Ganz einfach! Folgen Sie den nachstehenden Schritten, um eine Patientenakte zu erstellen, sei es eine SOAP-Akte oder eine E-Mail an Ihren Kunden.
Erstellen Sie Ihr CoVet-Konto
Falls noch nicht geschehen, rufen Sie diese Seite auf, um Ihr Konto zu erstellen und eine kostenlose Testversion zu starten. Beim ersten Anmelden werden Sie durch einige Personalisierungsschritte geführt und gelangen anschließend zur Übersicht der aktuellen Fälle.
Zeichnen Sie Ihr Beratungsgespräch auf
1. Klicken Sie in der Tagesübersicht auf die Schaltfläche + Neuer Fall, um zu beginnen. Sobald der Fall angelegt ist, klicken Sie darauf, um zur fallspezifischen Seite zu gelangen.
2. Klicken Sie auf der Fallseite auf die Schaltfläche Neue Aufnahme. CoVet beginnt sofort mit der Audioaufnahme.
3. Ein Aufnahmefenster öffnet sich, das die bisherige Aufnahmedauer anzeigt sowie die Audiowellenform in Echtzeit darstellt.
Tipp: Wenn Sie während der Aufnahme in einem anderen Tab oder einer anderen Anwendung arbeiten möchten, wählen Sie das Pop-out-Player-Symbol neben dem Recorder.
Ein kleines Aufnahmefenster bleibt sichtbar, damit Sie die Aufnahme pausieren, fortsetzen und die Aufnahmedauer im Blick behalten können.
Den schwebenden Player können Sie so deaktivieren:
Öffnen Sie die Aufnahme-Einstellungen.
Deaktivieren Sie Schwebenden Player bei Tab-Wechsel automatisch öffnen.
Speichern Sie die Änderungen. Sie gelten für alle Fälle.
Wichtiger Hinweis: Holen Sie bei der Aufnahme eines Gesprächs mit einem Kunden immer dessen Einwilligung ein.
Einige wichtige Einstellungen sind direkt über dieses Aufnahme-Dialogfenster zugänglich:
Sie können ein Bild hinzufügen (praktisch bei der Aufnahme auf einem Mobilgerät, wenn Sie schnell ein Foto machen möchten)
Sie können Ihre Audioeinstellungen anpassen, z. B. das Eingabegerät (Mikrofon) und die Sprache der Aufnahme.
Sie können auch die Patienten für diesen Fall verwalten, was bei einer Consultation mit mehreren Patienten wichtig ist. Mehr dazu erfahren Sie hier.
4. Nehmen Sie Ihr Gespräch auf und tippen Sie anschließend auf Aufnahme pausieren.
CoVet ist darauf ausgelegt, natürliche Gespräche in der Praxis aufzuzeichnen. Es funktioniert gut bei einer normalen Consultation, bei der Sie und der Kunde im Gespräch hin- und herwechseln. Keine Sorge! CoVet erkennt, was medizinisch relevant ist, und lässt Unwichtiges weg.
Sie können auch direkt zu CoVet sprechen, um eine Untersuchung, neue Befunde oder andere Informationen zusammenzufassen.
Sie können die Aufnahme für einen Fall mehrmals pausieren und fortsetzen. Jedes Mal, wenn Sie die Aufnahme pausieren, erscheint ein neuer Aufnahmeeintrag in Ihrem Fall-Inhaltsfeed unterhalb des Aufnahmedialogs.
Standardmäßig fließen alle Aufnahmen eines Falls in das Dokument ein, das Sie im nächsten Schritt generieren.
Es gibt Situationen, in denen nur bestimmte Aufnahmen in ein Dokument einfließen sollen (z. B. wenn Sie einen Telefonanruf zusammenfassen, der in einem Fall mit mehreren früheren Aufnahmen enthalten ist). Hier klicken, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie nur ausgewählte Aufnahmen zum Generieren verwenden.
Aufnahme vom Sperrbildschirm aus steuern
CoVet kann Ihre aktive Aufnahme auf dem Sperrbildschirm Ihres Smartphones anzeigen, damit Sie Ihre Consultation-Aufnahme kontrollieren und steuern können, ohne das Gerät zu entsperren oder die App neu zu öffnen.
So gehen Sie vor:
Starten Sie eine Aufnahme in CoVet.
Sperren Sie Ihr Smartphone.
Erlauben Sie CoVet die Anzeige bei gesperrtem Gerät. Bei Android stellen Sie sicher, dass die Benachrichtigungen für CoVet aktiviert sind.
Nutzen Sie die Aufnahmesteuerung auf dem Sperrbildschirm, um Ihre Aufnahme zu pausieren.
Auf dem iPhone erscheint die Aufnahme direkt auf dem Sperrbildschirm. Bei unterstützten Modellen wird der Aufnahmestatus möglicherweise auch in der Dynamic Island angezeigt.
Hinweis: Apple erlaubt es Apps nicht, eine Aufnahme direkt vom Sperrbildschirm aus zu starten. Eine laufende Aufnahme lässt sich vom Sperrbildschirm aus pausieren, aber zum Fortsetzen oder Starten muss die App geöffnet werden.
Auf Android zeigt CoVet eine Benachrichtigung auf dem Sperrbildschirm mit der Fallbezeichnung und der bisherigen Aufnahmedauer. Tippe auf „Pause", um die Aufnahme zu unterbrechen, oder klappe die Benachrichtigung auf, um sowohl die Pause- als auch die Stopp-Funktion zu sehen.
Ein Dokument aus der Aufnahme generieren
Jetzt kannst du aus deinen Audioaufnahmen mithilfe einer Vorlage ein Dokument generieren.
Vorlagen sind ein zentraler Bestandteil von CoVet. Sie funktionieren wie eine Anleitung, die CoVet mitteilt, welche Art von Dokument erstellt werden soll.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokument zu generieren. Am häufigsten wirst du die Generieren aus...-Schaltflächen unten rechts auf deinem Bildschirm verwenden.
Von links nach rechts sind das folgende Schaltflächen:
Generieren aus Bibliothek - Mit dieser Schaltfläche kannst du deine Vorlagenbibliothek durchsuchen und die gewünschte Vorlage für den aktuellen Fall auswählen.
Generieren aus Favoriten - Diese Schaltfläche generiert gleichzeitig alle Vorlagen, die du als Favoriten markiert hast. Das spart Zeit, wenn du für jeden Fall mehrere Dokumente erstellst. So kannst du zum Beispiel mit einem einzigen Klick eine Patientenakte und eine E-Mail an den Kunden generieren.
Generieren aus Standard - Diese Schaltfläche generiert sofort ein Dokument mit deiner Standardvorlage. Da nur eine einzige Standardvorlage festgelegt werden kann, lohnt sich diese Option besonders, wenn du für die meisten Fälle dieselbe Vorlage verwendest.
Damit diese Schaltflächen korrekt funktionieren, müssen Sie zunächst Ihre Favoriten- und/oder Standard-Vorlagen einrichten. Beim ersten Klick auf eine der Schaltflächen werden Sie dazu aufgefordert. Weitere Informationen zur Organisation Ihrer Vorlagen finden Sie hier.
Sie können diese Schnellzugriff-Schaltfläche so konfigurieren, dass sie entweder Ihre Standard-Vorlage oder Ihre Favoriten-Vorlagen generiert. Diese Option finden Sie auf der Seite App-Einstellungen.
Generieren aus der Bibliothek: Vorlagen auswählen und auf Generieren klicken
Die oben beschriebenen Schnellzugriffe überspringen die folgenden Schritte. Nachfolgend wird die Option Aus der Bibliothek generieren im Detail erklärt.
Wählen Sie einfach die gewünschte(n) Vorlage(n) über das Kontrollkästchen auf der rechten Seite aus und klicken Sie unten auf der Seite auf Generieren.
Bitte beachten Sie: Unsere Vorlagen sind in drei Kategorien unterteilt: Patientenakten, Berichte und E-Mails
Verwenden Sie die Reiter oberhalb der Vorlagenliste, um zwischen den Kategorien zu wechseln. Die blauen Zahlen in eckigen Klammern zeigen, wie viele passende Vorlagen Ihre Suche in der jeweiligen Kategorie ergibt.
Sie können beim Generieren aus der Bibliothek mehrere Vorlagen gleichzeitig auswählen, um mehrere Dokumente auf einmal zu erstellen!
Generierten Fall im Inhaltsverlauf anzeigen
Sobald das Dokument fertig generiert wurde, klicken Sie im Inhaltsverlauf des Falls (unterhalb des Aufnahme-Dialogs) darauf, um den Inhalt zu prüfen. Die Erstellung dauert in der Regel weniger als eine Minute, Sie müssen also nicht lange warten.
Prüfen Sie Ihr Dokument auf Vollständigkeit und Richtigkeit
Nehmen Sie Änderungen direkt in CoVet vor.
Dokument in Ihre Praxissoftware exportieren
Wenn Sie bereit sind, finden Sie in unserem Artikel zum Export von Patientenakten in Ihre Praxissoftware alle nötigen Schritte.
CoVet ist jetzt mit mehreren Praxisverwaltungssystemen integriert, damit Sie Dokumente noch einfacher exportieren können. Alle verfügbaren Integrationen finden Sie auf unserer Integrationsseite.