Usar la función de llamadas integradas en la app de CoVet es la forma más fácil y cómoda de grabar y resumir una llamada telefónica, pero en este artículo también se detallan algunos métodos alternativos.
Nota importante: La función de llamadas telefónicas tiene un límite de una hora por llamada y un total de cuatro horas al día. Ten en cuenta estas restricciones al utilizar esta función.
Usar la función de llamadas integradas en la app para llamar a un cliente directamente desde CoVet
La función de llamadas integradas en la app de CoVet te permite llamar a los clientes directamente desde la plataforma, ofreciendo varias ventajas clave respecto a los métodos tradicionales:
Comunicación segura y profesional – Las llamadas se realizan a través de una línea segura, y puedes mostrar el número de teléfono de tu clínica en el identificador de llamadas, manteniendo tu número personal privado.
Grabación automática de llamadas – Ambos lados de la conversación se graban de forma fluida, asegurando que no se pierda ningún detalle importante.
Integración instantánea con el caso – Una vez finalizada la llamada, la grabación se adjunta automáticamente al caso correspondiente de CoVet para una consulta sencilla.
Verificar el número de teléfono de tu clínica para el identificador de llamadas
Para mostrar el número de teléfono de tu clínica en el identificador de llamadas al llamar a los clientes, primero debes verificar el número.
La configuración es bastante sencilla si tu línea telefónica conecta directamente con una persona. Simplemente descuelga el teléfono cuando suene e introduce el código de validación que CoVet proporciona en la aplicación.
Si tu clínica tiene un menú telefónico o un contestador automático, sigue estos pasos para verificar tu número:
1. Haz una llamada de prueba para determinar la secuencia necesaria
Llama a tu propio número de teléfono y determina la secuencia de botones que una persona necesita pulsar para navegar por el menú telefónico hasta que la llamada conecte con una persona real. Presta mucha atención a los tiempos de las pausas e, idealmente, toma notas de todo esto (te ayudarán en el siguiente paso).
2. Configura la llamada de verificación en CoVet
Introduce el número de la línea principal en el campo de texto principal cuando se te solicite verificar un número.
Luego, utiliza el campo de texto "Ext" (extensión) para programar las instrucciones que la llamada automatizada necesita para navegar por tu menú telefónico y que pueda conectar con una persona real que descuelgue; ese es el objetivo final que buscas con este paso de verificación.
Veamos dos ejemplos de menú telefónico. Ten en cuenta que el único carácter especial que puedes necesitar aquí es una "w": cada "w" crea una pausa de 0,5 segundos, y puedes usar tantas como quieras.
Ejemplo 1:
Si quieres que la llamada conecte directamente con tu teléfono de escritorio, haz que marquen tu extensión — por ejemplo, 535 — en cuanto el menú telefónico automático responda.
En este caso, introduce 535 en el campo Ext. Estos números se marcarán inmediatamente una vez que se descuelgue la llamada, haciendo que suene tu teléfono de escritorio.
Ejemplo 2:
Si la persona que llama necesita primero pulsar "1" para español, esperar tres segundos y luego pulsar "0" para Recepción:
Introduce 1wwwwww0 en el campo Ext.
El
1simula pulsar "1" para español.Los seis caracteres
wcrean una pausa de tres segundos antes de marcar el0.
Si esto no funciona, prueba a introducir ww1wwwwww0 en su lugar. Añadir dos caracteres w al principio inserta una pausa adicional, ayudando a asegurar que el sistema registre correctamente el "1" inicial.
3. Completa la llamada e introduce tu código de validación
Una vez que tengas tu número (y la cadena de extensión, si es necesario) programado, deberás introducir una etiqueta para este número de teléfono. En la mayoría de los casos será "Número principal de la clínica" o algo similar. Haz clic en "Guardar" y se iniciará una llamada.
También se mostrará un código de verificación en tu pantalla dentro de CoVet. Una vez que la llamada automatizada que se acaba de iniciar conecte y sea atendida por una persona, esta deberá introducir ese código de verificación en el teléfono. A continuación, debería escuchar un mensaje automático confirmando que la verificación fue exitosa.
¡Ahora que tienes un número de identificador de llamadas verificado, puedes utilizar la función de llamadas integradas en la app como se muestra en el vídeo de arriba!
Si alguien de tu equipo ya ha verificado el número de teléfono de la clínica
Aún necesitarás introducir el número para usarlo como identificador de llamadas verificado, pero no recibirás una llamada telefónica ni tendrás que introducir un código de verificación. CoVet reconocerá automáticamente que el número fue verificado previamente por tu compañero/a de equipo y estará disponible de inmediato para ti.
Nota: tú y tu compañero/a de equipo debéis estar en el mismo equipo dentro de CoVet para que esto funcione. Si deseas implementar un número de teléfono validado en una clínica más grande con varios equipos, contacta con [email protected] para obtener ayuda.
Mira el vídeo de arriba para ver el flujo de trabajo completo de principio a fin, incluyendo:
Verificar el número del identificador de llamadas
Conectar y grabar la llamada
Generar un documento a partir de la llamada grabada
Cambiar los ajustes del teléfono
Nota importante sobre el consentimiento de grabación:
Cuando la llamada se conecta en el lado del cliente, este escuchará un mensaje automático que le informa de que se le está conectando con un veterinario y que la llamada será grabada.
Las llamadas integradas en la app funcionan para llamadas dentro de tu país, pero no es posible realizar llamadas internacionales.
Resumir una llamada telefónica (o comunicación en persona) sin la función de llamadas integradas en la app
Si no puedes o prefieres no utilizar la función de llamadas integradas en la app, existen otras formas de grabar llamadas telefónicas y otras comunicaciones con clientes. El proceso general es el mismo que usarías para una consulta habitual, pero conviene utilizar una plantilla específica y un par de trucos.
Personalizar el mensaje de introducción con tu voz
CoVet te permite grabar mensajes de voz personalizados al llamar a los clientes, en lugar de utilizar el mensaje automático predeterminado que los clientes escuchan cuando se conecta una llamada.
Esto puede hacer que la llamada resulte más cercana y familiar para los clientes, al tiempo que les informa claramente de que la llamada será grabada.
Para configurar tu mensaje de voz personalizado:
Ve a Ajustes de llamada.
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir los Ajustes de llamadas telefónicas.
Asegúrate de que Usar mensaje de voz de introducción esté activado.
Selecciona Usar mi propia grabación.
Haz clic en Iniciar la grabación y graba tu mensaje de introducción personalizado.
Tu grabación puede durar hasta 30 segundos.
También puedes subir un archivo de audio en su lugar. Los formatos compatibles son MP3 y WAV, con una duración máxima de 30 segundos.
Haz clic en Guardar cuando hayas terminado.
Puedes pausar o detener la grabación mientras la creas. Si quieres reemplazar el mensaje más adelante, vuelve a Ajustes de llamadas telefónicas y graba o sube una nueva versión.
Consejo: Mantén tu mensaje breve, claro y profesional.
Por ejemplo: «Hola, soy el/la veterinario/a [nombre] llamando a través de CoVet. Esta llamada puede ser grabada para que pueda resumir con precisión nuestra conversación e incluir los detalles en el historial médico de su mascota.»