Utiliser la fonction d'appel intégrée de CoVet est le moyen le plus simple et le plus pratique d'enregistrer et de résumer un appel téléphonique, mais cet article détaille également quelques méthodes alternatives.
Remarque importante : La fonction d'appel téléphonique est limitée à une heure par appel et à un total de quatre heures par jour. Veuillez garder ces restrictions à l'esprit lorsque vous utilisez cette fonctionnalité.
Utiliser la fonction d'appel intégrée pour appeler un client directement depuis CoVet
La fonction d'appel intégrée de CoVet vous permet d'appeler vos clients directement depuis la plateforme, offrant plusieurs avantages clés par rapport aux méthodes traditionnelles :
Communication sécurisée et professionnelle – Les appels sont effectués via une ligne sécurisée, et vous pouvez afficher le numéro de téléphone de votre clinique sur l'identification de l'appelant, gardant ainsi votre numéro personnel confidentiel.
Enregistrement automatique des appels – Les deux côtés de la conversation sont enregistrés de manière fluide, garantissant qu'aucun détail important ne soit perdu.
Intégration instantanée au cas – Une fois l'appel terminé, l'enregistrement est automatiquement rattaché au cas CoVet correspondant pour une consultation facile.
Vérification du numéro de téléphone de votre clinique pour l'identification de l'appelant
Pour afficher le numéro de téléphone de votre clinique sur l'identification de l'appelant lors des appels aux clients, vous devez d'abord vérifier le numéro.
La configuration est assez simple si votre ligne téléphonique sonne directement chez une personne. Il suffit de décrocher le téléphone lorsqu'il sonne et d'entrer le code de validation que CoVet fournit dans l'application.
Si votre clinique dispose d'un menu téléphonique ou d'un répondeur automatique, veuillez suivre ces étapes pour vérifier votre numéro :
1. Effectuez un appel test pour déterminer la séquence nécessaire
Appelez votre propre numéro de téléphone et déterminez la séquence de touches qu'une personne doit appuyer pour naviguer dans le menu téléphonique afin que l'appel sonne chez une vraie personne. Faites bien attention au timing des pauses, et idéalement prenez des notes sur tout cela (elles vous aideront à l'étape suivante).
2. Configurez l'appel de vérification dans CoVet
Programmez le numéro de la ligne principale dans la zone de texte principale lorsque vous êtes invité à vérifier un numéro.
Ensuite, utilisez la zone de texte « Ext » (extension) pour programmer les instructions que l'appel automatisé doit suivre pour naviguer dans votre menu téléphonique afin qu'il sonne et qu'une vraie personne puisse décrocher – c'est l'objectif final que vous visez avec cette étape de vérification.
Prenons deux exemples de menu téléphonique. Notez que le seul caractère spécial dont vous pourriez avoir besoin ici est un « w » – chaque « w » crée une pause de 0,5 seconde, et vous pouvez en utiliser autant que vous le souhaitez.
Exemple 1 :
Si vous souhaitez qu'un appelant se connecte directement à votre poste téléphonique, faites-lui composer votre extension — par exemple, 535 — dès que le menu téléphonique automatique répond.
Dans ce cas, entrez 535 dans la zone Ext. Ces chiffres seront composés immédiatement une fois l'appel décroché, faisant sonner votre poste téléphonique.
Exemple 2 :
Si un appelant doit d'abord appuyer sur « 1 » pour le français, attendre trois secondes, puis appuyer sur « 0 » pour la réception :
Entrez 1wwwwww0 dans la zone Ext.
Le
1simule l'appui sur « 1 » pour le français.Les six caractères
wcréent une pause de trois secondes avant de composer le0.
Si cela ne fonctionne pas, essayez d'entrer ww1wwwwww0 à la place. L'ajout de deux caractères w au début insère une pause supplémentaire, contribuant à garantir que le système enregistre correctement le « 1 » initial.
3. Complétez l'appel et entrez votre code de validation
Une fois que vous avez programmé votre numéro (et la chaîne d'extension, si nécessaire), vous devrez saisir un libellé pour ce numéro de téléphone. Dans la plupart des cas, ce sera « Numéro principal de la clinique » ou quelque chose de similaire. Cliquez sur « Enregistrer » et un appel sera lancé.
Un code de vérification sera également affiché sur votre écran dans CoVet. Une fois que l'appel automatisé qui vient d'être lancé sonne et est décroché par une personne, celle-ci devra entrer ce code de vérification sur le téléphone. Elle devrait ensuite entendre un message automatique confirmant que la vérification a réussi.
Maintenant que vous avez un numéro d'identification d'appelant vérifié, vous pouvez utiliser la fonction d'appel intégrée comme décrit dans la vidéo ci-dessous !
Si quelqu'un de votre équipe a déjà vérifié le numéro de téléphone de la clinique
Vous devrez tout de même saisir le numéro pour l'utiliser comme numéro d'identification d'appelant vérifié, mais vous ne recevrez pas d'appel téléphonique et vous n'aurez pas à entrer de code de vérification. CoVet reconnaîtra automatiquement que le numéro a été précédemment vérifié par votre collègue et il deviendra immédiatement disponible pour vous.
Remarque, vous et votre collègue devez faire partie de la même équipe dans CoVet pour que cela fonctionne. Si vous souhaitez déployer un numéro de téléphone validé dans une clinique plus grande avec plusieurs équipes, veuillez contacter [email protected] pour obtenir de l'aide.
Regardez la vidéo ci-dessus pour voir le flux de travail complet de bout en bout, notamment :
La vérification du numéro d'identification de l'appelant
La connexion et l'enregistrement de l'appel
La génération d'un document à partir de l'appel enregistré
La modification des paramètres téléphoniques
Remarque importante concernant le consentement à l'enregistrement :
Lorsque l'appel est connecté du côté du client, celui-ci entendra un message automatique l'informant qu'il est mis en relation avec un vétérinaire et que l'appel sera enregistré.
Les appels depuis l'application fonctionnent pour les appels partout dans votre pays, mais les appels internationaux ne sont pas possibles.
Résumer un appel téléphonique (ou une communication en personne) sans la fonction d'appel intégrée
Si vous ne pouvez pas ou choisissez de ne pas utiliser la fonction d'appel intégrée, il existe plusieurs autres moyens d'enregistrer des appels téléphoniques et d'autres communications avec les clients. Le processus général est le même que celui que vous utiliseriez pour une consultation classique, mais vous devrez utiliser un modèle spécifique et quelques astuces.
Personnaliser le message d'introduction avec votre voix
CoVet vous permet d'enregistrer des messages vocaux personnalisés lors des appels aux clients, au lieu d'utiliser le message automatique par défaut que les clients entendent lorsqu'un appel est connecté.
Cela peut rendre l'appel plus chaleureux et plus familier pour les clients, tout en les informant clairement que l'appel sera enregistré.
Pour configurer votre message d'introduction vocal personnalisé :
Allez dans Paramètres d'appel.
Cliquez sur l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit pour ouvrir les Paramètres d'appel téléphonique.
Assurez-vous que Utiliser un message d'introduction vocal est activé.
Sélectionnez Utiliser mon propre enregistrement.
Cliquez sur Débuter l'enregistrement et enregistrez votre message d'introduction personnalisé.
Votre enregistrement peut durer jusqu'à 30 secondes.
Vous pouvez également téléverser un fichier audio à la place. Les types de fichiers pris en charge sont MP3 et WAV, avec une durée maximale de 30 secondes.
Cliquez sur Enregistrer les changements lorsque vous avez terminé.
Vous pouvez mettre en pause ou arrêter l'enregistrement pendant sa création. Si vous souhaitez remplacer le message ultérieurement, retournez dans les Paramètres d'appel téléphonique et enregistrez ou téléversez une nouvelle version.
Astuce : Gardez votre message court, clair et professionnel.
Par exemple : « Bonjour, ici le Dr Smith qui vous appelle via CoVet. Cet appel est susceptible d'être enregistré afin que je puisse résumer précisément notre conversation et inclure les détails dans le dossier médical de votre animal. »