Som klinikchefen eller annan ledare kan du samla alla medarbetares CoVet-konton i ett team. Det ger flera fördelar, bland annat centraliserad fakturering.
Fördelar med att skapa ett team för din klinik eller avdelning
Att skapa ett team i CoVet kopplar ihop de individuella kontona för alla på din klinik eller avdelning, vilket ger flera konkreta fördelar.
Med ett team kan du:
Samarbeta kring konsultationer
Ge teammedlemmar som legitimerade djursjukskötare, sjuksköterskor, assistenter och receptionister tillgång till kostnadsfria Support-konton.
Dela innehåll som mallar och snippets enkelt med hela teamet.
Samla fakturering för hela teamet på ett enda konto och en betalningsmetod.
Rekommendationer för att sätta upp ett team
Nedan går vi igenom processen steg för steg, men det är värt att först fundera på hur du vill organisera ditt team. Det finns två saker att ta ställning till: vem ska äga och skapa teamet, och vilka ska ingå i det.
Vem ska äga och skapa teamet?
Innan du sätter igång behöver du utse en person som blir teamets "ägare". Den personen skapar teamet från sitt CoVet-konto och bjuder sedan in övriga teammedlemmar.
Teamägaren är vanligtvis en klinikkef, en ansvarig veterinär eller en verksamhetsägare, eftersom en av de viktigaste fördelarna är att hantera betalningsuppgifter för alla konton. Valet är i slutändan ditt, eftersom vilket konto som helst kan skapa ett team. Tänk dock på att den här personen kommer att hantera känslig betalningsinformation.
Nästa sak att ta ställning till är om teamägaren själv behöver hantera konsultationer i CoVet, till exempel om personen är veterinär, eller om hen bara ska äga och administrera teamet utan att använda CoVet kliniskt, till exempel som klinikkef.
Om teamägaren behöver hantera egna konsultationer i CoVet, det vill säga är veterinär, bör kontot antingen vara under en gratis provperiod eller vara ett betalt Unlimited- eller Essentials-konto.
Om teamägaren inte behöver hantera egna konsultationer i CoVet (till exempel om de är klinikchef) bör de konvertera sitt konto till ett kostnadsfritt supportkonto innan de börjar bygga sitt team.
Att konvertera till ett kostnadsfritt supportkonto är enkelt. Ditt konto kan faktiskt redan vara ett kostnadsfritt supportkonto om du genomförde vår introduktionsprocess.
Vem ska ingå i teamet?
För de allra flesta kliniker rekommenderar vi att skapa ett enda team och lägga till all personal i det. Det ger störst flexibilitet.
Arbetar du på en mycket stor klinik, ett remisscentrum eller en akademisk institution kan det vara lämpligt att skapa flera team, ett för varje avdelning.
Om du behöver flera team men vill ha centraliserad fakturering är du välkommen att kontakta oss på [email protected].
Fakturering och faktureringscykler på teamnivå
Månads- och årsfakturering
Alla teammedlemmar samlas automatiskt under samma faktureringscykel, oavsett om det är månadsvis eller årsvis. Det innebär ett gemensamt faktureringsdatum för hela teamet.
På varje faktureringsdatum skickas en samlad debitering och faktura till ditt konto, som täcker betalningen för samtliga teammedlemmar vars fakturering du ansvarar för.
Lägga till en teammedlem mitt i en faktureringscykel.
Om en användare går med mitt i en faktureringscykel debiteras de proportionellt för den återstående perioden. Det innebär att en separat debitering och faktura skickas för den användaren under den proportionella perioden.
Efter den inledande proportionella perioden inkluderas den nya användaren i teamets ordinarie fakturering från och med nästa faktureringsdatum.
Lägga till en teammedlem
Innan du lägger till teammedlemmar behöver du först skapa ditt team. Om du inte redan har gjort det, läs följande artikel innan du fortsätter: Skapa ett team för din klinik eller avdelning
När ditt team är skapat följer du stegen nedan för att lägga till medlemmar:
Steg 1 - Gå till teamsidan för det team du just skapade
Du hittar teamsidan i den vänstra sidopanelen under Teams. Se till att du är inne på fliken "My Teams" till höger på sidan, som kan skilja sig något från fliken "Joined Teams" till vänster.
Klicka på teamets namn för att öppna dess sida.
Steg 2 - Klicka på knappen för att lägga till en ny användare
Klicka på knappen "+ Ny användare" uppe till vänster på teamsidan.
Steg 3 - Välj vem du vill lägga till och vilken kontotyp användaren ska ha
När du klickat på "+ Ny användare" visas ett popup-fönster som ser ut så här:
Du behöver göra flera val på den här skärmen. Vi går igenom dem ett i taget nedan.
Obs! De personer du bjuder in behöver ett CoVet-konto skapat med samma e-postadress som du använde här.
Inbjudan visas sedan i deras Teams-avsnitt, och när de accepterar den uppdateras kontotypen automatiskt.
Du kan dela Accepting a Team Invite med dem så att de vet exakt vad de ska göra.
Bjud in en eller flera personer med någon av tre metoder
Det finns tre alternativ:
Välj Bjud in från ett annat team (om personen redan tillhör ett annat team som du hanterar).
Bjud in via e-post: du kan välja prenumerationsalternativ för kontot. Se nedan för mer information.
Skapa en inbjudningslänk för att dela via en annan plattform: medlemmar som går med via din länk betalar sin egen prenumeration. Om du i stället vill stå för deras kostnader kan du ändra betalningsinställningarna senare från teamsidan.
Bjud in via e-post
Det enklaste sättet att bjuda in personer är via deras e-postadress, och som standard visas det här alternativet längst upp på skärmen.
Om du bjuder in en användare i taget skriver du helt enkelt in deras e-postadress i fältet längst upp på skärmen och går vidare till nästa steg.
Om den här användaren redan har ett CoVet-konto ska du se till att använda den e-postadress som är kopplad till kontot.
Om du vill lägga till flera användare samtidigt klickar du på knappen för att lägga till, så visas ytterligare ett textfält där du kan ange en ny e-postadress. Du kan lägga till så många användare du vill genom att fortsätta klicka på "+"-knappen, en e-postadress per fält.
Du väljer kontotyp (Unlimited, Essentials, Support) för varje ny användare du lägger till.
Bestäm hur faktureringen för det här kontot ska hanteras
I Teams-området i CoVet kan du bjuda in användare, hantera prenumerationer och avsluta prenumerationer.
Om du lägger till en användare som redan har ett CoVet-konto:
Om du vill att de ska gå med i ditt team men fortsätta betala själva kan du göra det. Du ser då den här skärmen där "Pay for this user" är nedtonad och inte går att ändra:
Om du vill ta över faktureringen från dem:
Be dem avsluta sitt konto och lägg sedan till dem igen via ditt team.
Om du vill bjuda in dem till teamet och betala för deras konto:
Om de är i en provperiod kan du hantera deras prenumeration genom att klicka på "Pay for this user". Du kan då välja mellan "Betala nu" eller "Betala efter kostnadsfri provperiod":
Om de inte är i en provperiod finns bara alternativet att betala nu.
Om du inte längre vill betala för en aktiv prenumeration:
Du kan välja "Avsluta användarens prenumeration". Om användaren har en gratis provperiod behåller de tillgång till alla CoVet-funktioner tills provperioden löper ut. Om användaren har en betald prenumeration förlorar de tillgång till CoVet-funktionerna omedelbart:
