Utiliser la fonctionnalité d'appels depuis l'app de CoVet est la façon la plus simple et la plus pratique d'enregistrer et de résumer un appel téléphonique, mais cet article présente aussi quelques méthodes alternatives.
Remarque importante : La fonctionnalité d'appel téléphonique est limitée à une heure par appel, avec un total de quatre heures par jour. Merci de garder ces limites en tête lorsque vous utilisez cette fonctionnalité.
Dans cet article
Utiliser la fonctionnalité d'appels depuis l'app pour appeler un client directement depuis CoVet
La fonctionnalité d'appels depuis l'app de CoVet vous permet d'appeler vos clients directement depuis la plateforme, avec plusieurs avantages clés par rapport aux méthodes traditionnelles :
Une communication sécurisée et professionnelle – Les appels passent par une ligne sécurisée, et vous pouvez afficher le numéro de votre clinique sur l'identifiant d'appelant, pour garder votre numéro personnel privé.
Un enregistrement automatique de l'appel – Les deux côtés de la conversation sont enregistrés, pour ne perdre aucun détail important.
Une intégration instantanée au dossier – Une fois l'appel terminé, l'enregistrement est automatiquement rattaché au dossier CoVet concerné, pour le retrouver facilement.
Vérifier le numéro de téléphone de votre clinique pour l'affichage de l'identifiant d'appel
Pour afficher le numéro de téléphone de votre clinique sur l'identifiant d'appel lors des appels aux clients, vous devez d'abord vérifier ce numéro.
Cette configuration est assez simple si votre ligne téléphonique sonne directement chez une personne. Il vous suffit de décrocher le téléphone quand il sonne et de saisir le code de validation fourni par CoVet dans l'application.
Si votre clinique utilise un serveur vocal ou un standard automatique, suivez ces étapes pour vérifier votre numéro :
1. Effectuez un appel test pour déterminer la séquence nécessaire
Appelez votre propre numéro de téléphone et identifiez la séquence de touches à composer pour naviguer dans le serveur vocal jusqu'à ce qu'une personne décroche. Soyez attentif à la durée des pauses, et notez idéalement toute cette séquence (cela vous aidera à l'étape suivante).
2. Configurez l'appel de vérification dans CoVet
Saisissez le numéro de la ligne principale dans le champ de texte principal lorsqu'on vous demande de vérifier un numéro.
Utilisez ensuite le champ texte « Ext » (extension) pour indiquer les instructions nécessaires à l'appel automatisé pour naviguer dans votre serveur vocal, afin qu'il puisse aboutir et qu'une personne décroche réellement, c'est l'objectif visé par cette étape de vérification.
Prenons deux exemples de serveurs vocaux. Notez que le seul caractère spécial dont vous pourriez avoir besoin ici est le « w » : chaque « w » crée une pause de 0,5 seconde, et vous pouvez en utiliser autant que nécessaire.
Exemple 1 :
Si vous souhaitez qu'un appelant soit mis en relation directement avec votre poste fixe, demandez-lui de composer votre extension (par exemple, 535) dès que le serveur vocal automatisé répond.
Dans ce cas, saisissez 535 dans le champ Ext. Ces chiffres seront composés immédiatement une fois l'appel décroché, ce qui fera sonner votre poste fixe.
Exemple 2 :
Si l'appelant doit d'abord appuyer sur « 1 » pour le français, attendre trois secondes, puis appuyer sur « 0 » pour joindre la réception :
Saisissez 1wwwwww0 dans le champ Ext.
Le
1simule l'appui sur « 1 » pour le français.Les six caractères
wcréent une pause de trois secondes avant de composer le0.
Si cela ne fonctionne pas, essayez plutôt de saisir ww1wwwwww0. Ajouter deux caractères w au début insère une pause supplémentaire, ce qui aide le système à bien enregistrer le premier « 1 ».
3. Terminez l'appel et saisissez votre code de validation
Une fois votre numéro (et la séquence d'extension, si nécessaire) configuré, vous devrez saisir un nom pour ce numéro de téléphone. Dans la plupart des cas, ce sera « Numéro principal de la clinique » ou une formulation équivalente. Cliquez sur « Enregistrer » et un appel sera lancé.
Un code de vérification s'affichera également à l'écran dans CoVet. Une fois que l'appel automatisé lancé aboutit et qu'une personne décroche, elle devra saisir ce code de vérification sur le téléphone. Un message automatisé confirmera ensuite que la vérification a réussi.
Maintenant que votre identifiant d'appel est vérifié, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d'appels depuis l'app, comme présenté dans la vidéo ci-dessous !
Si un membre de votre équipe a déjà vérifié le numéro de téléphone de la clinique
Vous n'avez pas besoin de vérifier à nouveau ce numéro. Passez l'écran de vérification du numéro de téléphone et sélectionnez le numéro déjà vérifié sous l'identifiant d'appel au moment de passer un appel.
Le numéro n'apparaîtra pas sur la page des Paramètres d'appel, mais il restera disponible pour être utilisé comme identifiant d'appel.
Remarque : vous et votre collègue devez appartenir à la même équipe dans CoVet. Pour utiliser un numéro vérifié sur plusieurs équipes, contactez [email protected] pour obtenir de l'aide.
Utiliser les appels depuis un téléphone portable
Si vous prévoyez de passer des appels depuis votre téléphone portable, vous devrez aussi ajouter votre numéro dans le champ « Numéro pour vous joindre (non visible par le client) » des paramètres d'appel téléphonique. C'est ce numéro que CoVet utilisera pour vous mettre en relation avec l'appel. Il ne sera jamais visible par le client.
Regardez la vidéo ci-dessus pour voir le déroulement complet du processus, notamment :
La vérification du numéro de l'appelant
La connexion et l'enregistrement de l'appel
La génération d'un document à partir de l'appel enregistré
La modification des paramètres téléphoniques
Rester en appel tout en naviguant dans CoVet
Un appel passé dans l'application ne se coupe plus lorsque vous quittez l'écran d'appel. Si vous accédez à un autre dossier, ouvrez les Paramètres, ou passez à une autre section de CoVet pendant un appel, celui-ci continue et se réduit en une petite fenêtre d'appel qui reste visible à l'écran, pour que vous sachiez toujours que l'appel est toujours en cours.
Cette fenêtre réduite affiche le chronomètre de l'appel, son statut, ainsi que des commandes rapides :
Contrôle | Fonction |
Muet | Active ou coupe votre microphone. |
Agrandir | Rouvre l'écran d'appel complet sur le dossier concerné. |
Terminer l'appel | Met fin à l'appel et ferme la fenêtre. |
Haut-parleur (mobile, appels Wi-Fi) | Dirige le son de l'appel vers le haut-parleur du téléphone. Appuyez à nouveau pour revenir à l'écouteur. |
Sur ordinateur, la fenêtre se place en bas à droite de l'écran. Sur mobile, elle apparaît sous forme de bandeau en bas de l'écran. Elle vous suit d'une page à l'autre et se ferme automatiquement quelques secondes après la fin de l'appel.
Si un appel Wi-Fi perd momentanément la connexion, la fenêtre affiche le statut « Reconnexion en cours » et revient à la normale dès que l'appel est rétabli.
Les appels téléphoniques en Mode Focus
Les appels téléphoniques fonctionnent de la même façon en Mode Focus. Si vous démarrez un appel en Mode Focus puis que vous le quittez des yeux, ou que vous passez en mode normal, l'appel n'est pas coupé. Il se réduit automatiquement, et vous pouvez l'agrandir à nouveau pour revenir à l'écran d'appel complet sur le bon dossier. Les appels démarrés en mode normal se comportent de la même manière lorsque vous passez en Mode Focus.
Résumer un appel téléphonique (ou un échange en personne) sans la fonctionnalité d'appels depuis l'app
Si vous ne pouvez pas, ou ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité d'appels depuis l'app, il existe tout de même plusieurs façons d'enregistrer les appels téléphoniques et autres échanges avec vos clients. Le principe général reste le même que pour une consultation classique, mais il vous faudra utiliser un modèle spécifique et quelques astuces.
Personnaliser le message d'introduction avec votre propre voix
CoVet vous permet d'enregistrer un message vocal personnalisé lors de vos appels aux clients, plutôt que d'utiliser le message automatique par défaut que les clients entendent à la connexion de l'appel.
Cela peut rendre l'appel plus chaleureux et plus familier pour vos clients, tout en les informant clairement que l'appel sera enregistré.
Pour configurer votre message d'introduction vocal personnalisé :
Allez dans Paramètres d'appel.
Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée en haut à droite pour ouvrir les Paramètres d'appels téléphoniques.
Vérifiez que l'option Utiliser un message d'introduction vocal est activée.
Sélectionnez Utiliser mon propre enregistrement.
Cliquez sur Débuter l'enregistrement et enregistrez votre message d'introduction personnalisé.
Votre enregistrement peut durer jusqu'à 30 secondes.
Vous pouvez aussi importer un fichier audio à la place. Les formats pris en charge sont MP3 et WAV, avec une durée maximale de 30 secondes.
Cliquez sur Enregistrer les changements une fois terminé.
Vous pouvez mettre en pause ou arrêter l'enregistrement en cours de création. Si vous souhaitez remplacer le message plus tard, retournez dans les Paramètres d'appels téléphoniques et enregistrez ou importez une nouvelle version.
Astuce : Gardez votre message court, clair et professionnel.
Par exemple : « Bonjour, c'est le Dr Dupont, je vous appelle via CoVet. Cet appel peut être enregistré afin que je puisse résumer précisément notre échange et l'inclure dans le dossier médical de votre animal. »
Besoin d'aide ?
Si vous avez des questions sur la fonctionnalité d'appel téléphonique, contactez-nous à l'adresse [email protected].