Med CoVets funktion til at foretage opkald direkte i appen kan du nemt og bekvemt optage og opsummere en telefonsamtale. Denne artikel gennemgår også nogle alternative metoder.
Vigtigt: Funktionen til telefonopkald har en grænse på én time pr. telefonsamtale og i alt fire timer pr. dag. Hold dig disse begrænsninger for øje, når du bruger funktionen.
I denne artikel
Sådan bruger du funktionen til at foretage opkald direkte i appen til at ringe til en kunde fra CoVet
Med funktionen til at foretage opkald direkte i appen i CoVet kan du ringe til kunder direkte fra platformen. Det giver dig flere fordele sammenlignet med traditionelle metoder:
Sikker, professionel kommunikation – Opkald foretages over en sikker linje, og du kan vise din kliniks telefonnummer som opkalds-id, så dit private nummer forbliver privat.
Automatisk optagelse af opkald – Begge sider af samtalen bliver optaget, så ingen vigtige detaljer går tabt.
Øjeblikkelig integration med journalen – Når opkaldet er slut, bliver optagelsen automatisk vedhæftet den relevante case i CoVet, så den er let at finde igen.
Verificer dit kliniknummer til nummervisning
For at vise klinikkens telefonnummer som nummervisning, når du ringer til kunder, skal du først verificere nummeret.
Det er forholdsvis enkelt at sætte op, hvis jeres telefonlinje stilles direkte igennem til en person. Tag bare røret, når det ringer, og indtast den valideringskode, CoVet viser i appen.
Hvis klinikken har et telefontræ eller en automatisk omstilling, skal du følge disse trin for at verificere nummeret:
1. Lav et testopkald for at finde den rigtige rækkefølge
Ring til jeres eget telefonnummer, og find ud af, hvilken rækkefølge af taster man skal trykke for at navigere gennem telefontræet, så opkaldet til sidst stilles igennem til en rigtig person. Vær opmærksom på, hvor lange pauserne er undervejs, og noter det gerne ned (det hjælper i næste trin).
2. Opsæt verificeringsopkaldet i CoVet
Indtast hovednummeret i det primære tekstfelt, når du bliver bedt om at verificere et nummer.
Brug derefter tekstfeltet "Ext" (lokalnummer) til at indtaste de kommandoer, det automatiske opkald skal bruge for at navigere gennem telefontræet, så det til sidst stilles igennem til en rigtig person, det er målet med dette verificeringstrin.
Lad os se på to eksempler på telefontræer. Bemærk, at det ene specialtegn, du muligvis får brug for, er "w", hvert "w" skaber en pause på 0,5 sekund, og du kan bruge lige så mange, du vil.
Eksempel 1:
Hvis du vil have, at en opkalder stilles direkte igennem til din skrivebordstelefon, skal vedkommende taste dit lokalnummer, for eksempel 535, så snart det automatiske telefontræ svarer.
Indtast i så fald 535 i feltet Ext. Disse tal tastes automatisk, så snart opkaldet besvares, hvilket får din skrivebordstelefon til at ringe.
Eksempel 2:
Hvis opkalderen først skal trykke "1" for dansk, vente tre sekunder og derefter trykke "0" for reception:
Indtast 1wwwwww0 i feltet Ext.
1simulerer tryk på "1" for dansk.De seks
w-tegn skaber en pause på tre sekunder, før der tastes0.
Hvis det ikke virker, kan du i stedet prøve ww1wwwwww0. Ved at tilføje to w-tegn i starten indsættes der en ekstra pause, hvilket gør det mere sandsynligt, at systemet registrerer det indledende "1" korrekt.
3. Afslut opkaldet, og indtast din valideringskode
Når du har indtastet dit nummer (og eventuelt lokalnummerstrengen), skal du angive en label til dette telefonnummer. I de fleste tilfælde vil det være "Klinikkens hovednummer" eller noget lignende. Klik på "Gem", og et opkald bliver sat i gang.
Der vil samtidig blive vist en verificeringskode på din skærm i CoVet. Når det automatiske opkald, der lige er blevet startet, ringer igennem og bliver besvaret af en person, skal vedkommende taste den verificeringskode på telefonen. Herefter skal de høre en automatisk besked, der bekræfter, at verificeringen er gennemført.
Nu hvor du har et verificeret nummer til nummervisning, kan du bruge funktionen Foretag opkald direkte i appen, som beskrevet i videoen nedenfor!
Hvis en anden i teamet allerede har verificeret klinikkens telefonnummer
Så behøver du ikke verificere nummeret igen. Spring skærmbilledet til verificering af telefonnummer over, og vælg det allerede verificerede nummer under Nummervisning, når du foretager et opkald.
Nummeret vises ikke på siden med opkaldsindstillinger, men det vil stadig være muligt at bruge det som din nummervisning.
Bemærk: Du og din kollega skal tilhøre det samme team i CoVet. Hvis I vil bruge et verificeret nummer på tværs af flere teams, kan I kontakte [email protected] for hjælp.
Sådan bruger du opkald via mobiltelefon
Hvis du planlægger at foretage opkald fra din mobiltelefon, skal du også tilføje dit telefonnummer i feltet "Nummer, hvor du kan kontaktes (vises ikke for kunden)" under Indstillinger for telefonopkald. Det er det nummer, CoVet bruger til at stille dig igennem til opkaldet. Det vises aldrig til kunden.
Se videoen ovenfor for at få hele arbejdsgangen fra start til slut, herunder:
Bekræftelse af opkalderens nummer
Oprettelse af forbindelse og optagelse af opkaldet
Generering af et dokument ud fra det optagede opkald
Ændring af telefonindstillinger
Bliv på et opkald, mens du bevæger dig rundt i CoVet
Et opkald i appen forsvinder ikke længere, når du forlader opkaldsskærmen. Hvis du navigerer til en anden case, åbner Indstillinger eller går til en anden del af CoVet under et opkald, fortsætter opkaldet og minimeres til en lille widget, der altid er synlig, så du hele tiden ved, at opkaldet stadig er i gang.
Den minimerede widget viser opkaldstimeren, status på opkaldet og nogle hurtige funktioner:
Funktion | Hvad den gør |
Mute | Slår din mikrofon til og fra. |
Maksimér | Åbner den fulde opkaldsskærm igen på den case, opkaldet hører til. |
Afslut opkald | Afslutter opkaldet og lukker widgeten. |
Højttaler (mobil, Wi-Fi-opkald) | Sender lyden fra opkaldet til telefonens højttaler. Tryk igen for at vende tilbage til øret. |
På computer ligger widgeten i nederste højre hjørne af skærmen. På mobil vises den som et ark, der glider op fra bunden. Widgeten følger med dig, uanset hvilken side du bevæger dig til, og den lukker automatisk et par sekunder efter, opkaldet er afsluttet.
Hvis et Wi-Fi-opkald kortvarigt mister forbindelsen, viser widgeten status "Genopretter forbindelse" og vender tilbage til normal visning, så snart opkaldet er tilbage.
Telefonopkald i fokustilstand
Telefonopkald fungerer på samme måde i fokustilstand. Hvis du starter et opkald i fokustilstand og derefter navigerer væk fra det, eller skifter til almindelig tilstand, bliver opkaldet ikke afbrudt. Det minimeres automatisk, og du kan maksimere det igen for at vende tilbage til det fulde opkaldsvindue på den rette case. Opkald, der startes i almindelig tilstand, opfører sig på samme måde, når du går ind i fokustilstand.
Sådan opsummerer du en telefonsamtale (eller personlig kommunikation) uden funktionen til at foretage opkald direkte i appen
Hvis du ikke kan, eller ikke ønsker at bruge funktionen til at foretage opkald direkte i appen, er der stadig flere måder at optage telefonsamtaler og anden kommunikation med kunder på. Fremgangsmåden er grundlæggende den samme, som du bruger til en almindelig konsultation, men du skal bruge en bestemt skabelon og et par tricks undervejs.
Tilpas introbeskeden med din egen stemme
Med CoVet kan du optage en personlig talebesked, som afspilles, når du ringer til kunder, i stedet for den automatiske standardbesked, kunderne ellers hører, når opkaldet bliver stillet igennem.
Det kan gøre opkaldet mere personligt og trygt for kunderne, samtidig med at de stadig bliver tydeligt informeret om, at opkaldet optages.
Sådan opsætter du din egen talebesked som introduktion:
Gå til Call Settings.
Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne for at åbne Phone Calling Settings.
Sørg for, at Use voice intro message er slået til.
Vælg Use my own recording.
Klik på Start optagelse, og indtal din personlige introbesked.
Din optagelse må højst vare 30 sekunder.
Du kan også uploade en lydfil i stedet. Understøttede filtyper er MP3 og WAV, med en maksimal længde på 30 sekunder.
Klik på Gem ændringer, når du er færdig.
Du kan sætte optagelsen på pause eller stoppe den undervejs, mens du laver den. Hvis du på et senere tidspunkt vil udskifte beskeden, skal du gå tilbage til Phone Calling Settings og optage eller uploade en ny version.
Tip: Hold din besked kort, tydelig og professionel.
For eksempel: "Hej, det er dyrlæge Smith, der ringer gennem CoVet. Opkaldet kan blive optaget, så jeg præcist kan opsummere vores samtale og få detaljerne med i din kæledyrs journal."
Brug for hjælp?
Hvis du har spørgsmål om opkaldsfunktionen, er du velkommen til at kontakte os på [email protected].