L’Assistant e-mail de CoVet vous permet d’envoyer des informations vers des dossiers CoVet sans ouvrir l’application.
Transférez un e-mail ou un fichier à [email protected] avec une instruction courte. CoVet l’ajoutera au bon dossier ou en créera un nouveau, et vous enverra un e-mail si des précisions sont nécessaires.
Qu’est-ce que l’Assistant e-mail de CoVet ?
L’Assistant e-mail relie votre boîte de réception à CoVet, afin d’éviter le cycle « télécharger, se connecter, téléverser ».
Il est particulièrement utile pour les documents externes comme les résultats d’analyses, les courriers de rémission et les pièces jointes envoyées par les clients.
Par exemple, si un client vous envoie par e-mail un PDF contenant l’historique d’un animal, vous pouvez le transférer à CoVet avec une instruction telle que « Résume ce document et ajoute-le au dossier de Mia. »
CoVet traite le fichier et suit votre instruction, pour que vous puissiez rester concentré(e) sur les soins aux patients.
Qui peut l’utiliser ?
L’Assistant e-mail est destiné à toute l’équipe. Toute personne disposant d’un compte CoVet et faisant partie de votre clinique ou organisation peut gérer les documents entrants.
C’est particulièrement utile pour :
Le personnel d’accueil
Les auxiliaires vétérinaires
Les responsables de clinique
Le personnel en charge des référés
Comment ça fonctionne
Pour utiliser l’Assistant e-mail, commencez par :
Aller dans les Paramètres et activer « Activer l’Assistant e-mail CoVet ».
Envoyer vos e-mails depuis une adresse liée à votre compte CoVet.
Si l’adresse e-mail de l’expéditeur n’est pas liée à un compte CoVet, CoVet ne pourra pas appliquer l’action dans le bon espace de travail.
Une fois l’Assistant e-mail activé :
Ouvrez votre boîte mail.
Transférez un e-mail ou joignez un fichier à [email protected].
Ajoutez une instruction simple en langage naturel, dans l’objet ou dans le corps du message.
Envoyez l’e-mail.
CoVet lira votre instruction, traitera le contenu et :
Créera un nouveau dossier, ou
Ajoutera le contenu à un dossier existant
Important : Chaque e-mail ne peut concerner qu’un seul dossier.
Vous ne pouvez pas demander des actions sur plusieurs dossiers dans un seul e-mail.
Vous pouvez inclure plusieurs éléments (par exemple, plusieurs pièces jointes ou instructions), mais ils doivent tous concerner le même dossier.
Si vous devez agir sur plusieurs dossiers, envoyez des e-mails séparés pour chaque dossier.
Exemples d’instructions
Vous pouvez rédiger vos instructions comme si vous parliez à un collègue.
Créer ou mettre à jour des dossiers
« Ajoute ce PDF au dossier de Fluffy du 12 janvier. »
« Crée un nouveau dossier pour Mia et joins cette lettre de rémission. »
« Ajoute ces résultats d’analyses au dossier de Max d’hier. »
Résumés et documentation
« Résume ce document et ajoute le résumé au dossier de Mia. »
« Utilise le modèle de compte-rendu de sortie pour cet e-mail et ajoute-le au dossier de Luna. » (Si nécessaire, CoVet pourra vous demander quel modèle utiliser.)
Gestion générale des documents entrants
« Ajoute ces images au dossier de Bella. »
« Joins cet enregistrement audio au dossier de Charlie d’aujourd’hui. »
Il n’y a aucun code ou format particulier à apprendre. Écrivez simplement de manière naturelle.
Que se passe-t-il ensuite ?
Une fois que CoVet reçoit votre e-mail :
CoVet commence le traitement automatiquement
L’activité apparaît sur la page Assistant e-mail dans l’application, avec le statut et le résultat. Les journaux de toutes les activités liées aux e-mails sont également disponibles dans le journal d’activité du dossier.
Si tout est clair, le dossier ou le document est créé ou mis à jour
Si CoVet a besoin d’informations supplémentaires (par exemple, plusieurs patients portant le même nom), il répondra à votre e-mail pour уточer
Cela garantit un processus transparent et facile à suivre.
Contenus pris en charge
L’Assistant e-mail prend en charge :
Le contenu des e-mails (texte)
Les PDF
Les images (JPG, PNG)
Les enregistrements audio
Conseils pour une utilisation optimale
Soyez précis. Mentionner le nom du patient, la date ou le vétérinaire nous aide à trouver le bon dossier.
Vérifiez votre adresse d’envoi. Assurez-vous d’envoyer l’e-mail depuis l’adresse liée à votre compte CoVet.
Restez simple. Vos instructions peuvent être aussi courtes que vous le souhaitez.
L’Assistant e-mail est là pour alléger votre quotidien, en gardant vos dossiers organisés afin que vous puissiez rester concentré(e) sur les soins.
Partager un retour ou signaler un problème
Si vous constatez un problème ou souhaitez partager un retour, utilisez le bouton Feedback sur la page du dossier.
Indiquer ce sur quoi vous avez cliqué et ce que vous attendiez aide l’équipe à répondre plus rapidement.