Deling af en konto på CoVet

Klinikker har travlt, og det kan virke praktisk at dele et login for at spare tid. CoVet-teamet fraråder dog denne arbejdsgang. Her er, hvad du skal vide for at beskytte dine data, dine patienter og dit team.

Kan to personer bruge den samme CoVet-konto?

Vi anbefaler stærkt, at hver person bruger sin egen konto. Når to personer logger ind på samme tid – især i den samme case – kan oplysninger gå tabt eller blive overskrevet, herunder hele optagelser for en patient. Det påvirker behandlingsnotater, anamnese og eventuelle ændringer foretaget parallelt.

Best practice: Én redigerer per case ad gangen. Koordinér med kolleger, inden du foretager ændringer.

Hvorfor fraråder CoVet delte logins?

Dataintegritet: Samtidige handlinger kan overskrive notater eller slette redigeringer uden tydelig advarsel.

Juridiske og regulatoriske krav: Journaler skal kunne knyttes til den person, der har oprettet eller godkendt dem. Et nøjagtigt revisionsspor beskytter din autorisation og din klinik.

Tab af personalisering: CoVet optimerer efter den enkelte brugers præferencer. Delte konti kan ikke gemme personlige indstillinger, der fremskynder redigering og godkendelser.

Uklart ansvar: Med et delt login bliver det uklart, hvem der har optaget anamnesen, indsamlet vitale parametre eller udført TPR. Hvis der bruges en lydoptagelse, kan den eneste måde at bekræfte identiteten på være at lytte optagelsen igennem.

Kan vi lade et rum eller en station være logget ind for nemheds skyld?

Nogle klinikker lader en computer i undersøgelsesrummet eller behandlingsområdet være logget ind for hurtig adgang. Det kan fungere i forbindelse med rum-arbejdsgange, men der er vigtige begrænsninger.

Hvis du vælger at bruge et delt rum- eller stations-login:

Identificér dig selv i hvert notat og hver diktering. Eksempel: "Anamnese optaget af dyrlæge Schmidt. Vitale parametre indsamlet af autoriseret veterinærsygeplejerske Lopez. TPR udført kl. 09:12."
Sig dit navn i starten af enhver optagelse, og angiv din rolle.
Foretag godkendelser og endelige signeringer via din personlige CoVet-konto, så journalen er knyttet til dig og ikke til rummet.
Undgå, at to personer redigerer den samme case samtidig. Aftal en overdragelse, før du begynder at skrive.

Kendt begrænsning: Systemet registrerer ikke automatisk navnet på den person, der optager anamnesen på en rumkonto. Identiteten skal angives i notatet eller i lydoptagelsen.

Hvad sker der, hvis to brugere åbner den samme case på samme tid?

Redigeringer kan kollidere. Én persons ændringer kan overskrive en andens, afsnit kan fremstå ufuldstændige, eller en optagelse kan gå helt tabt.

Sådan reducerer du risikoen:

Tjek, at ingen andre redigerer, inden du begynder.
Gem og afslut, når du er færdig, så din kollega kan fortsætte.
Hvis du har mistanke om en konflikt, så afstem med dit team, inden du foretager yderligere redigeringer.

Hvordan påvirker deling compliance og revisionsspor?

Ethvert klinisk notat bør kunne henføres til en bestemt person. Det understøtter juridiske krav, intern kvalitetssikring og klart ansvar. Notater, der oprettes eller godkendes under et delt login, svækker dette revisionsspor.

Hvad er CoVets politik for delt adgang?

For at sikre, at journaler overholder gældende krav, og at servicekvaliteten forbliver høj, overvåger CoVet for delt adgang. Hvis vi opdager vedvarende delt brug, kan vi blive nødt til at begrænse kontoen. Målet er at beskytte dine data og sikre, at hvert teammedlems arbejde tilskrives korrekt.

Anbefalet arbejdsgang

Brug en personlig CoVet-konto til dokumentation, godkendelser og endelige signeringer.
Hvis en station forbliver logget ind, skal du tydeligt angive, hvem der handler på casen i notatet eller dikteringen.
Én redigerer ad gangen på enhver case – og kommunikér overdragelser.
Træn teamet i, hvordan de identificerer sig selv i notater og optagelser.
Opret individuelle konti til alle, der dokumenterer, godkender eller redigerer journaler.