Å bruke CoVets innebygde ringefunksjon er den enkleste og mest praktiske måten å ta opp og oppsummere en telefonsamtale på, men denne artikkelen beskriver også noen alternative metoder.
I denne artikkelen:
Bruke den innebygde ringefunksjonen til å ringe en klient direkte fra CoVet
Verifisere klinikkens telefonnummer for anrops-ID
Oppsummere en telefonsamtale (eller personlig kommunikasjon) uten den innebygde ringefunksjonen
Verifisere klinikkens telefonnummer for anrops-ID
Viktig merknad: Ringefunksjonen har en grense på én time per telefonsamtale og totalt fire timer per dag. Vennligst ha disse begrensningene i bakhodet når du bruker denne funksjonen.
Bruke den innebygde ringefunksjonen til å ringe en klient direkte fra CoVet
Den innebygde ringefunksjonen i CoVet lar deg ringe klienter direkte fra plattformen, og gir flere viktige fordeler sammenlignet med tradisjonelle metoder:
Sikker, profesjonell kommunikasjon – Samtaler gjøres over en sikker linje, og du kan vise klinikkens telefonnummer på anrops-ID, slik at ditt personlige nummer forblir privat.
Automatisk samtaleopptak – Begge sider av samtalen tas sømløst opp, slik at ingen viktige detaljer går tapt.
Umiddelbar caseintegrasjon – Når samtalen avsluttes, knyttes opptaket automatisk til den relevante CoVet-casen for enkel referanse.
Verifisere klinikkens telefonnummer for anrops-ID
For å vise klinikkens telefonnummer på anrops-ID når du ringer klienter, må du først verifisere nummeret.
Å sette opp dette er ganske enkelt hvis telefonlinjen ringer direkte gjennom til en person. Du tar bare telefonen når den ringer og taster inn valideringskoden CoVet viser i appen.
Hvis klinikken din har en telefonmeny eller automatisk svarfunksjon, følg disse trinnene for å verifisere nummeret ditt:
1. Gjør en testsamtale for å fastslå nødvendig sekvens
Ring ditt eget telefonnummer og fastslå sekvensen av knapper en person må trykke for å navigere telefonmenyen slik at det ringer gjennom til en ekte person. Legg godt merke til tidspunktet for pauser, og ta helst notater om alt dette (de vil hjelpe i neste trinn).
2. Sett opp verifiseringssamtalen i CoVet
Skriv inn hovednummeret i det primære tekstfeltet når du blir bedt om å verifisere et nummer.
Bruk deretter «Ext»-tekstfeltet (internnummer) til å programmere inn instruksjonene den automatiske samtalen trenger for å navigere telefonmenyen din, slik at den kan ringe gjennom og en ekte person kan ta telefonen – det er sluttmålet du sikter mot med dette verifiseringstrinnet.
La oss bruke to eksempler på telefonmenyer. Merk at det ene spesialtegnet du kan trenge her er en «w» – hver «w» skaper en 0,5 sekunders pause, og du kan bruke så mange du vil.
Eksempel 1:
Hvis du vil at en innringer skal kobles direkte til skrivebordstelefonen din, la vedkommende taste internnummeret ditt — for eksempel 535 — så snart den automatiske telefonmenyen svarer.
I dette tilfellet skriver du inn 535 i Ext-feltet. Disse tallene tastes umiddelbart når samtalen besvares, slik at skrivebordstelefonen din ringer.
Eksempel 2:
Hvis en innringer først må trykke «1» for norsk, vente tre sekunder, og deretter trykke «0» for resepsjonen:
Skriv inn 1wwwwww0 i Ext-feltet.
1simulerer å trykke «1» for norsk.De seks
w-tegnene skaper en tre sekunders pause før0tastes.
Hvis dette ikke fungerer, prøv å skrive inn ww1wwwwww0 i stedet. Ved å legge til to w-tegn i begynnelsen får du en ekstra pause, som bidrar til at systemet korrekt registrerer det første «1»-trykket.
3. Fullfør samtalen og tast inn valideringskoden din
Når du har programmert inn nummeret ditt (og internnummerstrengen, om nødvendig), må du skrive inn en etikett for dette telefonnummeret. I de fleste tilfeller vil det være «Klinikkens hovednummer» eller noe tilsvarende. Klikk «Lagre», og en samtale vil bli igangsatt.
En verifiseringskode vil også vises på skjermen din i CoVet. Når den automatiske samtalen som nettopp ble igangsatt ringer gjennom og en person tar telefonen, må vedkommende taste inn verifiseringskoden på telefonen. De vil deretter høre en automatisk melding som bekrefter at verifiseringen var vellykket.
Nå som du har et verifisert anrops-ID-nummer, kan du bruke den innebygde ringefunksjonen som vist i videoen nedenfor!
Hvis noen på teamet ditt allerede har verifisert klinikkens telefonnummer
Du må fortsatt skrive inn nummeret for å bruke det som et verifisert anrops-ID-nummer, men du vil ikke motta en telefonsamtale og du trenger ikke taste inn en verifiseringskode. CoVet vil automatisk gjenkjenne at nummeret tidligere er verifisert av teammedlemmet ditt, og det vil umiddelbart bli tilgjengelig for deg.
Merk, du og teammedlemmet ditt må være på samme team i CoVet for at dette skal fungere. Hvis du ønsker å distribuere et validert telefonnummer på tvers av en større klinikk med flere team, ta kontakt med [email protected] for hjelp.
Se videoen ovenfor for å se hele arbeidsflyten fra start til slutt, inkludert:
Verifisering av anrops-ID-nummeret
Tilkobling og opptak av samtalen
Generering av et dokument fra den innspilte samtalen
Endring av telefoninnstillinger
Viktig merknad om samtykke til opptak:
Når samtalen kobles til på klientens side, vil de høre en automatisk melding som forteller at de kobles til en veterinær, og som også informerer om at samtalen vil bli tatt opp.
Den innebygde ringefunksjonen fungerer for samtaler overalt innenfor ditt eget land, men internasjonale samtaler er ikke mulig.
Oppsummere en telefonsamtale (eller personlig kommunikasjon) uten den innebygde ringefunksjonen
Hvis du ikke kan, eller velger å ikke bruke den innebygde ringefunksjonen, finnes det fortsatt noen ulike måter å ta opp telefonsamtaler og annen klientkommunikasjon på. Den generelle prosessen er den samme som du ville brukt for en vanlig konsultasjon, men du bør bruke en spesifikk mal og et par triks.