Mit CoVets E-Mail-Assistent können Sie Informationen in Ihre CoVet Fälle senden, ohne die App zu öffnen.
Leiten Sie eine E-Mail oder Datei an [email protected] weiter und fügen Sie eine kurze Anweisung hinzu. CoVet fügt den Inhalt dem richtigen Fall hinzu oder erstellt einen neuen und schreibt Ihnen per E-Mail, falls noch etwas geklärt werden muss.
Was ist CoVets E-Mail-Assistent?
Der E-Mail-Assistent verbindet Ihren Posteingang mit CoVet – so können Sie den Zyklus „herunterladen, einloggen, hochladen" überspringen.
Das ist insbesondere nützlich für externe Dokumente wie Laborbefunde, Überweisungsschreiben und Anhänge von Kund:innen.
Wenn Sie beispielsweise ein PDF mit der Vorgeschichte eines Patienten per Mail erhalten haben, können Sie es an CoVet weiterleiten – mit einer Anweisung wie „Bitte dieses Dokument zusammenfassen und zum Fall von Mia hinzufügen."
CoVet verarbeitet die Datei und folgt Ihrer Anweisung, damit Sie sich weiterhin auf die Versorgung Ihrer Patienten konzentrieren können.
Wer kann es nutzen?
Der E-Mail-Assistent ist für das gesamte Team gedacht. Jede Person mit einem CoVet-Konto in Ihrer Praxis oder Organisation kann bei der Aufnahme und dem Einpflegen von Unterlagen unterstützen.
Nützlich ist das insbesondere für:
Empfangsteam
Tiermedizinische Fachangestellte (TFAs)
Praxismanager:innen
Mitglieder des Support-Teams, die Überweisungen koordinieren
So funktioniert’s
Um den CoVet E-Mail-Assistenten zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie Ihr Profil, rufen Sie den Assistenten auf und schalten Sie ihn ein.
Senden Sie E-Mails von der Adresse, die mit Ihrem CoVet-Konto verknüpft ist.
Wenn die Absenderadresse nicht mit einem CoVet-Konto verknüpft ist, kann CoVet die Aktion nicht dem richtigen Workspace zuordnen.
Sobald der E-Mail-Assistent aktiviert ist:
Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach.
Leiten Sie eine E-Mail weiter oder hängen Sie eine Datei an und senden Sie diese an [email protected].
Fügen Sie eine einfache Anweisung hinzu. Sie können diese in den Betreff oder in den Text schreiben.
Senden Sie die E-Mail ab.
CoVet liest Ihre Anweisung, verarbeitet den Inhalt und wird entweder:
Einen neuen Fall anlegen oder
Den Inhalt zu einem bestehenden Fall hinzufügen
Hinweis: Jede E-Mail kann sich nur auf einen Fall beziehen.
Sie können in einer E-Mail keine Aktionen für mehrere Fälle anfordern.
Sie können mehrere Inhalte mitschicken (z. B. mehrere Anhänge oder Anweisungen), aber diese müssen sich alle auf denselben Fall beziehen.
Wenn Sie Aktionen für mehr als einen Fall ausführen müssen, senden Sie bitte separate E-Mails für jeden Fall.
Beispiele für Anweisungen
Sie können Ihre Anweisungen so formulieren, als würden Sie mit einer Kollegin oder einem Kollegen sprechen.
Fälle anlegen oder aktualisieren
„Dieses PDF zum Fall von Fluffy vom 12. Januar hinzufügen."
„Neuen Fall für Mia anlegen und dieses Überweisungsschreiben anhängen."
„Diese Laborbefunde zum Fall von Max von gestern hinzufügen."
Zusammenfassungen und Dokumentation
„Fasse dieses Dokument zusammen und füge die Zusammenfassung anschließend zum Fall von Mia hinzu."
„Verwende die Vorlage Entlassungsbericht für diese E-Mail und füge sie anschließend zum Fall von Luna hinzu." (Falls nötig, fragt CoVet nach, welche genaue Vorlage Sie möchten.)
Allgemeine Aufnahme
„Diese Bilder zur Patientenakte von Bella hinzufügen."
„Diese Audioaufnahme zum Fall von Charlie von heute hinzufügen."
Was passiert als Nächstes?
Sobald CoVet deine E-Mail erhält:
Beginnt CoVet automatisch mit der Verarbeitung
Die Aktivität erscheint auf der Seite des E-Mail-Assistenten in der App – inklusive Status und Ergebnis. Protokolle aller E-Mail-Aktivitäten finden Sie außerdem direkt im Aktivitätslog des Falls.
Wenn alles eindeutig ist, wird der Fall bzw. das Dokument erstellt oder aktualisiert
Wenn CoVet weitere Informationen benötigt (z. B. mehrere Patienten mit demselben Namen), meldet CoVet sich per E-Mail zur Klärung
So bleibt der Prozess transparent und leicht nachzuvollziehen.
Unterstützte Inhalte
Der E-Mail-Assistent unterstützt:
E-Mail-Inhalt (Text)
PDFs
Bilder (JPG, PNG)
Audioaufnahmen
Tipps für den Erfolg
Seien Sie so konkret wie möglich. Wenn Sie den Namen des Patienten, das Datum oder die/den behandelnde:n Tierärzt:in nennen, hilft das dabei, den richtigen Fall zu finden.
Prüfen Sie Ihre Absenderadresse. Achten Sie darauf, dass Sie von der E-Mail-Adresse senden, die mit Ihrem CoVet-Konto verknüpft ist.
Halten Sie es einfach. Ihre Anweisungen können so kurz sein, wie Sie möchten.
Der E-Mail-Assistent soll Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und Ihre Patientenakten organisiert halten – damit Sie sich auf die Versorgung konzentrieren können.
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