Ganz einfach! Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um eine Patientenakte zu erstellen, sei es eine SOAP-Akte oder eine E-Mail an Ihren Kunden.
Erstellen Sie Ihr CoVet-Konto
Falls noch nicht geschehen, rufen Sie diese Seite auf, um Ihr Konto zu erstellen und eine kostenlose Testphase zu starten. Beim ersten Anmelden werden Sie durch einige Personalisierungsschritte geführt und gelangen anschließend zur Übersicht der aktuellen Fälle.
Zeichnen Sie Ihr Beratungsgespräch auf
1. Klicken Sie auf der Übersicht der heutigen Fälle auf die Schaltfläche + Neuer Fall, um zu beginnen. Sobald der Fall angelegt ist, klicken Sie darauf, um zur fallspezifischen Seite zu gelangen.
2. Klicken Sie auf der Fallseite auf die Schaltfläche Neue Aufnahme. CoVet beginnt sofort mit der Audioaufnahme.
3. Ein Aufnahmefenster öffnet sich, das die bisherige Aufnahmedauer anzeigt sowie die Audiowellenform in Echtzeit darstellt.
Tipp: Wenn Sie während der Aufnahme in einem anderen Tab oder einer anderen Anwendung arbeiten möchten, wählen Sie das Pop-out-Player-Symbol neben dem Recorder.
Ein kleines Aufnahmefenster bleibt sichtbar, damit Sie die Aufnahme pausieren, fortsetzen und die Aufnahmedauer im Blick behalten können.
Sie können den schwebenden Player deaktivieren:
Öffnen Sie die Aufnahme-Einstellungen.
Deaktivieren Sie Schwebenden Player bei Tab-Wechsel automatisch öffnen.
Speichern Sie die Änderungen. Sie gelten für alle Fälle.
Wichtiger Hinweis: Holen Sie bei der Aufnahme eines Gesprächs mit einem Kunden immer dessen Einwilligung ein.
Über dieses Aufnahmedialogfenster haben Sie außerdem Zugriff auf einige wichtige Einstellungen:
Sie können ein Bild hinzufügen (praktisch bei der Aufnahme auf einem Mobilgerät, wenn Sie schnell ein Foto machen möchten)
Sie können Ihre Audioeinstellungen anpassen, z. B. das Eingabegerät (Mikrofon) und die Sprache der Aufnahme.
Sie können auch die Patienten für diesen Fall verwalten, was bei einer Konsultation mit mehreren Patienten wichtig ist. Mehr dazu erfahren Sie hier.
4. Nehmen Sie Ihr Audio auf und tippen Sie anschließend auf Aufnahme pausieren, wenn Sie fertig sind.
CoVet ist darauf ausgelegt, natürliche Gespräche in der Praxis aufzuzeichnen. Es funktioniert gut bei einer normalen Konsultation, bei der Sie und der Kunde im Gespräch hin- und herwechseln. Keine Sorge! CoVet erkennt, was medizinisch relevant ist, und lässt unwichtige Inhalte weg.
Sie können auch direkt zu CoVet sprechen, um eine Untersuchung, neue Befunde oder andere Informationen zusammenzufassen.
Sie können die Aufnahme für einen Fall mehrmals pausieren und fortsetzen. Jedes Mal, wenn Sie die Aufnahme pausieren, erscheint ein neuer Aufnahmeeintrag in Ihrem Fall-Inhaltsfeed unterhalb des Aufnahmedialogs.
Standardmäßig fließen alle Aufnahmen eines Falls in das Dokument ein, das Sie im nächsten Schritt generieren.
Bei einem geteilten Fall zählen dazu auch Aufnahmen anderer Teammitglieder. Wenn Sie lieber nur aus Ihren eigenen Aufnahmen generieren möchten, können Sie das als Standard in den App-Einstellungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten in diesem Artikel unter Nur aus eigenen Aufnahmen generieren.
Es gibt auch Situationen, in denen nur bestimmte Aufnahmen in ein einzelnes Dokument einfließen sollen (z. B. wenn Sie eine Telefonanruf-Aufnahme zusammenfassen, die in einem Fall mit mehreren früheren Aufnahmen enthalten ist). Hier klicken, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie gezielt nur ausgewählte Aufnahmen zum Generieren verwenden können.
Aufnahme vom Sperrbildschirm aus steuern
CoVet kann Ihre aktive Aufnahme auf dem Sperrbildschirm Ihres Smartphones anzeigen, damit Sie Ihre Konsultation-Aufnahme kontrollieren und steuern können, ohne das Gerät zu entsperren oder die App neu zu öffnen.
So richten Sie es ein:
Starten Sie eine Aufnahme in CoVet.
Sperren Sie Ihr Smartphone.
Erlauben Sie CoVet, auch bei gesperrtem Smartphone angezeigt zu werden. Stellen Sie auf Android-Geräten sicher, dass Benachrichtigungen für CoVet aktiviert sind.
Nutzen Sie die Aufnahmesteuerung auf dem Sperrbildschirm, um Ihre Aufnahme zu pausieren.
Auf dem iPhone erscheint die Aufnahme direkt auf dem Sperrbildschirm. Auf unterstützten Modellen wird der Aufnahmestatus zusätzlich in der Dynamic Island angezeigt.
Hinweis: Apple erlaubt es Apps nicht, eine Aufnahme direkt vom Sperrbildschirm aus zu starten. Eine laufende Aufnahme lässt sich vom Sperrbildschirm aus pausieren, zum Fortsetzen oder Starten muss die App jedoch geöffnet werden.
Auf Android zeigt CoVet eine Benachrichtigung auf dem Sperrbildschirm mit der Fallbezeichnung und der bisherigen Aufnahmedauer an. Tippen Sie auf "Pause", um die Aufnahme zu unterbrechen, oder erweitern Sie die Benachrichtigung, um sowohl Pause- als auch Stopp-Steuerung anzuzeigen.
Ein Dokument aus Ihrer Aufnahme generieren
Im nächsten Schritt generieren Sie mithilfe einer Vorlage ein Dokument aus Ihren Audioaufnahmen.
Vorlagen sind ein zentraler Bestandteil von CoVet. Sie funktionieren wie eine Anleitung, die CoVet mitteilt, welche Art von Dokument erstellt werden soll.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu generieren. Am häufigsten werden Sie die Generieren aus...-Schaltflächen unten rechts auf Ihrem Bildschirm verwenden.
Von links nach rechts sind das folgende Schaltflächen:
Generieren aus Bibliothek - Mit dieser Schaltfläche durchsuchen Sie Ihre Vorlagenbibliothek und wählen die Vorlage aus, die Sie für diesen Fall verwenden möchten.
Generieren aus Favoriten - Diese Schaltfläche generiert gleichzeitig alle Vorlagen, die Sie als Favoriten markiert haben. Das verkürzt Ihren Arbeitsablauf, wenn Sie für jeden Fall mehrere Dokumente erstellen. So lassen sich beispielsweise eine Patientenakte und E-Mails an den Kunden mit einem einzigen Klick generieren.
Aus Standard generieren - Mit diesem Button wird sofort ein Dokument auf Basis Ihrer Standard-Vorlage erstellt. Da Sie nur eine einzige Standard-Vorlage festlegen können, empfiehlt sich diese Funktion, wenn Sie für die meisten Fälle dieselbe Vorlage verwenden.
Damit diese Schaltflächen funktionieren, müssen Sie zunächst Ihre Favoriten- und/oder Standard-Vorlagen einrichten. Beim ersten Klick auf die jeweilige Schaltfläche werden Sie automatisch dazu aufgefordert. Wie Sie Ihre Vorlagen organisieren, erfahren Sie hier.
Sie können diese Schnelltaste so konfigurieren, dass entweder Ihre Standard-Vorlage oder Ihre Favoriten-Vorlagen generiert werden. Diese Option finden Sie auf der Seite App-Einstellungen.
Nur eigene Aufnahmen verwenden
Bei einem geteilten Fall können mehrere Teammitglieder Aufnahmen hinzufügen, und beim Generieren werden alle berücksichtigt. Wenn nur Ihre eigenen Aufnahmen einfließen sollen, aktivieren Sie in den App-Einstellungen unter „Aufnahme-Einstellungen" die Option Beim Generieren standardmäßig nur meine Aufnahmen verwenden, direkt unterhalb von Enable Stop & Generate.
Ist diese Einstellung aktiv, werden beim Generieren ausschließlich Ihre eigenen Aufnahmen verwendet. Aufnahmen anderer Teammitglieder bleiben unberücksichtigt.
Wichtig zu wissen | Wie es funktioniert |
Ausgangszustand | Die Einstellung ist für alle deaktiviert, d. h. es ändert sich nichts, bis du sie selbst aktivierst. |
Geltungsbereich | Nur Aufnahmen. PDFs, Bilder und Texteingaben sind von dieser Einstellung nie betroffen. |
Deine Geräte | Die Einstellung ist an dein Konto gebunden und gilt auf allen Geräten, auf denen du CoVet verwendest. |
In der Eingabeauswahl | Deine eigenen Aufnahmen sind bereits vorausgewählt. Das ist ein Ausgangspunkt, keine Festlegung: Du kannst vor dem Generieren jede Aufnahme auswählen oder abwählen, und deine manuelle Auswahl hat immer Vorrang. |
Fälle ohne eigene Aufnahmen | In diesem Fall werden die Aufnahmen deiner Kolleginnen und Kollegen als Grundlage verwendet, sodass die Erstellung nie blockiert wird. |
Wenn du die Eingaben lieber für jeden Fall einzeln auswählen möchtest, ohne einen Standard festzulegen, findest du weitere Informationen unter Patientenakten aus spezifischen Eingaben erstellen.
Aus der Bibliothek generieren: Vorlagen auswählen und auf „Generieren" klicken
Die oben beschriebenen Schnellzugriffe überspringen die folgenden Schritte. Nachfolgend wird die Option Aus der Bibliothek generieren im Detail erklärt.
Wähle einfach deine Vorlage(n) über das Kontrollkästchen auf der rechten Seite aus und klicke unten auf der Seite auf Generieren.
Beachten Sie: Unsere Vorlagen sind in 3 Kategorien unterteilt: Patientenakten, Berichte und E-Mails
Nutzen Sie die Tabs oberhalb der Vorlagenliste, um zwischen den Kategorien zu wechseln. Die blauen Zahlen in Klammern zeigen, wie viele passende Vorlagen Ihre Suche in der jeweiligen Kategorie ergibt.
Sie können beim Generieren aus der Bibliothek mehrere Vorlagen gleichzeitig auswählen, um mehrere Dokumente auf einmal zu erstellen!
Generiertes Dokument im Inhaltsverlauf des Falls ansehen
Sobald das Dokument fertig generiert wurde, klicken Sie im Inhaltsverlauf des Falls (unterhalb des Aufnahme-Dialogs) darauf, um den Inhalt zu prüfen. Die Erstellung dauert in der Regel weniger als eine Minute, Sie müssen also nicht lange warten.
Prüfen Sie Ihr Dokument auf Vollständigkeit und Richtigkeit
Nehmen Sie Änderungen direkt in CoVet vor.
Dokument in die Praxisverwaltungssoftware exportieren
Wenn Sie fertig sind, lesen Sie unseren Artikel darüber, wie Sie Patientenakten exportieren, und Sie können direkt loslegen.
CoVet ist jetzt mit mehreren Praxisverwaltungssystemen integriert, damit Sie Dokumente noch einfacher exportieren können. Auf unserer Integrationsseite finden Sie alle verfügbaren Integrationen.