Ring direkte fra appen i CoVet er den enkleste og mest praktiske måten å ta opp og oppsummere en telefonsamtale på, men denne artikkelen beskriver også noen alternative metoder.
Viktig å vite: Telefonsamtale-funksjonen har en grense på én time per samtale og totalt fire timer per dag. Husk disse begrensningene når du bruker funksjonen.
I denne artikkelen
Slik bruker du Ring direkte fra appen til å ringe en kunde direkte fra CoVet
Med Ring direkte fra appen i CoVet kan du ringe kunder direkte fra plattformen. Dette gir deg flere fordeler sammenlignet med tradisjonelle metoder:
Sikker, profesjonell kommunikasjon – Samtalene går over en sikker linje, og du kan vise klinikkens telefonnummer på anrops-ID, slik at ditt private nummer forblir skjult.
Automatisk opptak av samtalen – Begge sider av samtalen tas opp, slik at ingen viktige detaljer går tapt.
Umiddelbar integrasjon med konsultasjonen – Når samtalen avsluttes, legges opptaket automatisk til riktig konsultasjon i CoVet, slik at du enkelt kan finne det igjen.
Verifisere klinikkens telefonnummer for anrops-ID
For å vise klinikkens telefonnummer på anrops-ID når du ringer kunder, må du først verifisere nummeret.
Dette er ganske enkelt å sette opp hvis telefonlinjen ringer direkte til en person. Bare ta telefonen når den ringer, og tast inn valideringskoden CoVet viser i appen.
Hvis klinikken har et telefonsvarersystem eller en automatisk resepsjonist, følg disse trinnene for å verifisere nummeret:
1. Gjør en testoppringning for å finne riktig sekvens
Ring ditt eget telefonnummer og finn ut hvilken rekkefølge av knappetrykk som trengs for å navigere gjennom telefonmenyen, slik at samtalen til slutt går til en person. Vær nøye med tidspunktene for pauser, og noter deg gjerne alt dette (det vil hjelpe i neste steg).
2. Sett opp verifiseringssamtalen i CoVet
Tast inn hovednummeret til klinikken i det første tekstfeltet når du blir bedt om å verifisere et nummer.
Bruk deretter feltet "Ext" (internnummer) til å legge inn instruksjonene den automatiske samtalen trenger for å navigere gjennom telefonmenyen, slik at den til slutt når frem til en person som kan svare. Det er dette som er målet med verifiseringssteget.
La oss se på to eksempler på telefonmenyer. Merk at det ene spesialtegnet du kan trenge her, er en "w". Hver "w" gir en pause på 0,5 sekunder, og du kan bruke så mange du vil.
Eksempel 1:
Hvis du vil at den som ringer, skal kobles direkte til skrivebordstelefonen din, må vedkommende taste internnummeret ditt, for eksempel 535, så snart telefonmenyen svarer.
Tast i så fall inn 535 i Ext-feltet. Disse tallene blir tastet umiddelbart etter at samtalen blir besvart, slik at skrivebordstelefonen din ringer.
Eksempel 2:
Hvis innringeren først må trykke "1" for norsk, vente tre sekunder og deretter trykke "0" for resepsjonen:
Tast inn 1wwwwww0 i Ext-feltet.
1-tegnet simulerer at man trykker "1" for norsk.De seks
w-tegnene skaper en pause på tre sekunder før "0" blir tastet.
Hvis dette ikke fungerer, kan du prøve ww1wwwwww0 i stedet. Ved å legge til to w-tegn i begynnelsen får du en ekstra pause, som kan bidra til at systemet oppfatter det første "1"-trykket riktig.
3. Fullfør samtalen og tast inn valideringskoden
Når du har tastet inn nummeret (og eventuell internnummersekvens), må du legge inn en merkelapp for dette telefonnummeret. I de fleste tilfeller vil dette være noe i retning av "Hovednummer klinikk". Klikk på "Lagre", så startes en samtale.
En valideringskode vil også vises på skjermen i CoVet. Når den automatiske samtalen som nettopp ble startet, ringer gjennom og blir besvart av en person, må vedkommende taste inn denne valideringskoden på telefonen. Deretter skal de høre en automatisk melding om at verifiseringen var vellykket.
Nå som du har et verifisert nummer for anrops-ID, kan du ta i bruk funksjonen Ring direkte fra appen, som vist i videoen under!
Hvis noen andre i teamet allerede har verifisert klinikkens telefonnummer
Da trenger du ikke å verifisere nummeret på nytt. Hopp over skjermbildet for telefonnummerverifisering, og velg det allerede verifiserte nummeret under Anrops-ID når du skal ringe.
Nummeret vil ikke vises på siden for samtaleinnstillinger, men det vil være tilgjengelig å bruke som anrops-ID.
Merk: Du og kollegaen din må tilhøre samme team i CoVet. Hvis du ønsker å bruke et verifisert nummer på tvers av flere team, kan du kontakte [email protected] for hjelp.
Bruk av mobiltelefon til oppringing
Hvis du planlegger å ringe fra mobiltelefonen din, må du også legge til telefonnummeret ditt i feltet «Nummer du kan nås på (vises ikke til kunden)» under innstillinger for telefonsamtaler. Dette er nummeret CoVet bruker for å koble deg til samtalen. Det vil ikke vises til kunden.
Se videoen over for å se hele arbeidsflyten fra start til slutt, inkludert:
Verifisering av anropernummeret
Tilkobling og opptak av samtalen
Generering av dokument fra den innspilte samtalen
Endring av telefoninnstillinger
Bli værende i en samtale mens du beveger deg rundt i CoVet
En samtale i appen forsvinner ikke lenger når du forlater samtaleskjermen. Hvis du navigerer til en annen konsultasjon, åpner Innstillinger, eller flytter deg til en annen del av CoVet mens du er i en samtale, fortsetter samtalen og krymper til en liten minimert samtalewidget som forblir synlig. Dermed vet du alltid at samtalen fortsatt pågår.
Den minimerte widgeten viser samtaletimer, samtalestatus og hurtigkontroller:
Kontroll | Hva den gjør |
Demp | Slår mikrofonen av og på. |
Maksimer | Åpner samtaleskjermen på nytt for konsultasjonen samtalen tilhører. |
Avslutt samtale | Avslutter samtalen og lukker widgeten. |
Høyttaler (mobil, Wi-Fi-samtaler) | Sender samtalelyden til telefonens høyttaler. Trykk igjen for å gå tilbake til øretelefonen. |
På datamaskin ligger widgeten nederst til høyre på skjermen. På mobil vises den som et ark nederst på skjermen. Widgeten følger deg når du beveger deg mellom sidene, og den lukkes automatisk noen sekunder etter at samtalen er avsluttet.
Hvis en Wi-Fi-samtale mister forbindelsen en kort stund, viser widgeten statusen "Kobler til på nytt" og går tilbake til normal visning så snart samtalen er tilkoblet igjen.
Telefonsamtaler i fokusmodus
Telefonsamtaler fungerer på samme måte i fokusmodus. Hvis du starter en samtale i fokusmodus og deretter navigerer bort fra den, eller bytter til vanlig modus, blir ikke samtalen avbrutt. Den minimeres automatisk, og du kan maksimere den igjen for å komme tilbake til hele samtaleskjermen på riktig konsultasjon. Samtaler som startes i vanlig modus, oppfører seg på samme måte når du går inn i fokusmodus.
Oppsummere en telefonsamtale (eller samtale ansikt til ansikt) uten funksjonen for å ringe direkte fra appen
Hvis du ikke kan, eller ikke ønsker å bruke funksjonen for å ringe direkte fra appen, finnes det likevel flere måter å ta opp telefonsamtaler og annen kundekommunikasjon på. Fremgangsmåten er i stor grad den samme som ved en vanlig konsultasjon, men du bør bruke en egen mal og noen enkle triks.
Tilpass introduksjonsmeldingen med din egen stemme
Med CoVet kan du spille inn en personlig talemelding som spilles av når du ringer kunder, i stedet for den automatiske standardmeldingen kundene ellers hører når samtalen kobles opp.
Dette kan gjøre samtalen varmere og mer personlig for kundene, samtidig som de får tydelig beskjed om at samtalen blir tatt opp.
Slik setter du opp din egen talemelding:
Gå til Innstillinger for samtaler.
Klikk på tannhjulikonet øverst til Høyre for å åpne Innstillinger for telefonsamtaler.
Sørg for at Bruk talemelding ved oppstart er slått på.
Velg Bruk mitt eget opptak.
Klikk på Start opptak og spill inn din personlige introduksjonsmelding.
Opptaket kan vare i opptil 30 sekunder.
Du kan også laste opp en lydfil i stedet. Støttede filtyper er MP3 og WAV, med maksimal lengde på 30 sekunder.
Klikk på Lagre endringer når du er ferdig.
Du kan sette opptaket på pause eller stoppe det underveis. Hvis du vil bytte ut meldingen senere, går du tilbake til Innstillinger for telefonsamtaler og spiller inn eller laster opp en ny versjon.
Tips: Hold meldingen kort, tydelig og profesjonell.
For eksempel: «Hei, dette er veterinær Smith som ringer via CoVet. Denne samtalen kan bli tatt opp slik at jeg kan oppsummere samtalen vår nøyaktig og inkludere detaljene i journalen til kjæledyret ditt.»
Trenger du hjelp?
Hvis du har spørsmål om telefonsamtalefunksjonen, kontakt oss på [email protected].