CoVet-sovelluksen puhelut sovelluksessa -ominaisuus on helpoin ja kätevin tapa tallentaa ja tiivistää puhelu, mutta tässä artikkelissa käydään läpi myös muita vaihtoehtoisia tapoja.
Huomioitavaa: Puhelut sovelluksessa -ominaisuudessa on yhden tunnin raja per puhelu ja yhteensä neljä tuntia per päivä. Pidä nämä rajoitukset mielessä, kun käytät tätä ominaisuutta.
Tässä artikkelissa
Puhelut sovelluksessa -ominaisuuden käyttäminen asiakkaan soittamiseen suoraan CoVetista
CoVetin puhelut sovelluksessa -ominaisuuden avulla voit soittaa asiakkaille suoraan sovelluksesta. Tämä tarjoaa useita etuja perinteisiin menetelmiin verrattuna:
Turvallinen ja ammattimainen yhteydenpito – puhelut kulkevat suojatun linjan kautta, ja voit näyttää soittajan tunnistuksessa klinikkasi puhelinnumeron oman numerosi sijaan.
Automaattinen puhelun tallennus – molemmat osapuolet nauhoitetaan, jotta mitään tärkeää ei jää huomaamatta.
Välitön yhdistäminen käyntiin – kun puhelu päättyy, tallenne liitetään automaattisesti oikeaan CoVet-käyntiin myöhempää tarkastelua varten.
Klinikan puhelinnumeron vahvistaminen soittajan tunnistusta varten
Jotta klinikkasi puhelinnumero näkyy soittajan tunnistuksessa asiakkaille soitettaessa, numero täytyy ensin vahvistaa.
Tämän käyttöönotto on melko yksinkertaista, jos puhelinlinjasi soi suoraan tietylle henkilölle. Vastaa vain puheluun sen soidessa ja syötä sovelluksessa näkyvä CoVetin antama vahvistuskoodi.
Jos klinikallasi on puhelinvalikko tai automaattinen vastaaja, vahvista numero näiden vaiheiden avulla:
1. Testaa puhelu ja selvitä tarvittava näppäinsarja
Soita omaan puhelinnumeroosi ja selvitä, mitä näppäimiä täytyy painaa, jotta puhelu etenee valikon läpi ja soi lopulta oikealle henkilölle. Kiinnitä erityistä huomiota taukojen pituuteen, ja tee mieluiten muistiinpanoja (niistä on hyötyä seuraavassa vaiheessa).
2. Määritä vahvistuspuhelu CoVetissa
Kun sovellus pyytää vahvistamaan numeron, syötä klinikan päänumero ensisijaiseen tekstikenttään.
Käytä sen jälkeen ”Ext” (alanumero) -tekstikenttää määrittääksesi, millä näppäilyillä automaattinen puhelu etenee puhelinvalikon läpi niin, että se lopulta soi oikealle henkilölle, joka voi vastata. Tämä on vahvistusvaiheen tavoite.
Käydään läpi kaksi esimerkkiä puhelinvalikoista. Huomaa, että ainoa erikoismerkki, jota saatat tarvita, on kirjain ”w”: jokainen ”w” luo 0,5 sekunnin tauon, ja niitä voi käyttää niin monta kuin tarvitset.
Esimerkki 1:
Jos haluat soittajan yhdistyvän suoraan työpuhelimeesi, hänen tulee näppäillä alanumerosi, esimerkiksi 535, heti kun automaattinen puhelinvalikko vastaa.
Syötä tällöin 535 Ext-kenttään. Nämä numerot näppäillään heti puhelun vastaamisen jälkeen, jolloin työpuhelimesi soi.
Esimerkki 2:
Jos soittajan täytyy ensin painaa ”1” valitakseen suomen kielen, odottaa kolme sekuntia ja painaa sitten ”0” päästäkseen vastaanottoon:
Syötä 1wwwwww0 Ext-kenttään.
1vastaa näppäilyä ”1” kielivalinnassa.Kuusi
w-merkkiä luovat kolmen sekunnin tauon ennen numeron0näppäilyä.
Jos tämä ei toimi, kokeile sen sijaan syöttää ww1wwwwww0. Kahden w-merkin lisääminen alkuun luo ylimääräisen tauon, mikä auttaa varmistamaan, että järjestelmä tunnistaa ensimmäisen ”1”:n oikein.
3. Viimeistele puhelu ja syötä vahvistuskoodisi
Kun olet syöttänyt numeron (ja tarvittaessa alanumerosarjan), sinun täytyy antaa tälle puhelinnumerolle nimike. Useimmiten se on esimerkiksi ”Klinikan päänumero” tai vastaava. Paina ”Tallenna”, jolloin puhelu käynnistyy.
CoVet näyttää samalla näytölläsi vahvistuskoodin. Kun juuri käynnistynyt automaattinen puhelu etenee ja joku vastaa siihen, hänen täytyy näppäillä vahvistuskoodi puhelimeen. Tämän jälkeen hän kuulee automaattisen viestin, joka kertoo vahvistuksen onnistuneen.
Kun puhelinnumerosi on nyt vahvistettu soittajan tunnistusta varten, voit käyttää puheluita sovelluksessa alla olevan videon mukaisesti!
Jos joku tiimistäsi on jo vahvistanut klinikan puhelinnumeron
Sinun ei tarvitse vahvistaa numeroa uudelleen. Ohita puhelinnumeron vahvistusnäkymä ja valitse aiemmin vahvistettu numero soittajan tunnistukseksi puhelua soittaessasi.
Numero ei näy puheluasetusten sivulla, mutta se on silti käytettävissä soittajan tunnistuksena.
Huomio: Sinun ja tiimikaverisi täytyy kuulua samaan tiimiin CoVetissa. Jos haluat käyttää vahvistettua numeroa useammassa tiimissä, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].
Matkapuhelimella soittaminen
Jos aiot soittaa matkapuhelimellasi, sinun täytyy lisätä puhelinnumerosi myös ”Numero, josta sinut tavoittaa (ei näy asiakkaalle)” -kenttään puheluasetuksissa. Tähän numeroon CoVet soittaa yhdistääkseen sinut puheluun. Numero ei näy asiakkaalle.
Katso yllä oleva video, jossa näet koko työnkulun alusta loppuun, mukaan lukien:
Soittajan numeron vahvistaminen
Puhelun yhdistäminen ja tallentaminen
Dokumentin luominen tallennetusta puhelusta
Puhelinasetusten muuttaminen
Puhelussa pysyminen CoVetissa liikkuessasi
Sovelluksen sisäinen puhelu ei enää katoa, kun poistut puhelunäytöltä. Jos siirryt toiseen käyntiin, avaat Asetukset tai liikut muualle CoVetissa puhelun aikana, puhelu jatkuu ja pienenee pieneksi minimoiduksi puheluwidgetiksi, joka pysyy näkyvissä. Näin tiedät aina, että puhelu on yhä käynnissä.
Minimoitu widget näyttää puhelun keston, tilan ja pikatoiminnot:
Toiminto | Mitä se tekee |
Mykistys | Mykistää ja poistaa mikrofonin mykistyksen. |
Suurenna | Avaa puhelunäytön uudelleen sen käynnin yhteydessä, johon puhelu liittyy. |
Lopeta puhelu | Lopettaa puhelun ja sulkee widgetin. |
Kaiutin (mobiili, Wi-Fi-puhelut) | Ohjaa puhelun äänen puhelimen kaiuttimeen. Napauta uudelleen palataksesi korvakuulokkeeseen. |
Tietokoneella widget sijaitsee näytön oikeassa alakulmassa. Mobiilissa se näkyy näytön alareunasta avautuvana palkkina. Widget pysyy mukana, kun siirryt sivujen välillä, ja se sulkeutuu itsestään muutaman sekunnin kuluttua puhelun päättymisestä.
Jos Wi-Fi-puhelun yhteys katkeaa hetkeksi, widget näyttää tilan ”Yhdistetään uudelleen” ja palautuu normaaliksi, kun puhelu yhdistyy uudelleen.
Puhelut Focus-tilassa
Puhelut toimivat Focus-tilassa samalla tavalla kuin muuallakin. Jos aloitat puhelun Focus-tilassa ja siirryt sieltä pois tai vaihdat normaalitilaan, puhelu ei katkea. Se pienenee automaattisesti, ja voit suurentaa sen uudelleen palataksesi täyteen puhelunäkymään oikeassa käynnissä. Normaalitilassa aloitetut puhelut toimivat samalla tavalla, kun siirryt Focus-tilaan.
Puhelun (tai kasvokkaisen keskustelun) yhteenvedon tekeminen ilman sovelluksen sisäistä puheluominaisuutta
Jos et voi käyttää sovelluksen sisäistä puheluominaisuutta tai et halua käyttää sitä, puheluita ja muuta asiakasviestintää voi silti tallentaa monella eri tavalla. Yleinen toimintatapa on sama kuin tavallisessa vastaanottokäynnissä, mutta kannattaa käyttää tiettyä mallia ja muutamaa pientä kikkaa.
Oman äänesi lisääminen alkuviestiin
CoVetin avulla voit tallentaa henkilökohtaisen ääniviestin soittaessasi asiakkaille, sen sijaan että käyttäisit oletusarvoista automaattista viestiä, jonka asiakkaat kuulevat puhelun yhdistyessä.
Tämä voi tehdä puhelusta asiakkaalle lämpimämmän ja tutumman tuntuisen, samalla kun hänelle kerrotaan selvästi, että puhelu tallennetaan.
Näin otat oman ääniviestin käyttöön alkuviestinä:
Siirry kohtaan Call Settings.
Napsauta hammasrataskuvaketta oikeassa yläkulmassa avataksesi Phone Calling Settings -asetukset.
Varmista, että Use voice intro message on käytössä.
Valitse Use my own recording.
Napsauta Aloita nauhoitus ja nauhoita oma alkuviestisi.
Nauhoitus voi kestää enintään 30 sekuntia.
Voit myös ladata äänitiedoston valmiiksi nauhoitetun viestin sijaan. Tuetut tiedostomuodot ovat MP3 ja WAV, enintään 30 sekunnin pituisina.
Napsauta Tallenna muutokset, kun olet valmis.
Voit keskeyttää tai pysäyttää nauhoituksen sitä tehdessäsi. Jos haluat vaihtaa viestin myöhemmin, palaa kohtaan Phone Calling Settings ja nauhoita tai lataa uusi versio.
Vinkki: Pidä viestisi lyhyenä, selkeänä ja asiallisena.
Esimerkiksi: ”Hei, täällä eläinlääkäri Virtanen CoVetin kautta. Tämä puhelu saatetaan nauhoittaa, jotta voin tehdä tarkan yhteenvedon keskustelustamme ja liittää tiedot lemmikkisi potilaskertomukseen.”
Tarvitsetko apua?
Jos sinulla on kysyttävää puhelusoittotoiminnosta, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].