Avec Copier vers / depuis un autre compte, vous pouvez donner à un ou une collègue qui utilise un autre compte CoVet sa propre copie d'un dossier. Vous créez un code de copie à usage unique, vous le lui envoyez, et il ou elle l'utilise pour recevoir une copie indépendante du dossier dans son compte.
Important : la copie est un instantané du dossier au moment où vous créez le code. Tout ce qui est ajouté au dossier d'origine par la suite n'y figure pas, et le dossier d'origine et la copie ne se synchronisent jamais entre eux.
Qui Peut Créer et Utiliser des Codes de Copie
Qui | Ce qu'il ou elle peut faire |
Le ou la propriétaire du dossier | Créer, consulter et révoquer un code de copie pour ce dossier, et utiliser des codes de copie provenant d'autres comptes. |
Tout utilisateur ou utilisatrice connecté(e) à CoVet qui possède un code | Utiliser le code une seule fois pour recevoir une copie du dossier. |
Les utilisateurs et utilisatrices du plan Support qui appartiennent à une équipe | Utiliser un code de copie d'un dossier qui ne leur appartient pas, y compris un dossier non attribué. Ils ou elles ne peuvent pas créer de code de copie sur un dossier qui ne leur appartient pas. |
Il n'est pas possible de créer des codes de copie sur un dossier non attribué, car il n'a pas de propriétaire.
Créer un Code de Copie
Ouvrez le dossier que vous souhaitez copier.
Sélectionnez l'icône Paramètres en haut à droite de la page du dossier, puis sélectionnez Copier vers / depuis un autre compte.
Lisez l'avis concernant le contenu de la copie, puis sélectionnez Créer un code de copie.
Patientez pendant que CoVet prépare la copie. Une fois prête, vous verrez s'afficher Votre code de copie est prêt accompagné d'un code à 16 caractères.
Sélectionnez Copier le code et envoyez-le à votre collègue.
Le panneau indique aussi quand l'instantané a été pris et quand le code expire. Un code de copie :
Ne peut être utilisé qu'une seule fois, par une seule personne.
Expire sept jours après sa création.
Fonctionne pour toute personne connectée à CoVet qui le possède, alors ne l'envoyez qu'à la personne qui a besoin du dossier.
Si vous fermez le panneau, vous pouvez le rouvrir pour retrouver le même code tant qu'il n'a pas été utilisé, révoqué ou expiré. Chaque dossier n'a qu'un seul code de copie actif à la fois.
Astuce : Si la préparation de la copie prend un peu de temps, vous pouvez fermer le panneau et le rouvrir plus tard pour vérifier si le code est prêt.
Révoquer un code de copie
Si vous avez envoyé le code à la mauvaise personne ou si vous ne souhaitez plus partager le dossier, vous pouvez révoquer le code avant qu'il soit utilisé.
Ouvrez le dossier et allez dans Paramètres > Copier vers / depuis un autre compte.
Sélectionnez Révoquer.
Confirmez dans le message Révoquer le code de copie ?
Le code cesse de fonctionner immédiatement et ne peut pas être restauré. Vous pouvez ensuite créer un nouveau code si besoin. Un code ne peut plus être révoqué une fois que votre collègue a commencé à l'utiliser.
Utiliser un code de copie
Sélectionnez + Nouveau dossier pour créer un nouveau dossier vide.
Sélectionnez l'icône Paramètres en haut à droite de la page du dossier, puis sélectionnez Copier vers / depuis un autre compte.
Sélectionnez l'onglet Utiliser le code.
Saisissez ou collez le code de copie, puis sélectionnez Utiliser le code de copie.
Patientez pendant que CoVet crée votre copie. Une fois terminé, le panneau se ferme et le dossier copié s'ouvre.
Si le dossier d'origine est encore totalement vide, CoVet le supprime pour ne pas encombrer votre liste de dossiers. Si vous y avez ajouté quoi que ce soit, il est conservé et la copie s'ouvre comme un dossier distinct.
Si la copie prend plus de temps que d'habitude, un message vous indique qu'elle est toujours en cours de création. Vous pouvez fermer le panneau : le dossier copié apparaîtra dans votre liste de dossiers dès qu'il sera prêt.
Remarque : Si un code est invalide, expiré, révoqué ou déjà utilisé, vous verrez le même message : Ce code est invalide, expiré, révoqué, déjà utilisé, ou autrement indisponible. Demandez un nouveau code à la personne qui vous l'a envoyé.
Ce Que La Copie Comprend
Inclus dans la copie | Non inclus dans la copie |
Nom du dossier, date du dossier et informations sur le patient | Liens vers le logiciel de gestion de clinique et historique d'exportation |
Notes du dossier et notes complémentaires | Statut de livraison des e-mails et informations du Portail Cliente |
Enregistrements et leurs transcriptions | Discussions, messages et appels téléphoniques |
Documents générés | Assignés aux tâches et rappels |
PDF, images et schémas dentaires téléversés | Visibilité de l'équipe depuis le compte d'origine |
Documents clients joints au dossier | Dossier précédent Activité |
Tâches et listes de contrôle, avec ce qui était déjà terminé | Citations des sources sur les résumés copiés |
Le dossier copié appartient à la personne qui a utilisé le code. Pour les utilisateurs du plan Support, la copie est assignée à leur équipe à la place. Son historique d'activité commence par une entrée indiquant de qui le dossier a été reçu. Les documents copiés utilisent le statut d'exportation par défaut propre au destinataire.
Résolution des problèmes
Message | Que faire |
Ce dossier est encore en cours de traitement. | Attendez que chaque enregistrement, PDF et note du dossier ait fini d'être traité, puis créez le code de copie. |
Ce dossier est trop volumineux pour être copié. | Supprimez les fichiers ou le contenu dont votre collègue n'a pas besoin, puis réessayez. |
Trop de codes de copie ont été créés récemment. | Patientez un moment, puis réessayez. |
Trop de tentatives d'utilisation d'un code de copie. | Patientez quelques minutes, puis entrez à nouveau le code. |
Seul le propriétaire actuel du dossier peut créer un code de copie. | Demandez au propriétaire du dossier de créer le code. |
Besoin d'aide ?
Pour toute question, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse [email protected].