa tiimin ja omistaa sen, sekä ketkä kuuluvat tiimiin.
Tiimin omistajan valinta
Ennen tiimin perustamista sinun täytyy valita henkilö, joka toimii tiimin "omistajana". Tämä henkilö luo tiimin omasta CoVet-tilistään ja kutsuu muut jäsenet liittymään siihen.
Tiimin omistaja on yleensä klinikan johtaja, vastaava eläinlääkäri tai klinikan omistaja, sillä yksi keskeisistä hyödyistä on kaikkien tilien maksutietojen hallinta. Valinta on lopulta sinun, koska mikä tahansa tili voi perustaa tiimin. Muista kuitenkin, että tämä henkilö käsittelee arkaluonteisia maksutietoja.
Seuraavaksi kannattaa miettiä, tarvitseeko tiimin omistaja oman henkilökohtaisen käytön CoVetissa, esimerkiksi käyntien kirjaamiseen eläinlääkärinä, vai haluaako hän ainoastaan hallinnoida tiimiä ilman omaa kliinistä käyttöä, kuten klinikan johtaja tyypillisesti.
Jos tiimin omistaja kirjaa käyntejä CoVetissa eläinlääkärinä, hänen tilinsä tulee olla joko ilmaisella kokeilujaksolla tai maksullisella Unlimited- tai Essentials-tilillä.
Jos tiimin omistaja ei itse kirjaa käyntejä CoVetiin (esimerkiksi klinikkapäällikkö), hänen tulee muuntaa tilinsä maksuttomaksi tukitiliksi ennen tiimin luomista.
Muuntaminen maksuttomaksi tukitiliksi on yksinkertaista. Tilisi saattaa itse asiassa olla jo maksuton tukitili, jos olet käynyt läpi käyttöönottovaiheen.
Ketkä kuuluvat tiimiin?
Suurimmalle osalle klinikoista suosittelemme yhden tiimin luomista ja kaikkien klinikan työntekijöiden lisäämistä siihen. Tämä antaa parhaan joustavuuden käytännön työssä.
Jos työskentelet suuressa klinikassa, erikoislääkäriasemalla tai yliopistollisessa yksikössä, voi olla perusteltua luoda useampi tiimi, yksi kullekin osastolle.
Jos tarvitset useamman tiimin mutta haluat kuitenkin keskitetyn laskutuksen, ota yhteyttä tiimiimme sähköpostitse: [email protected].
Laskutus ja laskutusjaksot tiimitasolla
Kuukausi- ja vuosilaskutus
Kaikki tiimin jäsenet noudattavat automaattisesti samaa laskutusjaksoa, kuukausittaista tai vuosittaista, joten laskutuspäivä on kaikille yhteinen.
Jokaisena laskutuspäivänä tililtäsi veloitetaan yksi maksu ja lähetetään yksi lasku, joka kattaa kaikkien hallinnoimiesi tiimin jäsenten maksut.
Tiimin jäsenen lisääminen kesken laskutusjakson
Jos käyttäjä liittyy tiimiin kesken laskutusjakson, häneltä veloitetaan kyseisen jakson jäljellä olevasta ajasta suhteellinen osuus. Tältä osuudelta lähetetään erillinen veloitus ja lasku.
Tämän ensimmäisen osittaisen jakson jälkeen uusi jäsen sisällytetään tiimin normaaliin laskutukseen seuraavasta laskutuspäivästä alkaen.
Tiimin jäsenen lisääminen
Ennen jäsenten lisäämistä sinun tulee ensin luoda tiimi. Jos et ole vielä tehnyt niin, tutustu ensin seuraavaan ohjeeseen ja palaa sen jälkeen tähän: Tiimin luominen klinikallesi tai osastollesi
Kun tiimi on luotu, lisää jäsenet seuraamalla alla olevia vaiheita:
Vaihe 1: Siirry juuri luomasi tiimin Tiimi-sivulle
Tiimisivu löytyy vasemmasta sivupalkista Teams. Varmista, että olet avannut sivun oikealla puolella olevan "My Teams" -välilehden, joka saattaa näyttää hieman erilaiselta kuin vasemmalla puolella oleva "Joined Teams" -välilehti.
Kun olet sivulla, napsauta tiimin nimeä avataksesi kyseisen tiimin sivun.
Vaihe 2 - Lisää uusi jäsen painikkeella
Tiimin sivulla napsauta sivun yläosassa vasemmalla olevaa "+ Uusi jäsen" -painiketta.
Vaihe 3 - Valitse lisättävä käyttäjä ja määritä käyttäjätilin tyyppi
Napsautettuasi "+ Uusi jäsen" näkyviin tulee ponnahdusikkuna, joka näyttää tältä:
Tällä näytöllä sinun tulee tehdä useita keskeisiä valintoja. Käymme ne läpi kohta kohdalta.
Huomio: Kutsumillasi henkilöillä täytyy olla CoVet-tili, joka on luotu samalla sähköpostiosoitteella kuin tässä käyttämäsi.
Kutsu näkyy heidän Tiimit-osiossaan, ja kun he hyväksyvät sen, heidän tilityyppiään päivitetään automaattisesti.
Voit jakaa heille ohjeen Tiimikutsun hyväksyminen, jotta he tietävät tarkalleen, miten edetä.
Kutsu haluamasi henkilö tai henkilöt yhdellä kolmesta tavasta
Käytettävissä on kolme vaihtoehtoa:
Valitse Kutsu toisesta tiimistä, jos henkilö kuuluu jo johonkin toiseen hallinnoimaasi tiimiin.
Kutsu sähköpostitse: voit valita tilausvaihtoehdon heidän tililleen. Lisätietoja alla.
Luo kutsulinkki jaettavaksi muussa palvelussa: linkin kautta liittyvät jäsenet maksavat oman tilauksensa itse. Jos haluat kattaa heidän kulunsa, voit muuttaa maksutietoja myöhemmin tiimisivulta.
Kutsu sähköpostitse
Helpoin tapa kutsua henkilöitä on sähköpostiosoitteen kautta, ja oletuksena tämä vaihtoehto näkyy näytön yläosassa.
Jos kutsut käyttäjiä yksi kerrallaan, kirjoita heidän sähköpostiosoitteensa näytön yläosan kenttään ja siirry seuraavaan vaiheeseen.
Jos käyttäjällä on jo CoVet-tili, muista käyttää samaa sähköpostiosoitetta, joka on liitetty heidän tiliinsä.
Jos haluat lisätä useita käyttäjiä kerralla, napsauta lisää-painiketta avataksesi uuden tekstikentän, johon voit syöttää seuraavan sähköpostiosoitteen. Voit lisätä niin monta käyttäjää kuin tarvitset napsauttamalla "+" -painiketta toistuvasti, yksi sähköpostiosoite kenttää kohden.
Voit valita tilin tyypin (Unlimited, Essentials, Tuki) jokaiselle uudelle käyttäjälle erikseen.
Päätä, miten laskutus hoidetaan tällä tilillä
CoVetin Tiimit-osiossa voit kutsua käyttäjiä, maksaa tilauksia tai peruuttaa tilauksia.
Jos lisäät käyttäjän, jolla on jo CoVet-tili:
Jos haluat heidän liittyvän tiimiisi mutta jatkavan omaa laskutustaan, se on mahdollista. Tällöin näet tämän näkymän, jossa "Maksa tämä käyttäjä" on harmaana eikä muutoksia voi tehdä:
Jos haluat siirtää laskutuksen itsellesi:
Pyydä heitä peruuttamaan oma tilinsä ja tee sen jälkeen uusi tilaus heille tiimisi kautta.
Jos haluat kutsua heidät tiimiin ja maksaa heidän tilinsä:
Jos he ovat ilmaisella kokeilujaksolla, voit hallita heidän tilaustaan napsauttamalla "Maksa tämä käyttäjä". Voit valita joko "Maksa nyt" tai "Maksa ilmaisen kokeilujakson jälkeen":
Jos he eivät ole ilmaisella kokeilujaksolla, käytettävissä on vain "Maksa nyt" -vaihtoehto.
Jos et enää halua maksaa aktiivista tilausta:
Voit valita "Peruuta tämän käyttäjän tilaus". Jos käyttäjä on ilmaisella kokeilujaksolla, hän säilyttää pääsyn kaikkiin CoVet-toimintoihin kokeilujakson loppuun asti. Jos käyttäjällä on maksullinen tilaus, pääsy CoVet-toimintoihin päättyy välittömästi:
