Som klinikchef eller annan ledare kan du samla allas CoVet-konton i ett team. Det ger många fördelar, bland annat centraliserad fakturering.
I den här artikeln
Fördelar med att skapa ett team för din klinik eller avdelning
Att skapa ett team i CoVet erbjuder flera fördelar, eftersom det effektivt kopplar samman de individuella kontona för alla på din klinik eller avdelning.
Att skapa ett team gör det möjligt att:
Samarbeta kring ärenden
Dra full nytta av kostnadsfria supportkonton för teammedlemmar som legitimerade djursjukskötare, djurvårdare och kundtjänstmedarbetare.
Dela innehåll som mallar och snabbtexter enkelt med hela teamet.
Centralisera faktureringen för hela teamet till ett enda konto och en betalningsmetod.
Översikt över bästa praxis för teamkonfiguration
Vi går igenom hur du slutför processen steg för steg nedan, men först är det värt att fundera på hur du vill organisera ditt team. Det finns egentligen två saker att överväga – vem som ska äga/skapa teamet och vilka som ska vara med i teamet.
Bestäm vem som ska äga/skapa ditt team
Innan du påbörjar processen att bygga teamet behöver du bestämma vem som ska vara teamets "ägare". Denna person skapar teamet från sitt CoVet-konto och bjuder sedan in andra teammedlemmar att gå med.
Teamägaren är vanligtvis en klinikchef, en ledande veterinär eller en klinikägare, eftersom en av de största fördelarna är att administrera betalningsuppgifter för alla konton. Valet är ytterst ditt, eftersom vilket konto som helst kan skapa ett team, men tänk på att denna person kommer att behöva hantera känslig betalningsinformation.
Nästa sak du behöver bestämma är om teamägaren själv behöver hantera egna ärenden i CoVet (t.ex. om personen är veterinär) eller om personen vill äga och administrera teamet utan att behöva hantera egna ärenden (t.ex. en klinikchef).
Om teamägaren behöver hantera egna ärenden i CoVet (dvs. är veterinär) bör personen ha ett konto som antingen är på en kostnadsfri provperiod eller ett betalt Unlimited- eller Essentials-konto.
Om teamägaren inte behöver hantera egna ärenden i CoVet (dvs. är klinikchef) bör personen konvertera sitt konto till ett kostnadsfritt supportkonto innan teambyggandet påbörjas.
Att konvertera till ett kostnadsfritt supportkonto är enkelt – faktum är att ditt konto kanske redan är ett kostnadsfritt supportkonto om du slutförde vår introduktionsprocess.
Bestäm vilka som ska vara med i teamet
För de allra flesta kliniker rekommenderar vi att skapa ett enda team och lägga till alla på kliniken i det teamet. Det ger maximal flexibilitet.
Om du arbetar på en mycket stor klinik, ett remisscentrum eller en akademisk institution kan det vara värt att överväga att skapa flera team, ett för varje avdelning.
Om du bestämmer dig för att du behöver flera team men ändå vill ha centraliserad fakturering, kontakta vårt team via e-post på [email protected].
Hur fakturering och faktureringscykler fungerar på teamnivå
Månads- och årsvis faktureringscykel
Alla teammedlemmar anpassas automatiskt till samma faktureringscykel, oavsett om det är månadsvis eller årsvis, vilket säkerställer ett enhetligt faktureringsdatum.
På varje faktureringsdatum utfärdas en enda debitering och faktura till ditt konto, som täcker betalningen för alla teammedlemmar vars fakturering du hanterar.
Lägga till en teammedlem mitt i en faktureringscykel
Om en användare går med mitt i en faktureringscykel debiteras de proportionellt för den återstående perioden av den cykeln. Som ett resultat utfärdas en separat debitering och faktura för denna användare under den proportionellt beräknade cykeln.
Efter denna initiala proportionella period inkluderas den nya användaren i den ordinarie teamfaktureringen vid nästa faktureringsdatum.
Hur man lägger till en teammedlem
Innan du lägger till teammedlemmar behöver du först skapa ditt team! Om du inte redan har gjort det, läs följande artikel innan du återvänder till denna process: Skapa ett team för din klinik eller avdelning
När ditt team har skapats följer du bara stegen nedan för att lägga till medlemmar i ditt team:
Steg #1 – Navigera till teamsidan för det team du just skapade
Du hittar teamsidan under Mitt konto > Team. Se till att du tittar på fliken "Mina team" på höger sida av sidan, som kan skilja sig något från fliken "Team jag är med i" på vänster sida av sidan. Väl där klickar du på teamets namn för att komma till sidan för det teamet.
Steg #2 – Klicka på knappen för att lägga till en ny användare
Väl på teamsidan klickar du på knappen "+ Ny användare" uppe till vänster.
Steg #3 – Gör dina val för vem som ska läggas till och vilken kontotyp användarna ska ha
Efter att du klickat på "+ Ny användare" visas en popup som ser ut så här:
Du behöver göra flera viktiga val på den här skärmen, och vi går igenom dem ett i taget här.
Bjud in den eller de personer du vill lägga till med en av två metoder
Det enklaste sättet att bjuda in personer är via deras e-postadress, och som standard visas detta val nära toppen av skärmen.
Om du bjuder in en användare åt gången skriver du helt enkelt in deras e-postadress i fältet högst upp på skärmen och går vidare till nästa steg.
Om denna användare redan har ett CoVet-konto, se till att använda den e-postadress som är kopplad till deras konto.
Om du vill lägga till flera användare samtidigt klickar du på lägg till-knappen för att visa ytterligare ett textfält där du kan ange en till e-postadress. Du kan lägga till hur många användare som helst genom att fortsätta klicka på "+"-knappen och ange en e-postadress per fält.
När du använder ovanstående funktion måste alla användare ha samma kontotyp (t.ex. Unlimited, Essentials, Support).
För att lägga till flera användare med olika kontotyper behöver du göra det i grupper – först lägger du till alla användare med en kontotyp, sedan nästa grupp med en annan kontotyp.
Bestäm hur faktureringen för detta konto ska hanteras
Inom Team-området i CoVet kan du bjuda in användare, betala för prenumerationer eller avsluta prenumerationer.
Om du lägger till en användare som redan har ett CoVet-konto:
Om du vill att de ska gå med i ditt team men fortsätta betala själva kan du göra det, och du ser då denna skärm där "Betala för denna användare" är gråmarkerad och du inte kan göra ändringar:
Om du vill ta över faktureringen från dem:
Be dem avsluta sitt konto och prenumerera sedan på nytt åt dem via ditt team.
Om du vill bjuda in dem till teamet och betala för deras konto:
Om de är på en kostnadsfri provperiod kan du hantera deras prenumeration genom att klicka på "Betala för denna användare". Du kan välja att "Betala nu" eller "Betala efter kostnadsfri provperiod":
Om de inte är på en kostnadsfri provperiod har du bara alternativet att betala nu.
Om du inte längre vill betala för en aktiv prenumeration:
Du kan välja "Avsluta användarens prenumeration". Om de är på en kostnadsfri provperiod behåller de tillgång till alla CoVet-funktioner tills provperioden avslutas. Om de har en betald prenumeration förlorar de tillgång till CoVet-funktionerna omedelbart:
