Korzystanie z funkcji połączeń w aplikacji CoVet to najprostszy i najwygodniejszy sposób na nagranie i podsumowanie rozmowy telefonicznej. W tym artykule znajdziesz również opis alternatywnych metod.
Ważna informacja: Funkcja połączeń telefonicznych ma limit jednej godziny na rozmowę oraz łącznie czterech godzin dziennie. Prosimy o uwzględnienie tych ograniczeń podczas korzystania z tej funkcji.
Korzystanie z funkcji połączeń w aplikacji, aby zadzwonić do klienta bezpośrednio z CoVet
Funkcja połączeń w aplikacji CoVet umożliwia kontaktowanie się z klientami bezpośrednio z platformy, oferując kilka istotnych korzyści w porównaniu z tradycyjnymi metodami:
Bezpieczna, profesjonalna komunikacja – Połączenia są realizowane przez bezpieczną linię, a na identyfikatorze rozmówcy możesz wyświetlić numer telefonu kliniki, zachowując prywatność swojego numeru osobistego.
Automatyczne nagrywanie rozmów – Obie strony rozmowy są rejestrowane w całości, dzięki czemu żaden istotny szczegół nie umknie uwadze.
Natychmiastowa integracja z przypadkiem – Po zakończeniu rozmowy nagranie jest automatycznie przypisywane do odpowiedniego przypadku w CoVet, co ułatwia późniejszy dostęp do informacji.
Weryfikacja numeru telefonu kliniki dla identyfikacji dzwoniącego
Aby Twój numer kliniki był widoczny dla klientów przy połączeniach wychodzących, musisz go najpierw zweryfikować.
Konfiguracja jest prosta, jeśli połączenia przychodzące trafiają bezpośrednio do pracownika. Wystarczy odebrać telefon, gdy zadzwoni, i wpisać kod weryfikacyjny wyświetlony w aplikacji CoVet.
Jeśli w klinice działa automat telefoniczny lub drzewo połączeń, wykonaj poniższe kroki, aby zweryfikować numer:
1. Wykonaj połączenie testowe, aby ustalić potrzebną sekwencję
Zadzwoń na własny numer i sprawdź, jakie przyciski trzeba nacisnąć, aby przejść przez drzewo połączeń i uzyskać połączenie z żywą osobą. Zwróć szczególną uwagę na czas pauz i najlepiej zanotuj całą sekwencję — przyda się w następnym kroku.
2. Skonfiguruj połączenie weryfikacyjne w CoVet
Wpisz główny numer telefonu w polu tekstowym, gdy zostaniesz poproszony o weryfikację numeru.
Następnie użyj pola „Wew." (wewnętrzny), aby wpisać sekwencję poleceń potrzebną do przejścia przez drzewo połączeń tak, żeby połączenie trafiło do żywej osoby — to właśnie jest cel tego kroku weryfikacyjnego.
Poniżej dwa przykłady. Warto wiedzieć, że jedynym specjalnym znakiem, którego możesz potrzebować, jest „w" — każde „w" tworzy pauzę 0,5 sekundy, a możesz ich użyć dowolną liczbę.
Przykład 1:
Jeśli chcesz, aby rozmówca połączył się bezpośrednio z Twoim telefonem, powinien wybrać Twój numer wewnętrzny — na przykład 535 — zaraz po tym, jak automat odbierze połączenie.
W takim przypadku wpisz 535 w polu Wew.. Cyfry te zostaną wybrane natychmiast po odebraniu połączenia, powodując dzwonienie Twojego telefonu.
Przykład 2:
Jeśli rozmówca musi najpierw nacisnąć „1" dla języka polskiego, odczekać trzy sekundy, a następnie nacisnąć „0" dla recepcji:
Wpisz 1wwwwww0 w polu Wew..
1symuluje naciśnięcie „1" dla języka polskiego.Sześć znaków
wtworzy trzymiesięczną pauzę przed wybraniem0.
Jeśli to nie działa, spróbuj zamiast tego wpisać ww1wwwwww0. Dodanie dwóch znaków w na początku wprowadza dodatkową pauzę, co pomaga upewnić się, że system poprawnie zarejestruje pierwsze „1".
3. Zakończ połączenie i wprowadź kod weryfikacyjny
Po wpisaniu numeru (i ewentualnie ciągu znaków dla numeru wewnętrznego) będziesz musiał nadać tej linii etykietę. W większości przypadków będzie to „Główny numer kliniki" lub podobne. Kliknij „Zapisz", a połączenie zostanie zainicjowane.
Kod weryfikacyjny pojawi się na ekranie w CoVet. Gdy zainicjowane połączenie automatyczne trafi do pracownika i zostanie odebrane, będzie on musiał wpisać ten kod na klawiaturze telefonu. Następnie powinien usłyszeć automatyczny komunikat potwierdzający pomyślną weryfikację.
Mając zweryfikowany numer identyfikacji dzwoniącego, możesz korzystać z funkcji połączeń w aplikacji — więcej informacji znajdziesz w poniższym filmie!
Jeśli ktoś z Twojego zespołu już zweryfikował numer telefonu kliniki
Nadal będziesz musiał wpisać numer, aby używać go jako zweryfikowanego numeru identyfikacji dzwoniącego, ale nie otrzymasz połączenia i nie będziesz musiał podawać kodu weryfikacyjnego. CoVet automatycznie rozpozna, że numer był wcześniej zweryfikowany przez Twojego współpracownika i natychmiast będzie dostępny dla Ciebie.
Uwaga: Ty i Twój współpracownik musicie należeć do tego samego zespołu w CoVet, aby to działało. Jeśli chcesz wdrożyć zweryfikowany numer telefonu w większej klinice z wieloma zespołami, skontaktuj się z [email protected], aby uzyskać pomoc.
Obejrzyj powyższy film, aby zobaczyć cały przebieg procesu, w tym:
Weryfikację numeru identyfikacyjnego dzwoniącego
Połączenie i nagranie rozmowy
Generowanie dokumentu na podstawie nagranej rozmowy
Zmianę ustawień telefonu
Ważna informacja dotycząca zgody na nagrywanie:
Po połączeniu rozmowy klient usłyszy automatyczną wiadomość informującą, że zostaje połączony z lekarzem weterynarii, oraz że rozmowa będzie nagrywana.
Połączenia w aplikacji działają w obrębie twojego kraju — połączenia międzynarodowe nie są możliwe.
Podsumowanie rozmowy telefonicznej (lub bezpośredniej) bez funkcji połączeń w aplikacji
Jeśli nie możesz lub nie chcesz korzystać z funkcji połączeń w aplikacji, istnieje kilka innych sposobów nagrywania rozmów telefonicznych i komunikacji z klientami. Ogólny proces jest podobny do tego stosowanego podczas typowej konsultacji, ale warto skorzystać z odpowiedniego szablonu i kilku wskazówek.
Personalizacja wiadomości powitalnej własnym głosem
CoVet umożliwia nagranie spersonalizowanej wiadomości głosowej podczas dzwonienia do klientów — zamiast domyślnej, automatycznej wiadomości odtwarzanej po połączeniu.
Dzięki temu rozmowa brzmi cieplej i bardziej znajomo dla klienta, a jednocześnie jasno informuje go o nagrywaniu.
Aby skonfigurować własną wiadomość powitalną:
Przejdź do Ustawień połączeń.
Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, aby otworzyć Ustawienia połączeń telefonicznych.
Upewnij się, że opcja Użyj głosowej wiadomości powitalnej jest włączona.
Wybierz Użyj własnego nagrania.
Kliknij Rozpocznij nagrywanie i nagraj spersonalizowaną wiadomość powitalną.
Nagranie może trwać maksymalnie 30 sekund.
Możesz również przesłać plik audio. Obsługiwane formaty to MP3 i WAV, maksymalnie 30 sekund.
Kliknij Zapisz zmiany, gdy skończysz.
Możesz wstrzymać lub zatrzymać nagranie w trakcie jego tworzenia. Jeśli chcesz później zastąpić wiadomość, wróć do Ustawień połączeń telefonicznych i nagraj lub prześlij nową wersję.
Wskazówka: Wiadomość powinna być krótka, jasna i profesjonalna.
Na przykład: „Dzień dobry, tu dr Kowalski, dzwonię przez CoVet. Rozmowa może być nagrywana, abym mógł dokładnie podsumować naszą rozmowę i uwzględnić szczegóły w dokumentacji medycznej Państwa zwierzęcia."