Como responsable de clínica u otro cargo de dirección, puedes reunir las cuentas de CoVet de todo tu equipo en un solo lugar. Esto tiene muchas ventajas, entre ellas la facturación centralizada.
Ventajas de crear un equipo para tu clínica o departamento
Crear un equipo en CoVet conecta las cuentas individuales de todos los miembros de tu clínica o departamento, lo que aporta varias ventajas.
Al crear un equipo puedes:
Colaborar en casos
Aprovechar al máximo las cuentas de Soporte gratuitas para miembros del equipo como técnicos veterinarios, enfermeros, auxiliares y personal de atención al cliente.
Compartir contenidos como Plantillas y fragmentos con todo el equipo fácilmente.
Centralizar la facturación de todo el equipo en una sola cuenta y método de pago.
Buenas prácticas para configurar un equipo
Más adelante explicamos el proceso paso a paso, pero antes conviene pensar en cómo vas a organizar tu equipo. Hay dos aspectos clave: quién va a crear el equipo y ser su responsable, y quién debe formar parte de él.
Decidir quién debe crear y gestionar el equipo
Antes de empezar, debes designar a una persona como "propietaria" del equipo. Esta persona creará el equipo desde su cuenta de CoVet e invitará al resto de miembros a unirse.
El propietario del equipo suele ser el responsable de la clínica, el veterinario principal o el titular de la práctica, ya que una de las principales ventajas es gestionar los datos de pago de todas las cuentas. La decisión es tuya, porque cualquier cuenta puede crear un equipo, pero ten en cuenta que esta persona manejará información de pago confidencial.
También debes valorar si el propietario del equipo necesitará gestionar sus propios casos en CoVet (por ejemplo, si es veterinario) o si solo quiere administrar el equipo sin necesidad de registrar casos propios (por ejemplo, si es responsable de clínica).
Si el propietario necesita gestionar sus propios casos en CoVet (es decir, es veterinario), su cuenta debe estar en período de prueba gratuito o ser una cuenta de pago Unlimited o Essentials.
Si el propietario del equipo no necesita gestionar sus propios casos en CoVet (por ejemplo, si es el gerente de la clínica), debe convertir su cuenta en una cuenta de soporte gratuita antes de comenzar el proceso de configuración del equipo.
Convertir a una cuenta de soporte gratuita es sencillo. De hecho, es posible que tu cuenta ya sea una cuenta de soporte gratuita si completaste nuestro proceso de incorporación.
Decidir quién debe formar parte del equipo
Para la gran mayoría de las clínicas, recomendamos crear un único equipo e incluir en él a todo el personal. Esto ofrece la mayor flexibilidad posible.
Si trabajas en una clínica muy grande, un centro de referencia o una institución académica, puede ser conveniente crear varios equipos, uno por cada departamento.
Si decides que necesitas varios equipos pero prefieres mantener una facturación centralizada, ponte en contacto con nuestro equipo escribiendo a [email protected].
Cómo funciona la facturación a nivel de equipo
Ciclos de facturación mensual y anual
Todos los miembros del equipo quedarán alineados automáticamente al mismo ciclo de facturación, ya sea mensual o anual, con una fecha de cobro unificada.
En cada fecha de facturación, se emitirá un único cargo y una única factura para tu cuenta, que cubrirá el pago de todos los miembros del equipo cuya facturación gestionas.
Incorporar a un miembro del equipo a mitad del ciclo de facturación.
Si un usuario se une en medio de un ciclo de facturación, se le cobrará de forma proporcional por el período restante de ese ciclo. Por este motivo, se emitirá un cargo y una factura independientes para ese usuario durante el período prorrateado.
Una vez finalizado ese período inicial prorrateado, el nuevo usuario quedará incluido en la facturación habitual del equipo a partir de la siguiente fecha de cobro.
Cómo añadir un miembro al equipo
Antes de añadir miembros, primero debes crear tu equipo. Si aún no lo has hecho, consulta el siguiente artículo antes de continuar con este proceso: Crear un equipo para tu clínica o departamento
Una vez creado el equipo, sigue los pasos a continuación para añadir miembros:
Paso 1 - Accede a la página del equipo que acabas de crear
Encontrarás la página de equipos en la barra lateral izquierda Teams. Asegúrate de estar en la pestaña "My Teams" a la Derecha de la página, que puede diferir ligeramente de la pestaña "Joined Teams" a la Izquierda.
Una vez allí, haz clic en el nombre del equipo para acceder a su página.
Paso #2 - Haz clic en el botón para agregar un Nuevo Miembro
Dentro de la página del equipo, haz clic en el botón "+ Nuevo Miembro" cerca de la parte superior izquierda.
Paso #3 - Completa las opciones para elegir a quién agregar y qué tipo de cuenta tendrá
Al hacer clic en "+ Nuevo Miembro", verás una ventana emergente como esta:
En esta pantalla deberás tomar varias decisiones importantes. Las revisamos a continuación, una por una.
Nota: Las personas que invites necesitarán una cuenta de CoVet creada con la misma dirección de correo electrónico que usaste aquí.
La invitación aparecerá en su sección de Equipos, y al aceptarla, su tipo de cuenta se actualizará automáticamente.
Puedes compartir Aceptar una invitación de equipo con ellos para que sepan exactamente qué hacer.
Invita a las personas que quieras usando uno de los tres métodos disponibles
Hay tres opciones:
Selecciona Invitar desde otro equipo (si ya forman parte de otro equipo que gestionas).
Invitar por correo electrónico: puedes elegir las opciones de suscripción para su cuenta. Consulta los detalles más abajo.
Crear un enlace de invitación para compartirlo a través de otra plataforma: los miembros que se unan mediante tu enlace pagarán su propia suscripción. Si prefieres asumir ese coste, puedes cambiar los ajustes de pago más adelante desde la página del equipo.
Invitar por correo electrónico
La forma más sencilla de invitar a alguien es mediante su dirección de correo electrónico. De forma predeterminada, esta opción aparecerá visible cerca de la parte superior de la pantalla.
Si invitas a un usuario a la vez, escribe su dirección de correo electrónico en el campo de la parte superior de la pantalla y continúa con el paso siguiente.
Si este usuario ya tiene una cuenta de CoVet, asegúrate de usar la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta.
Si deseas agregar varios usuarios al mismo tiempo, haz clic en el botón para agregar y verás un nuevo campo donde puedes ingresar otra dirección de correo electrónico. Puedes agregar tantos usuarios como necesites haciendo clic en el botón "+" y completando un correo electrónico por campo.
Para cada nuevo usuario, puedes elegir el tipo de cuenta (Unlimited, Essentials, Soporte).
Decide cómo gestionar la facturación de esta cuenta
Desde el área de Equipos en CoVet, puedes invitar usuarios, gestionar suscripciones o cancelarlas.
Si vas a agregar un usuario que ya tiene una cuenta en CoVet:
Si quieres que se una a tu equipo pero que siga gestionando su propio pago, puedes hacerlo. Verás esta pantalla donde la opción "Pagar por este usuario" aparece desactivada y no podrás modificarla:
Si deseas hacerte cargo de la facturación:
Pídele que cancele su cuenta y luego vuelve a suscribirlo desde tu equipo.
Si deseas invitarlo al equipo y pagar por su cuenta:
Si está en período de prueba gratuita, puedes gestionar su suscripción haciendo clic en "Pagar por este usuario". Tendrás la opción de elegir entre "Pagar ahora" o "Pagar después de la prueba gratuita":
Si no está en período de prueba gratuita, solo tendrás la opción de pagar ahora.
Si ya no deseas pagar por una suscripción activa:
Puedes seleccionar "Cancelar la suscripción de este usuario". Si el usuario está en período de prueba gratuita, mantendrá acceso a todas las funciones de CoVet hasta que finalice dicho período. Si tiene una suscripción de pago, perderá el acceso a las funciones de CoVet de forma inmediata:
