Met de functie In-app bellen van CoVet neem je telefoongesprekken op en vat je ze samen op de makkelijkste en snelste manier. In dit artikel bespreken we ook een paar alternatieve methodes.
Belangrijk om te weten: Voor telefoongesprekken geldt een limiet van één uur per gesprek en maximaal vier uur per dag. Houd hier rekening mee als je deze functie gebruikt.
In dit artikel
De functie In-app bellen gebruiken om een cliënt rechtstreeks vanuit CoVet te bellen
Met In-app bellen in CoVet bel je cliënten rechtstreeks vanuit het platform. Dat biedt een aantal duidelijke voordelen ten opzichte van traditionele methodes:
Veilige, professionele communicatie – Je belt via een beveiligde lijn en kunt het telefoonnummer van je kliniek laten zien op de nummerweergave, zodat je eigen nummer privé blijft.
Automatisch opnemen van gesprekken – Beide kanten van het gesprek worden opgenomen, zodat geen enkel belangrijk detail verloren gaat.
Instant gekoppeld aan de casus – Zodra het gesprek is afgelopen, wordt de opname automatisch toegevoegd aan de bijbehorende casus in CoVet, zodat je alles makkelijk kunt terugvinden.
Je kliniektelefoonnummer verifiëren voor beller-ID
Om het telefoonnummer van je kliniek te laten verschijnen op beller-ID wanneer je cliënten belt, moet je het nummer eerst verifiëren.
Dit instellen is vrij eenvoudig als je telefoonlijn direct doorverbindt naar een persoon. Neem de telefoon gewoon op wanneer die overgaat en voer de validatiecode in die CoVet in de app aan je geeft.
Heeft jouw kliniek een keuzemenu of automatische telefoniste? Volg dan deze stappen om je nummer te verifiëren:
1. Doe een testoproep om de juiste toetsenreeks te bepalen
Bel je eigen telefoonnummer en bepaal welke toetsen iemand moet indrukken om door het keuzemenu te navigeren, zodat de oproep bij een echte persoon terechtkomt. Let goed op de timing van de pauzes en maak hier bij voorkeur aantekeningen van (die komen van pas bij de volgende stap).
2. Stel de verificatieoproep in bij CoVet
Voer het hoofdtelefoonnummer in het eerste tekstvak in wanneer je gevraagd wordt om een nummer te verifiëren.
Gebruik vervolgens het tekstvak "Toestel" om de instructies in te voeren die de automatische oproep nodig heeft om door je keuzemenu te navigeren, zodat de oproep doorverbindt en een echte persoon kan opnemen. Dat is het doel dat je met deze verificatiestap wilt bereiken.
Laten we twee voorbeelden van een keuzemenu bekijken. Let op: het enige speciale teken dat je hier mogelijk nodig hebt, is een "w". Elke "w" zorgt voor een pauze van 0,5 seconde en je kunt er zoveel gebruiken als je wilt.
Voorbeeld 1:
Als je wilt dat een beller direct wordt doorverbonden met je bureautelefoon, laat diegene dan je toestelnummer intoetsen (bijvoorbeeld 535) zodra het automatische keuzemenu opneemt.
Voer in dit geval 535 in bij het veld Toestel. Deze cijfers worden direct ingetoetst zodra de oproep wordt opgenomen, waardoor je bureautelefoon overgaat.
Voorbeeld 2:
Als een beller eerst "1" moet indrukken voor Nederlands, drie seconden moet wachten en vervolgens "0" moet indrukken voor de receptie:
Voer 1wwwwww0 in bij het veld Toestel.
De
1simuleert het indrukken van "1" voor Nederlands.De zes
w-tekens zorgen voor een pauze van drie seconden voordat0wordt ingetoetst.
Werkt dit niet, probeer dan in plaats daarvan ww1wwwwww0 in te voeren. Door aan het begin twee extra w-tekens toe te voegen, ontstaat er een extra pauze, waardoor het systeem de eerste "1" beter herkent.
3. Rond de oproep af en voer je validatiecode in
Zodra je je nummer (en eventueel de toestelreeks) hebt ingevoerd, moet je een label voor dit telefoonnummer invoeren. In de meeste gevallen is dit "Hoofdnummer kliniek" of iets vergelijkbaars. Klik op "Opslaan" en er wordt een oproep gestart.
Er verschijnt ook een verificatiecode op je scherm in CoVet. Zodra de automatische oproep die zojuist is gestart, doorkomt en wordt opgenomen door een persoon, moet diegene die verificatiecode op de telefoon invoeren. Daarna hoort diegene een automatisch bericht dat de verificatie geslaagd is.
Nu je een geverifieerd beller-ID-nummer hebt, kun je de functie In-app bellen gebruiken, zoals te zien is in de video hieronder!
Als iemand in je team het kliniektelefoonnummer al heeft geverifieerd
Dan hoef je het nummer niet opnieuw te verifiëren. Sla het verificatiescherm voor het telefoonnummer over en selecteer het eerder geverifieerde nummer onder Beller-ID wanneer je een oproep start.
Het nummer verschijnt niet op de pagina Belinstellingen, maar het is wel beschikbaar om te gebruiken als je beller-ID.
Let op: Jij en je collega moeten tot hetzelfde team binnen CoVet behoren. Wil je een geverifieerd nummer binnen meerdere teams gebruiken, neem dan contact op met [email protected] voor hulp.
Bellen via je mobiele telefoon
Ben je van plan om te bellen via je mobiele telefoon? Voeg dan ook je telefoonnummer toe aan het veld "Nummer om je te bereiken (niet zichtbaar voor cliënt)" in de Belinstellingen. Dit is het nummer dat CoVet gebruikt om jou met het gesprek te verbinden. Het wordt niet getoond aan de cliënt.
Bekijk de video hierboven voor de volledige workflow van begin tot eind, inclusief:
Het nummer van de beller verifiëren
Het gesprek verbinden en opnemen
Een document genereren op basis van het opgenomen gesprek
Telefooninstellingen wijzigen
In gesprek blijven terwijl je door CoVet navigeert
Een gesprek in de app verdwijnt niet meer als je het gespreksscherm verlaat. Ga je naar een andere casus, open je Instellingen, of navigeer je naar een ander onderdeel van CoVet tijdens een gesprek? Dan loopt het gesprek gewoon door en verschijnt het als klein, geminimaliseerd gespreksvenster dat zichtbaar blijft. Zo weet je altijd dat het gesprek nog actief is.
Het geminimaliseerde venster toont de gesprekstimer, de gespreksstatus en een paar snelle bedieningsopties:
Bediening | Wat het doet |
Dempen | Zet je microfoon aan of uit. |
Maximaliseren | Opent opnieuw het volledige gespreksscherm bij de bijbehorende casus. |
Gesprek beëindigen | Beëindigt het gesprek en sluit het venster. |
Luidspreker (mobiel, wifi-gesprekken) | Stuurt het geluid van het gesprek naar de luidspreker van je telefoon. Tik nogmaals om terug te gaan naar de oorspeaker. |
Op desktop staat het venster rechtsonder in beeld. Op mobiel verschijnt het als een paneel onderaan het scherm. Het venster blijft zichtbaar terwijl je tussen pagina's beweegt en sluit vanzelf een paar seconden nadat het gesprek is beëindigd.
Verliest een wifi-gesprek even de verbinding? Dan toont het venster de status "Opnieuw verbinden" en keert het terug naar normaal zodra het gesprek weer verbonden is.
Telefoongesprekken in Focus Mode
Bellen werkt in Focus Mode op dezelfde manier. Start je een telefoongesprek in Focus Mode en ga je vervolgens naar een ander scherm, of schakel je over naar de normale weergave, dan wordt het gesprek niet verbroken. Het minimaliseert automatisch en je kunt het weer maximaliseren om terug te keren naar het volledige belscherm bij de juiste casus. Gesprekken die in de normale weergave zijn gestart, gedragen zich op dezelfde manier als je naar Focus Mode overschakelt.
Een telefoongesprek (of persoonlijk contact) samenvatten zonder de functie In-app bellen
Kun je de functie In-app bellen niet gebruiken, of wil je dat liever niet, dan zijn er nog andere manieren om telefoongesprekken en ander contact met cliënten vast te leggen. Het proces verloopt grotendeels hetzelfde als bij een regulier consult, maar je gebruikt een specifiek sjabloon en een paar handige trucs.
Het introbericht aanpassen met je eigen stem
Met CoVet kun je een persoonlijk ingesproken bericht instellen voor wanneer je cliënten belt, in plaats van het standaard automatische bericht dat cliënten horen zodra het gesprek verbinding maakt.
Dit maakt het gesprek wat persoonlijker en vertrouwder voor de cliënt, terwijl nog altijd duidelijk wordt aangegeven dat het gesprek wordt opgenomen.
Zo stel je je eigen gesproken introbericht in:
Ga naar Instellingen voor bellen.
Klik op het tandwielicoon rechtsboven om Instellingen voor telefoongesprekken te openen.
Zorg dat Introbericht gebruiken is ingeschakeld.
Selecteer Mijn eigen opname gebruiken.
Klik op Opname starten en neem je persoonlijke introbericht op.
Je opname mag maximaal 30 seconden duren.
Je kunt ook een audiobestand uploaden. Ondersteunde bestandstypen zijn MP3 en WAV, met een maximale lengte van 30 seconden.
Klik op Wijzigingen opslaan zodra je klaar bent.
Je kunt de opname tijdens het maken ervan pauzeren of stoppen. Wil je het bericht later vervangen, ga dan terug naar Instellingen voor telefoongesprekken en neem een nieuwe versie op of upload er een.
Tip: Houd je bericht kort, duidelijk en professioneel.
Bijvoorbeeld: "Hallo, u spreekt met dierenarts Smit via CoVet. Dit gesprek kan worden opgenomen, zodat ik ons gesprek nauwkeurig kan samenvatten en de details kan opnemen in het medisch dossier van uw huisdier."
Hulp nodig?
Heb je vragen over de functie voor telefoongesprekken? Neem contact op via [email protected].