De in-app belfunctie van CoVet is de makkelijkste en handigste manier om een telefoongesprek op te nemen en samen te vatten, maar in dit artikel worden ook enkele alternatieve methoden beschreven.
Belangrijke opmerking: De belfunctie heeft een limiet van één uur per telefoongesprek en een totaal van vier uur per dag. Houd rekening met deze beperkingen bij het gebruik van deze functie.
De in-app belfunctie gebruiken om een klant rechtstreeks vanuit CoVet te bellen
Met de in-app belfunctie in CoVet kun je klanten rechtstreeks vanuit het platform bellen, met verschillende belangrijke voordelen ten opzichte van traditionele methoden:
Veilige, professionele communicatie – Gesprekken worden gevoerd via een beveiligde lijn, en je kunt het telefoonnummer van je kliniek weergeven als nummerherkenning, zodat je persoonlijke nummer privé blijft.
Automatische gespreksopname – Beide kanten van het gesprek worden naadloos opgenomen, zodat er geen belangrijke details verloren gaan.
Directe casusintegratie – Zodra het gesprek eindigt, wordt de opname automatisch gekoppeld aan de betreffende CoVet-casus voor eenvoudige raadpleging.
Je kliniek-telefoonnummer verifiëren voor nummerherkenning
Om het telefoonnummer van je kliniek weer te geven als nummerherkenning bij het bellen van klanten, moet je het nummer eerst verifiëren.
Dit instellen is vrij eenvoudig als je telefoonlijn rechtstreeks doorschakelt naar een persoon. Neem gewoon de telefoon op wanneer deze rinkelt en voer de validatiecode in die CoVet in de app weergeeft.
Als je kliniek een telefoonmenu of automatische beantwoorder heeft, volg dan deze stappen om je nummer te verifiëren:
1. Doe een testgesprek om de benodigde toetsenvolgorde te bepalen
Bel je eigen telefoonnummer en bepaal welke toetsen iemand moet indrukken om door het telefoonmenu te navigeren, zodat het doorgaat naar een echt persoon. Let goed op de timing van de pauzes, en maak bij voorkeur notities van dit alles (deze helpen bij de volgende stap).
2. Stel het verificatiegesprek in CoVet in
Voer het hoofdtelefoonnummer in het primaire tekstvak in wanneer je wordt gevraagd een nummer te verifiëren.
Gebruik vervolgens het tekstvak "Ext" (toestelnummer) om de instructies in te voeren die het geautomatiseerde gesprek nodig heeft om door je telefoonmenu te navigeren, zodat het doorverbonden kan worden en een echt persoon kan opnemen – dat is het einddoel van deze verificatiestap.
Laten we twee voorbeelden van telefoonmenu's bekijken. Let op: het enige speciale teken dat je hier mogelijk nodig hebt is een "w" – elke "w" creëert een pauze van 0,5 seconde, en je kunt er zoveel gebruiken als je wilt.
Voorbeeld 1:
Als je wilt dat een beller rechtstreeks verbonden wordt met je bureautelefoon, laat ze dan je toestelnummer kiezen — bijvoorbeeld 535 — zodra het automatische telefoonmenu opneemt.
Voer in dit geval 535 in het vak Ext in. Deze nummers worden direct gekozen zodra het gesprek wordt opgenomen, waardoor je bureautelefoon gaat rinkelen.
Voorbeeld 2:
Als een beller eerst "1" moet indrukken voor Nederlands, drie seconden moet wachten en dan "0" moet indrukken voor de receptie:
Voer 1wwwwww0 in het vak Ext in.
De
1simuleert het indrukken van "1" voor Nederlands.De zes
w-tekens creëren een pauze van drie seconden voordat0wordt gekozen.
Als dit niet werkt, probeer dan ww1wwwwww0 in te voeren. Door twee w-tekens aan het begin toe te voegen, wordt een extra pauze ingevoegd, wat ervoor zorgt dat het systeem de eerste "1" correct registreert.
3. Voer het gesprek uit en voer je validatiecode in
Zodra je je nummer (en eventueel de toestelnummerreeks) hebt ingevoerd, moet je een label voor dit telefoonnummer invoeren. In de meeste gevallen zal dit "Hoofdnummer kliniek" zijn of iets dergelijks. Klik op "Opslaan" en er wordt een gesprek gestart.
Er wordt ook een verificatiecode op je scherm in CoVet weergegeven. Zodra het geautomatiseerde gesprek dat zojuist is gestart doorverbonden wordt en door een persoon wordt opgenomen, moet diegene de verificatiecode op de telefoon invoeren. Daarna zou diegene een geautomatiseerd bericht moeten horen dat de verificatie succesvol was.
Nu je een geverifieerd nummerherkenningsnummer hebt, kun je de in-app belfunctie gebruiken zoals beschreven in de video hieronder!
Als iemand in je team het kliniek-telefoonnummer al heeft geverifieerd
Je moet het nummer nog steeds invoeren om het als geverifieerd nummerherkenningsnummer te gebruiken, maar je ontvangt geen telefoongesprek en je hoeft geen verificatiecode in te voeren. CoVet herkent automatisch dat het nummer eerder door je teamgenoot is geverifieerd en het wordt direct voor je beschikbaar.
Let op, jij en je teamgenoot moeten binnen CoVet in hetzelfde team zitten om dit te laten werken. Als je een geverifieerd telefoonnummer wilt uitrollen over een grotere kliniek met meerdere teams, neem dan contact op met [email protected] voor hulp.
Bekijk de bovenstaande video om de volledige workflow van begin tot eind te zien, inclusief:
Het verifiëren van het nummerherkenningsnummer
Het verbinden en opnemen van het gesprek
Het genereren van een document van het opgenomen gesprek
Het wijzigen van telefooninstellingen
Belangrijke opmerking over toestemming voor opname:
Wanneer het gesprek aan de klantzijde wordt verbonden, hoort de klant een geautomatiseerd bericht dat ze worden doorverbonden met een dierenarts en dat het gesprek wordt opgenomen.
In-app bellen werkt voor gesprekken binnen je eigen land, maar internationale gesprekken zijn niet mogelijk.
Een telefoongesprek (of persoonlijk gesprek) samenvatten zonder de in-app belfunctie
Als je de in-app belfunctie niet kunt of wilt gebruiken, zijn er nog steeds een aantal manieren om telefoongesprekken en andere klantcommunicatie op te nemen. Het algemene proces is hetzelfde als bij een normaal consult, maar je wilt een specifiek sjabloon en een paar trucjes gebruiken.
Het introbericht aanpassen met je eigen stem
Met CoVet kun je gepersonaliseerde spraakberichten opnemen wanneer je klanten belt, in plaats van het standaard geautomatiseerde bericht dat klanten horen wanneer een gesprek wordt verbonden.
Dit kan helpen om het gesprek warmer en vertrouwder aan te laten voelen voor klanten, terwijl ze toch duidelijk worden geïnformeerd dat het gesprek wordt opgenomen.
Zo stel je je aangepaste spraakintro in:
Ga naar Belinstellingen.
Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek om Telefooninstellingen te openen.
Zorg ervoor dat Spraakintrobericht gebruiken is ingeschakeld.
Selecteer Mijn eigen opname gebruiken.
Klik op Opname starten en neem je gepersonaliseerde introbericht op.
Je opname kan maximaal 30 seconden lang zijn.
Je kunt ook een audiobestand uploaden. Ondersteunde bestandstypen zijn MP3 en WAV, met een maximale lengte van 30 seconden.
Klik op Wijzigingen opslaan wanneer je klaar bent.
Je kunt de opname pauzeren of stoppen tijdens het maken ervan. Als je het bericht later wilt vervangen, ga dan terug naar Telefooninstellingen en neem een nieuwe versie op of upload deze.
Tip: Houd je bericht kort, duidelijk en professioneel.
Bijvoorbeeld: "Hallo, u spreekt met Dr. Jansen via CoVet. Dit gesprek kan worden opgenomen zodat ik ons gesprek nauwkeurig kan samenvatten en de details kan opnemen in het medisch dossier van uw huisdier."