Som klinikksjef eller annen leder kan du samle alles CoVet-kontoer i et team. Dette har mange fordeler, blant annet sentralisert fakturering.
I denne artikkelen
Fordeler med å opprette et team for klinikken eller avdelingen din
Å opprette et team i CoVet gir flere fordeler, ettersom det effektivt kobler sammen de individuelle kontoene til alle på klinikken eller avdelingen din.
Ved å opprette et team kan du:
Samarbeide om caser
Utnytte gratis supportkontoer for teammedlemmer som dyrepleiere, klinikkassistenter og kundebehandlere.
Dele innhold som maler og tekstutdrag enkelt med hele teamet.
Sentralisere faktureringen for hele teamet til én enkelt konto og betalingsmetode.
Oversikt over beste praksis for teamoppsett
Vi går gjennom denne prosessen steg for steg nedenfor, men først er det verdt å tenke gjennom hvordan du vil organisere teamet ditt. Det er egentlig to ting å vurdere – hvem som skal eie/opprette teamet, og hvem som skal være med på teamet.
Bestemme hvem som skal eie/opprette teamet
Før du starter teambyggingsprosessen, må du bestemme hvem som skal være team-«eier». Denne personen oppretter teamet fra sin CoVet-konto og inviterer deretter andre teammedlemmer til å bli med.
Teameieren er vanligvis en klinikksjef, en ledende veterinær eller en praksiseier, ettersom én av de største fordelene er å administrere betalingsinformasjon for alle kontoer. Valget er til syvende og sist opp til deg, siden alle kontoer kan opprette et team, men vær oppmerksom på at denne personen må håndtere sensitiv betalingsinformasjon.
Det neste du må avgjøre er om teameieren selv trenger å kjøre egne caser i CoVet (f.eks. fordi vedkommende er veterinær) eller om de bare ønsker å eie og administrere teamet uten å kjøre egne caser (f.eks. en klinikksjef).
Hvis teameieren trenger å kjøre egne caser i CoVet (dvs. vedkommende er veterinær), bør de ha en konto som enten er på gratis prøveperiode, eller er et betalt Unlimited- eller Essentials-abonnement.
Hvis teameieren ikke trenger å kjøre egne caser i CoVet (dvs. vedkommende er klinikksjef), bør de konvertere kontoen sin til en gratis supportkonto før de starter teambyggingsprosessen.
Å konvertere til en gratis supportkonto er enkelt – faktisk kan kontoen din allerede være en gratis supportkonto hvis du fullførte onboarding-prosessen vår.
Bestemme hvem som skal være med på teamet
For de aller fleste praksiser anbefaler vi å opprette ett enkelt team og legge til alle på klinikken i dette teamet. Dette gir maksimal fleksibilitet.
Hvis du jobber på en veldig stor klinikk, et henvisningssenter eller en akademisk institusjon, kan det være lurt å vurdere å opprette flere team, ett for hver avdeling.
Hvis du bestemmer deg for at du trenger flere team, men fortsatt ønsker sentralisert fakturering, kan du kontakte teamet vårt ved å sende e-post til [email protected].
Hvordan fakturering og faktureringssykluser fungerer på teamnivå
Månedlige og årlige faktureringssykluser
Alle teammedlemmer blir automatisk tilpasset samme faktureringssyklus, enten månedlig eller årlig, slik at det blir én felles faktureringsdato.
På hver faktureringsdato vil det bli utstedt én enkelt belastning og faktura til kontoen din, som dekker betalingen for alle teammedlemmer du administrerer faktureringen for.
Legge til et teammedlem midt i en faktureringssyklus
Hvis en bruker blir med midt i en faktureringssyklus, vil vedkommende bli fakturert forholdsmessig for den gjenværende perioden av den syklusen. Det vil derfor bli utstedt en separat belastning og faktura for denne brukeren i den forholdsmessige perioden.
Etter denne første forholdsmessige perioden vil den nye brukeren bli inkludert i den ordinære teamfaktureringen på neste faktureringsdato.
Slik legger du til et teammedlem
Før du legger til teammedlemmer, må du først opprette teamet ditt! Hvis du ikke allerede har gjort det, vennligst les følgende artikkel før du går tilbake til denne prosessen: Opprette et team for praksisen eller avdelingen din
Når teamet er opprettet, følger du bare stegene nedenfor for å legge til medlemmer i teamet ditt:
Steg 1 – Gå til teamsiden for teamet du nettopp opprettet
Du finner teamsiden under Min konto > Team. Sørg for at du ser på fanen «Mine team» på høyre side av siden, som kan se litt annerledes ut enn fanen «Team jeg er med i» på venstre side av siden. Når du er der, klikk på navnet på teamet for å gå inn på siden for det teamet.
Steg 2 – Klikk på knappen for å legge til et nytt medlem
Når du er på teamsiden, klikk på knappen «+ Nytt medlem» nær øverst til venstre.
Steg 3 – Fullfør valgene for hvem du vil legge til og hvilken kontotype brukerne skal ha
Etter at du har klikket på «+ Nytt medlem», vil du se et popup-vindu som ser slik ut:
Du må gjøre flere viktige valg på denne skjermen, og vi går gjennom dem ett for ett her.
Inviter personen(e) du ønsker ved hjelp av én av to metoder
Den enkleste måten å invitere folk på er via e-postadressen deres, og som standard vil dette valget være synlig nær toppen av skjermen.
Hvis du inviterer én bruker om gangen, skriver du bare inn e-postadressen deres i feltet øverst på skjermen og går videre til neste steg.
Hvis denne brukeren allerede har en CoVet-konto, sørg for å bruke e-postadressen som er knyttet til kontoen deres.
Hvis du ønsker å legge til flere brukere samtidig, klikk på legg til-knappen for å vise et nytt tekstfelt der du kan skrive inn en ny e-postadresse. Du kan legge til så mange brukere du vil ved å fortsette å klikke på «+»-knappen, med én e-postadresse per felt.
Når du bruker funksjonen ovenfor, må alle brukere ha samme kontotype (f.eks. Unlimited, Essentials, Support).
For å legge til flere brukere med ulike kontotyper må du gjøre dette i grupper – legg først til alle brukere med én kontotype, deretter neste gruppe med en annen kontotype.
Bestem hvordan faktureringen for denne kontoen skal håndteres
I Team-området i CoVet har du mulighet til å invitere brukere, betale for abonnementer eller avslutte abonnementer.
Hvis du legger til en bruker som allerede har en CoVet-konto:
Hvis du ønsker at de skal bli med i teamet ditt, men fortsette å betale selv, kan du gjøre det og vil se denne skjermen der «Betal for denne brukeren» er nedtonet og du ikke kan gjøre endringer:
Hvis du ønsker å overta faktureringen fra dem:
Be dem om å avslutte kontoen sin, og abonner dem deretter på nytt via teamet ditt.
Hvis du ønsker å invitere dem til teamet og betale for kontoen deres:
Hvis de er på en gratis prøveperiode, kan du administrere abonnementet deres ved å klikke på «Betal for denne brukeren». Du kan velge mellom «Betal nå» eller «Betal etter gratis prøveperiode»:
Hvis de ikke er på en gratis prøveperiode, vil du bare ha muligheten til å betale nå.
Hvis du ikke lenger ønsker å betale for et aktivt abonnement:
Du kan velge «Avslutt denne brukerens abonnement». Hvis de er på en gratis prøveperiode, beholder de tilgang til alle CoVet-funksjoner til prøveperioden utløper. Hvis de har et betalt abonnement, mister de tilgangen til CoVet-funksjoner umiddelbart:
