Sommige dierenartsengroepen betalen de CoVet-abonnementen van hun leden centraal, via één abonnement op organisatieniveau. Dit artikel legt uit hoe centraal gefactureerde plekken werken, wie ze kan beheren en wat leden zelf kunnen doen.

Een centraal gefactureerde organisatie betaalt de abonnementen van haar leden via één abonnement dat alle teams en locaties dekt. Elke betaalde plek heeft een Essentials- of Unlimited-plan.

Wanneer een betaalde plek niet meer aan iemand is toegewezen, blijft die op de factuur van de organisatie staan als open plek, tot de verlengingsdatum van de organisatie. Een bevoegde beheerder kan de open plek in die periode aan een ander lid toewijzen. Is de open plek bij verlenging nog steeds niet gebruikt, dan vervalt die van de volgende factuur.

Iemand uit een team verwijderen, of een team verwijderen, maakt op zichzelf de organisatieplek van die persoon niet vrij. Een plek wordt pas een open plek wanneer een beheerder stopt met betalen voor het lid, diegene omzet naar Support, of diegene uit de organisatie verwijdert.

Open plekken werken op dezelfde manier voor elke abonnementseigenaar. Voor de algemene regels, zie Gebruikersplekken en open plekken beheren in je abonnement.

Een enterprise-beheerder kan licentiebeheerders van de organisatie toevoegen via Enterprise-instellingen, onder Licentiebeheerders van de organisatie, door op Licentiebeheerder toevoegen te klikken.

Het beheren van een team geeft op zichzelf geen toegang tot de facturering of licentiebeheer van de organisatie.

Wijzigingen aan de factureringscyclus van de organisatie, en opzeggingen, worden door CoVet afgehandeld. Neem contact op met je CoVet-accountvertegenwoordiger of mail naar [email protected].

De kaart Licenties toont de leden en openstaande licenties van de organisatie, met een overzicht van het aantal leden en openstaande licenties over alle teams heen.

Bij elk teamlid zie je de huidige licentiestatus, zoals het abonnement, een einddatum van de proefperiode, verlopen, opgezegd, Support of elders betaald. Teamleden met een licentie hebben een knop Beheren. Teamleden zonder licentie, en openstaande licenties, hebben een knop Toewijzen.

Enterprise-beheerders kunnen een teamlid ook beheren vanuit de Enterprise-gebruikerstabel: selecteer het teamlid, open het menu en kies Abonnement van teamlid beheren.

Zo geef je een teamlid een licentie die door de organisatie wordt betaald:

Is er al een openstaande licentie voor hetzelfde abonnement beschikbaar? Dan gebruikt CoVet die automatisch opnieuw, zodat de organisatie niet voor een extra licentie betaalt.

Bevoegde beheerders kunnen het abonnement van een door de organisatie betaald teamlid wijzigen:

De bevestiging laat altijd zien wanneer de wijziging ingaat, voordat je bevestigt.

Als een lid geen betaalde toegang meer nodig heeft, kan een geautoriseerde manager diens account omzetten naar Support. Deze omzetting gaat direct in.

De betaalde plek van het lid wordt een vrije plek die tot de verlengingsdatum van de organisatie opnieuw toegewezen kan worden. Abonnementen van andere leden worden hierdoor niet beïnvloed.

Zet een lid tijdens een gratis proefperiode om naar Support, dan blijft de proefperiode gewoon doorlopen. Zolang die loopt, kan het lid de wijziging ongedaan maken.

Verwijder je iemand uit de organisatie, dan vervalt diens door de organisatie verstrekte toegang direct.

Had dit lid een betaalde plek, dan blijft die plek tot de verlenging als vrije plek op de factuur van de organisatie staan. Een geautoriseerde manager kan deze plek toewijzen aan een ander lid. Wordt de vrije plek voor de verlenging niet gebruikt, dan vervalt deze van de factuur.

Nieuwe leden kunnen tijdens een gratis proefperiode bij de organisatie komen. Wanneer de factuurcontactpersoon, een enterprise-manager of een organisatiebeheerder voor plekken een lid uitnodigt of diens overzicht opent, kiest die op welk moment de betaling ingaat: nu of aan het einde van de proefperiode. Aan het einde van de proefperiode staat standaard geselecteerd, en de betaalde plek verschijnt dan pas op de factuur van de organisatie zodra de proefperiode afloopt.

Niemand wordt automatisch op een door de organisatie betaalde plek gezet enkel omdat die bij de organisatie hoort. Iemand moet dit bewust voor die persoon kiezen.

Heeft de uitgenodigde persoon al een actief abonnement of een lopende proefperiode, dan heeft deze keuze geen effect en wordt de organisatie niet gefactureerd.

Leden kunnen zelf hun eigen, door de organisatie betaalde licentie activeren via Plan activeren. Het plan gaat direct in op het abonnement van de organisatie.

Een enterprise-beheerder kan dit uitschakelen via de instelling Leden kunnen zelf hun licentie activeren in Enterprise-instellingen. Staat deze uit, dan zien leden een melding met het verzoek om de beheerder van hun organisatie te vragen hun plan te activeren.

Betaalt de organisatie voor jouw abonnement, dan zie je de prijzen of facturatie-instellingen niet. Je kunt je abonnement wel bekijken via Mijn account > Abonnement & facturatie.

Indien beschikbaar, kun je je eigen plan wijzigen of omzetten naar Support via Abonnement beheren. Een wijziging die al is ingepland, kan andere wijzigingen blokkeren totdat deze van kracht wordt.

Betaal je al zelf voor een persoonlijk abonnement, dan beheer je dit zelf.

De factuurcontactpersoon van de organisatie kan de facturen, betaalgegevens, eerstvolgende afschrijving en verlengingsdatum inzien op de pagina Abonnement & facturatie, via Facturen bekijken.

Wijzigingen in de facturatiecyclus van de organisatie en opzeggingen worden door CoVet afgehandeld. Neem contact op met je CoVet-accountvertegenwoordiger of mail naar [email protected].