Come responsabile di clinica o altro referente, puoi riunire gli account CoVet di tutto il team in un unico spazio condiviso. I vantaggi sono molteplici, tra cui la gestione centralizzata della fatturazione.
Vantaggi della creazione di un team per la tua clinica o il tuo reparto
Creare un team in CoVet connette gli account individuali di tutti i membri della clinica o del reparto, offrendo vantaggi concreti fin da subito.
Con un team puoi:
Collaborare sui casi
Attivare gli account di supporto gratuiti per tecnici veterinari, infermieri, assistenti e personale di accettazione.
Condividere contenuti come modelli e snippet con tutto il team in pochi passaggi.
Centralizzare la fatturazione dell'intero team su un unico account e metodo di pagamento.
Panoramica delle buone pratiche per la configurazione del team
Di seguito troverai una guida passo passo per completare il processo. Prima di iniziare, però, vale la pena dedicare qualche momento a pianificare la struttura del team: le domande principali sono due, ovvero chi creerà e gestirà il team e chi ne farà parte.
Scegliere chi deve creare e gestire il team
Prima di avviare la configurazione, devi individuare la persona che assumerà il ruolo di "proprietario" del team. Sarà questa persona a creare il team dal proprio account CoVet e a invitare gli altri membri ad aderirvi.
Il proprietario del team è di solito il responsabile della clinica, il veterinario referente o il titolare della struttura, poiché uno dei principali vantaggi è la gestione centralizzata dei dati di pagamento. La scelta è comunque libera, dato che qualsiasi account può creare un team. Tieni presente, però, che questa persona dovrà gestire informazioni di pagamento sensibili.
Un'altra decisione importante riguarda le esigenze operative del proprietario del team: ha bisogno di gestire i propri casi in CoVet (ad esempio perché è un veterinario) oppure vuole limitarsi ad amministrare il team senza utilizzare CoVet per la propria attività clinica (ad esempio perché è un responsabile di clinica)?
Se il proprietario del team ha bisogno di gestire i propri casi in CoVet, ovvero è un veterinario, deve disporre di un account in prova gratuita oppure di un account a pagamento Unlimited o Essentials.
Se il proprietario del team non ha necessità di gestire i propri casi in CoVet (ad esempio, perché è il responsabile della clinica), deve convertire il proprio account in un account di supporto gratuito prima di avviare la procedura di creazione del team.
La conversione a un account di supporto gratuito è semplice: in effetti, il tuo account potrebbe già essere un account di supporto gratuito se hai completato il processo di onboarding.
Chi includere nel team
Per la grande maggioranza delle strutture, consigliamo di creare un unico team e di aggiungere tutto il personale della clinica. Questo garantisce la massima flessibilità.
Se lavori in una clinica di grandi dimensioni, in un centro di referenza o in un istituto universitario, potresti valutare la creazione di più team, uno per ogni reparto.
Se hai bisogno di più team ma desideri comunque una fatturazione centralizzata, contatta il nostro team scrivendo a [email protected].
Come funziona la fatturazione a livello di team
Cicli di fatturazione mensili e annuali
Tutti i membri del team vengono allineati automaticamente allo stesso ciclo di fatturazione, mensile o annuale, con un'unica data di fatturazione comune.
A ogni data di fatturazione, viene emesso un addebito unico con la relativa fattura, che copre il pagamento per tutti i membri del team di cui gestisci la fatturazione.
Aggiungere un membro del team a ciclo di fatturazione già avviato.
Se un utente si unisce al team nel corso di un ciclo di fatturazione, verrà addebitato in proporzione al periodo restante. Per questo motivo, verrà emessa una fattura separata per tale utente relativa al periodo proporzionale.
Al termine di questo periodo iniziale proporzionale, il nuovo utente sarà incluso nella fatturazione ordinaria del team a partire dalla successiva data di fatturazione.
Come aggiungere un membro al team
Prima di aggiungere i membri, è necessario aver già creato il team. Se non lo hai ancora fatto, consulta l'articolo seguente prima di proseguire: Creare un team per la tua struttura o reparto
Una volta creato il team, segui i passaggi qui sotto per aggiungere i membri:
Passaggio 1 - Vai alla pagina del team appena creato
Puoi trovare la pagina del team nella barra laterale sinistra Teams. Assicurati di visualizzare la scheda "My Teams" sul lato destro della pagina, che potrebbe differire leggermente dalla scheda "Joined Teams" sul lato sinistro.
Una volta lì, clicca sul nome del team per accedere alla relativa pagina.
Passaggio 2 - Clicca il pulsante per aggiungere un nuovo utente
Dalla pagina del team, clicca il pulsante "+ Nuovo utente" in alto a sinistra.
Passaggio 3 - Scegli chi aggiungere e il tipo di account da assegnare
Dopo aver cliccato "+ Nuovo utente", comparirà una finestra come questa:
In questa schermata dovrai effettuare alcune scelte importanti. Le esamineremo qui di seguito, una alla volta.
Nota: Le persone che inviti dovranno avere un account CoVet creato con lo stesso indirizzo e-mail che hai utilizzato qui.
L'invito apparirà nella loro sezione Team e, una volta accettato, il tipo di account verrà aggiornato automaticamente.
Puoi condividere con loro la guida Accettare un invito nel Team in modo che sappiano esattamente cosa fare.
Invita le persone che desideri con uno dei tre metodi disponibili
Hai tre opzioni:
Seleziona Invita da un altro team (se la persona appartiene già a un altro team che gestisci).
Invita tramite e-mail: puoi scegliere le opzioni di abbonamento per il loro account. Consulta i dettagli qui sotto.
Crea un link di invito da condividere su un'altra piattaforma: i membri che si uniscono tramite il tuo link pagheranno il proprio abbonamento. Se preferisci coprire tu i costi, potrai modificare le impostazioni di pagamento in seguito dalla pagina del team.
Invita tramite e-mail
Il modo più semplice per invitare le persone è tramite il loro indirizzo e-mail. Per impostazione predefinita, questa opzione è visibile nella parte superiore della schermata.
Se stai invitando un utente alla volta, digita semplicemente il suo indirizzo e-mail nel campo in alto e passa al passaggio successivo.
Se questo utente ha già un account CoVet, assicurati di utilizzare l'indirizzo e-mail associato al suo account.
Per aggiungere più utenti contemporaneamente, clicca il pulsante di aggiunta per visualizzare un nuovo campo di testo dove inserire un altro indirizzo e-mail. Puoi aggiungere quanti utenti vuoi continuando a cliccare il pulsante "+", inserendo un indirizzo e-mail per campo.
Per ogni nuovo utente da aggiungere, puoi scegliere il tipo di account (Unlimited, Essentials, Supporto).
Scegli come gestire la fatturazione per questo account
Nella sezione Teams di CoVet puoi invitare utenti, gestire abbonamenti o annullarli.
Se stai aggiungendo un utente che ha già un account CoVet:
Se vuoi che entri nel tuo team mantenendo il proprio pagamento indipendente, puoi farlo. Vedrai questa schermata in cui "Paga per questo utente" è disattivato e non è possibile apportare modifiche:
Se vuoi subentrare nella gestione della fatturazione:
Chiedi all'utente di cancellare il proprio account, poi iscrivilo nuovamente tramite il tuo team.
Se vuoi invitare l'utente nel team e pagare il suo account:
Se è in periodo di prova, puoi gestire il suo abbonamento cliccando "Paga per questo utente". Potrai scegliere tra "Paga ora" e "Paga dopo il periodo di prova gratuito":
Se non è in periodo di prova, sarà disponibile solo l'opzione per pagare subito.
Se non vuoi più pagare un abbonamento attivo:
Puoi selezionare "Cancella l'abbonamento di questo utente". Se l'utente è in periodo di prova gratuita, manterrà l'accesso a tutte le funzioni di CoVet fino alla scadenza della prova. Se ha un abbonamento a pagamento, perderà l'accesso alle funzioni di CoVet immediatamente:
