CoVet on suunniteltu tallentamaan eläinlääkärin vastaanotolla käytäviä luonnollisia keskusteluja ja muodostamaan niiden pohjalta rakenteisia potilaskertomuksia. Sinun ei tarvitse noudattaa tiettyä käsikirjoitusta tai muuttaa tavallista tapaasi puhua.
Muutamat yksinkertaiset toimintatavat voivat kuitenkin auttaa CoVetia tulkitsemaan monimutkaisia tai monitulkintaisia keskusteluja tarkemmin. Tästä on erityisesti hyötyä vastaanotoilla, joilla käsitellään useita potilaita tai paljon erilaista tietoa.
Tässä parhaat vinkkimme!
1. Noudata klinikkasi äänitys- ja suostumuskäytäntöjä
Ennen kuin aloitat vastaanottokeskustelun äänittämisen, varmista, että noudatat klinikkasi käytäntöjä sekä sovellettavia tietosuoja- ja suostumusvaatimuksia.
Jos sinulla on kysyttävää CoVetin käytöstä vastaanottotyössä, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].
2. Anna CoVetille hieman taustatietoja vastaanoton alussa
Voit tarvittaessa kertoa lyhyesti, kuka potilas on ja mikä on käynnin syy.
Esimerkiksi:
”Vastaanotolla on Fluffy, viisivuotias steriloitu englanninbulldogginarttu, jolla on pitkittyneitä iho-oireita. Fluffylla on aiemmin todettu ihotulehdus, ja se saa Cytopoint-pistoksen kerran kuukaudessa.”
Sinun ei tarvitse noudattaa tiettyä kaavaa. Jo muutama taustatieto voi auttaa CoVetia tulkitsemaan keskustelun myöhempiä vaiheita.
3. Kerro tärkeistä löydöksistä mahdollisimman täsmällisesti
Kun tutkimuslöydös, testitulos, hoitotoimenpide tai lääkitys on potilaskertomuksen kannalta olennainen, kerro selkeästi, mihin havaintosi liittyy.
Esimerkiksi:
”Korvan sytologisessa tutkimuksessa todettiin hiivasoluja.”
Tämä on täsmällisempi ilmaus kuin:
”Löytyi vähän hiivaa.”
Jälkimmäisestä jää epäselväksi, mistä hiivaa löytyi ja mihin havainto liittyy.
4. Käytä potilaiden nimiä, kun vastaanotolla on useita eläimiä
CoVet pystyy luomaan erilliset potilaskertomukset useille saman vastaanoton aikana käsitellyille potilaille.
Kun siirryt puhumaan toisesta potilaasta, käytä eläinten nimiä, jotta CoVet pystyy erottamaan, minkä potilaan esitiedoista, löydöksistä, hoidosta tai jatko-ohjeista on kyse.
Esimerkiksi:
”Bonniella on ollut oksentelua ja ripulia. Betsyllä ei ole esiintynyt ruoansulatuskanavan oireita.”
Nimien käyttäminen on erityisen hyödyllistä silloin, kun keskustelussa siirrytään nopeasti potilaasta toiseen.
Lisätietoja löydät ohjeesta Managing Multiple Patients in a Single Consultation.
5. Pyri käsittelemään valitsemasi mallin edellyttämät tiedot
Valitsemasi malli määrittää, millaisen dokumentin CoVet luo ja mitä tietoja se pyrkii poimimaan keskustelusta.
Jos käytät esimerkiksi käyntikertomusmallia, potilaskertomuksesta tulee kattavampi, kun keskustelussa käsitellään esitietoja, kliinisiä tutkimuslöydöksiä, diagnooseja ja hoitosuunnitelmaa.
Sinun ei tarvitse käsitellä näitä asioita tietyssä järjestyksessä, vaan voit siirtyä aiheesta toiseen luontevasti vastaanoton aikana.
Jos huomaat, ettet käytä jotakin mallin osiota lainkaan, kannattaa harkita toisen mallin valitsemista tai nykyisen mallin muokkaamista paremmin omiin kirjaamiskäytäntöihisi sopivaksi.
6. Ilmaise selkeästi, kun siirryt uuteen aiheeseen
Kun siirryt vastaanoton seuraavaan vaiheeseen, lyhyt sanallinen ilmaus voi auttaa CoVetia ymmärtämään asiayhteyden.
Esimerkiksi:
”Siirrytään seuraavaksi yleistutkimukseen.”
Tai:
”Annan nyt rabiesrokotteen oikeaan masmaloon. Rokote on voimassa kolme vuotta.”
Tämä on erityisen hyödyllistä silloin, kun keskustelu, kliininen tutkimus ja hoitotoimenpiteet tapahtuvat samanaikaisesti.
7. Käytä sinulle ja asiakkaallesi luontevaa kieltä
Voit puhua vastaanotolla tavalliseen tapaasi ja käyttää asiakkaalle ymmärrettävää kieltä.
Jos haluat potilaskertomukseen tarkempaa lääketieteellistä terminologiaa, voit sanella lisätiedot vastaanoton aikana tai sen jälkeen.
Voit esimerkiksi kertoa asiakkaalle:
”Mollylla on vasemmalla kyljellä pieni, liikkuva patti ihon alla.”
Ja täydentää potilaskertomusta sanelemalla:
”Potilaskertomukseen: vasemman rintakehän lateraalipuolella noin kahden senttimetrin kokoinen, pehmeä, liikkuva subkutaaninen massa.”
Voit myös mukauttaa CoVetin potilaskertomuksissa käyttämiä lyhenteitä ja termejä kohdassa Profiili → Personointi → Lyhenteet.
8. Anna taustatietoja, kun otat esille uusia asioita
Lyhyt perustelu voi auttaa CoVetia yhdistämään uuden löydöksen tai hoitosuosituksen potilaan aiempiin tietoihin.
Esimerkiksi:
”Fluffyn pitkittyneiden iho-oireiden vuoksi haluaisin keskustella hypoallergeenisen ruokavalion kokeilemisesta.”
Näin potilaan esitietojen ja hoitosuosituksen välinen yhteys tulee selkeästi esille.
9. Kertaa tärkeimmät hoitosuunnitelmat vastaanoton lopuksi
Hoitosuunnitelman kertaaminen vastaanoton lopussa voi auttaa sekä asiakasta että CoVetia.
Esimerkiksi:
”Kerrataan vielä: aloitamme Fluffylle sienilääkityksen hiivatulehduksen hoitoon ja sovimme kontrollikäynnin kahden viikon päähän.”
Sinun ei tarvitse toistaa kaikkea vastaanotolla käsiteltyä. Keskity tärkeimpiin päätöksiin, hoitoihin ja jatkotoimenpiteisiin, jotka haluat asiakkaan muistavan.
10. Varmista mahdollisimman hyvä äänenlaatu
Selkeä ääni auttaa CoVetia käsittelemään keskustelun sisältöä mahdollisimman tarkasti.
Parhaan lopputuloksen saavuttamiseksi:
Pidä äänittävä laite riittävän lähellä keskustelijoita.
Varmista, ettei laitteen mikrofoni ole peitettynä.
Pyri vähentämään voimakasta taustamelua mahdollisuuksien mukaan.
Varmista, että laite tallentaa kaikkien keskusteluun osallistuvien puheen riittävän selkeästi.
Jos huomaat, että tietyssä vastaanottohuoneessa tai tietyllä laitteella tehdyt äänitykset ovat toistuvasti epäselviä, kokeile laitteen sijoittamista eri paikkaan tai toisen mikrofonin käyttämistä.
Vielä yksi vinkki: Sinun ei tarvitse muuttaa puhetapaasi CoVetin vuoksi
Näiden vinkkien tarkoituksena on auttaa tilanteissa, joissa keskustelun asiayhteys voisi muuten jäädä epäselväksi. Sinun ei tarvitse selostaa jokaista tekemääsi toimenpidettä ääneen, käsitellä asioita jäykässä järjestyksessä tai muuttaa merkittävästi tapaasi keskustella asiakkaiden kanssa.
Pidä vastaanottosi aivan kuten ennenkin. Kun jokin asia on erityisen tärkeä tai saattaa jäädä epäselväksi, pieni lisätarkennus voi auttaa CoVetia luomaan potilaskertomuksen, jota tarvitsee jälkikäteen muokata mahdollisimman vähän.
Muista myös aina tarkistaa CoVetin luoma potilaskertomus ennen sen viimeistelyä ja varmistaa, että se vastaa vastaanotolla käsiteltyjä asioita.