Som klinikksjef eller annen leder kan du samle alle CoVet-kontoene i klinikken din i ett team. Dette gir flere fordeler, blant annet felles fakturering.
Fordeler med å opprette et team for klinikken eller avdelingen din
Når du oppretter et team i CoVet, kobles de individuelle kontoene til alle i klinikken eller avdelingen din sammen på ett sted.
Med et team kan du:
Samarbeide om konsultasjoner
Gi dyrepleiere, sykepleiere, assistenter og resepsjonister tilgang til gratis Brukerstøtte-kontoer.
Del innhold som maler og tekstsnutter enkelt med hele teamet.
Samle faktureringen for hele teamet på én konto og én betalingsmetode.
Anbefalinger for oppsett av team
Vi går gjennom hele prosessen steg for steg nedenfor, men det er verdt å tenke litt gjennom organiseringen først. Det er to ting du bør ta stilling til: hvem som skal eie og opprette teamet, og hvem som skal være med i det.
Hvem bør eie og opprette teamet?
Før du setter i gang, må du bestemme hvem som skal være teamets «eier». Denne personen oppretter teamet fra sin CoVet-konto og inviterer deretter de øvrige teammedlemmene.
Teamets eier er som regel klinikksjef, ansvarlig veterinær eller praksiseier, siden en av de viktigste fordelene er å administrere betalingsinformasjon for alle kontoene. Valget er opp til deg, ettersom enhver konto kan opprette et team, men husk at denne personen vil håndtere sensitiv betalingsinformasjon.
Neste steg er å avgjøre om teamets eier selv skal ha egne konsultasjoner i CoVet (for eksempel som veterinær), eller om vedkommende kun skal administrere teamet uten å bruke CoVet til egne konsultasjoner (for eksempel som klinikksjef).
Hvis teamets eier skal ha egne konsultasjoner i CoVet, altså er veterinær, bør kontoen enten være i en gratis prøveperiode eller være et betalt Unlimited- eller Essentials-abonnement.
Hvis teamets eier ikke trenger å håndtere egne konsultasjoner i CoVet (for eksempel fordi de er klinikkleder), bør de konvertere kontoen sin til en gratis brukerstøttekonto før de starter prosessen med å sette opp teamet.
Det er enkelt å konvertere til en gratis brukerstøttekonto. Faktisk kan det hende at kontoen din allerede er en gratis brukerstøttekonto hvis du fullførte oppstartsprosessen vår.
Hvem bør være med i teamet?
For de aller fleste klinikker anbefaler vi å opprette ett enkelt team og legge til alle på klinikken. Dette gir størst mulig fleksibilitet.
Jobber du ved en svært stor klinikk, et henvisningssenter eller en akademisk institusjon, kan det være aktuelt å opprette flere team, ett for hver avdeling.
Hvis du ønsker flere team, men likevel ønsker samlet fakturering, kan du kontakte oss på [email protected].
Fakturering og faktureringssykluser på teamnivå
Månedlig og årlig fakturering
Alle teammedlemmer følger automatisk samme faktureringssyklus, enten månedlig eller årlig, slik at faktureringsdatoen er felles for hele teamet.
På hver faktureringsdato utstedes ett samlet gebyr og én faktura for kontoen din, som dekker betalingen for alle teammedlemmer du administrerer faktureringen for.
Legge til et teammedlem midt i en faktureringssyklus
Hvis en bruker starter midt i en faktureringssyklus, faktureres de forholdsmessig for den gjenværende perioden av syklusen. Det utstedes derfor et separat gebyr og en egen faktura for denne brukeren i den forholdsmessige perioden.
Etter denne innledende perioden inkluderes den nye brukeren i den ordinære teamfaktureringen fra neste faktureringsdato.
Slik legger du til et teammedlem
Før du legger til teammedlemmer, må du først opprette teamet ditt. Hvis du ikke har gjort det ennå, anbefaler vi at du leser denne artikkelen før du fortsetter: Opprette et team for klinikken eller avdelingen din
Når teamet er opprettet, følger du trinnene nedenfor for å legge til medlemmer:
Trinn 1 - Gå til teamsiden for teamet du nettopp opprettet
Du finner teamsiden i den venstre sidemenyen under Teams. Pass på at du ser på fanen "My Teams" på høyre side av siden, som kan se litt annerledes ut enn fanen "Joined Teams" på venstre side.
Når du er der, klikker du på teamnavnet for å gå inn på siden for det aktuelle teamet.
Steg 2 - Klikk på knappen for å legge til et nytt medlem
Når du er på teamsiden, klikker du på knappen "+ Nytt medlem" øverst til venstre.
Steg 3 - Velg hvem du vil legge til og hvilken kontotype de skal ha
Etter at du har klikkt på "+ Nytt medlem", vises et dialogvindu som ser slik ut:
Du må ta flere valg i dette skjermbildet. Vi går gjennom dem ett for ett nedenfor.
Merk: Personene du inviterer må ha en CoVet-konto opprettet med samme mailadresse som du bruker her.
Invitasjonen vises i Teams-seksjonen deres, og når de godtar den, oppdateres kontotypen automatisk.
Du kan dele Accepting a Team Invite med dem, slik at de vet nøyaktig hva de skal gjøre.
Inviter én eller flere personer ved hjelp av en av tre metoder
Det finnes tre alternativer:
Velg Inviter fra annet team (hvis personen allerede tilhører et annet team du administrerer).
Inviter via mail: du kan velge abonnementstype for den nye brukeren. Se nedenfor for mer informasjon.
Opprett invitasjonslenke for å dele en lenke via en annen plattform. Medlemmer som bruker invitasjonslenken betaler for sitt eget abonnement. Ønsker du å dekke kostnadene deres, kan du endre betalingsinnstillingene senere fra teamsiden.
Inviter via mail
Den enkleste måten å invitere personer på er via mailadressen deres, og som standard vil dette valget vises øverst på skjermen.
Hvis du inviterer én bruker om gangen, skriver du ganske enkelt inn mailadressen deres i feltet øverst på skjermen og går videre til neste steg.
Hvis denne brukeren allerede har en CoVet-konto, må du bruke mailadressen som er knyttet til kontoen deres.
Hvis du vil legge til flere brukere samtidig, klikker du på legg til-knappen for å vise et nytt tekstfelt der du kan skrive inn en ny mailadresse. Du kan legge til så mange brukere du ønsker ved å fortsette å klikke på "+"-knappen og skrive inn én mailadresse per felt.
Du velger kontotype (Unlimited, Essentials, Brukerstøtte) for hver ny bruker du legger til.
Velg hvem som skal betale for kontoen
Under Teams i CoVet kan du invitere brukere, betale for abonnementer eller avslutte abonnementer.
Hvis du legger til en bruker som allerede har en CoVet-konto:
Hvis du ønsker at de skal bli med i teamet ditt, men fortsette å betale selv, kan du gjøre det. Du vil da se dette skjermbildet der "Pay for this user" er nedtonet og ikke kan endres:
Hvis du vil overta betalingen for dem:
Be dem avslutte kontoen sin, og meld dem deretter på igjen via teamet ditt.
Hvis du vil invitere dem til teamet og betale for kontoen deres:
Hvis de er i en gratis prøveperiode, kan du administrere abonnementet deres ved å klikke på "Pay for this user". Du kan da velge "Betal nå" eller "Betal etter gratis prøveperiode":
Hvis de ikke er i en gratis prøveperiode, vil du kun ha muligheten til å betale nå.
Hvis du ikke lenger ønsker å betale for et aktivt abonnement:
Du kan velge «Avslutt denne brukerens abonnement». Er brukeren i en gratis prøveperiode, beholder de tilgang til alle CoVet-funksjoner frem til prøveperioden utløper. Er brukeren på et betalt abonnement, mister de tilgangen til CoVet-funksjonene umiddelbart:
