Korzystanie z funkcji rozmów w aplikacji CoVet to najłatwiejszy i najwygodniejszy sposób na nagranie i podsumowanie rozmowy telefonicznej, ale w tym artykule opisujemy też inne metody.
Ważna informacja: Funkcja rozmów telefonicznych ma limit jednej godziny na rozmowę i łącznie czterech godzin dziennie. Prosimy mieć to na uwadze podczas korzystania z tej funkcji.
W tym artykule
Korzystanie z funkcji rozmów w aplikacji do dzwonienia bezpośrednio do klienta z CoVet
Funkcja rozmów w aplikacji CoVet pozwala dzwonić do klientów bezpośrednio z poziomu platformy, co daje kilka istotnych korzyści w porównaniu z tradycyjnymi metodami:
Bezpieczna, profesjonalna komunikacja – Rozmowy odbywają się przez bezpieczne połączenie, a na identyfikatorze rozmówcy może wyświetlać się numer Państwa kliniki, dzięki czemu prywatny numer pozostaje poufny.
Automatyczne nagrywanie rozmów – Nagrywane są obie strony rozmowy, dzięki czemu żadne istotne informacje nie giną.
Natychmiastowa integracja z przypadkiem – Po zakończeniu rozmowy nagranie jest automatycznie dołączane do odpowiedniego przypadku w CoVet, co ułatwia późniejszy dostęp do niego.
Weryfikacja numeru telefonu placówki na potrzeby identyfikacji rozmówcy (Caller ID)
Aby numer telefonu Państwa placówki wyświetlał się na identyfikatorze rozmówcy podczas dzwonienia do klientów, trzeba najpierw go zweryfikować.
Jeśli Państwa linia telefoniczna łączy od razu z konkretną osobą, konfiguracja jest dość prosta. Wystarczy odebrać telefon, gdy zadzwoni, i wpisać w aplikacji kod weryfikacyjny podany przez CoVet.
Jeśli w Państwa placówce działa system zapowiedzi głosowych (IVR) lub automatyczna centrala, należy wykonać poniższe kroki, aby zweryfikować numer:
1. Wykonaj połączenie testowe, aby ustalić odpowiednią sekwencję
Zadzwoń na własny numer telefonu i ustal sekwencję przycisków, które trzeba nacisnąć, aby przejść przez system zapowiedzi i połączyć się z konkretną osobą. Zwróć uwagę na czas trwania przerw między krokami i najlepiej zapisz wszystkie te informacje (przydadzą się w kolejnym kroku).
2. Skonfiguruj połączenie weryfikacyjne w CoVet
Wpisz główny numer telefonu placówki w głównym polu tekstowym, gdy pojawi się prośba o weryfikację numeru.
Następnie w polu „Ext” (numer wewnętrzny) wpisz sekwencję, która pozwoli automatycznemu połączeniu przejść przez system zapowiedzi i dotrzeć do osoby, która je odbierze - to jest cel, do którego dąży ten etap weryfikacji.
Posłużmy się dwoma przykładami systemów zapowiedzi głosowych. Jedynym specjalnym znakiem, którego mogą Państwo potrzebować, jest litera „w” - każde „w” tworzy przerwę o długości 0,5 sekundy, a można ich użyć dowolną liczbę razy.
Przykład 1:
Jeśli chcą Państwo, aby rozmówca łączył się bezpośrednio z Państwa telefonem biurkowym, niech wybierze numer wewnętrzny - na przykład 535 - od razu po tym, jak odezwie się automatyczny system zapowiedzi.
W takim przypadku wpisz 535 w polu Ext. Te cyfry zostaną wybrane natychmiast po odebraniu połączenia, co spowoduje zadzwonienie telefonu biurkowego.
Przykład 2:
Jeśli rozmówca musi najpierw nacisnąć „1” dla języka polskiego, odczekać trzy sekundy, a następnie nacisnąć „0”, aby połączyć się z recepcją:
Wpisz 1wwwwww0 w polu Ext.
1symuluje naciśnięcie „1”.Sześć znaków
wtworzy trzysekundową przerwę przed wybraniem „0”.
Jeśli to nie zadziała, spróbuj wpisać zamiast tego ww1wwwwww0. Dodanie dwóch znaków w na początku wprowadza dodatkową przerwę, co pomaga systemowi prawidłowo zarejestrować pierwsze „1”.
3. Zakończ połączenie i wpisz kod weryfikacyjny
Gdy numer (oraz sekwencja numeru wewnętrznego, jeśli jest potrzebna) zostaną wprowadzone, trzeba będzie nadać etykietę temu numerowi telefonu. W większości przypadków będzie to „Główny numer placówki” lub podobne określenie. Kliknij „Zapisz”, a połączenie zostanie zainicjowane.
Na ekranie w aplikacji CoVet pojawi się również kod weryfikacyjny. Gdy zainicjowane automatyczne połączenie zostanie odebrane przez osobę, będzie ona musiała wpisać ten kod weryfikacyjny na klawiaturze telefonu. Następnie powinna usłyszeć automatyczny komunikat informujący o pomyślnej weryfikacji.
Po zweryfikowaniu numeru Caller ID można już korzystać z funkcji rozmów w aplikacji, zgodnie z opisem w filmie poniżej!
Jeśli ktoś z Państwa zespołu już zweryfikował numer telefonu placówki
Nie trzeba ponownie weryfikować tego samego numeru. Można pominąć ekran weryfikacji numeru telefonu i podczas wykonywania połączenia wybrać wcześniej zweryfikowany numer w sekcji Caller ID.
Numer ten nie pojawi się na stronie ustawień połączeń, ale będzie dostępny do wykorzystania jako Caller ID.
Uwaga: Państwo i Państwa współpracownik musicie należeć do tego samego zespołu w CoVet. Aby móc korzystać ze zweryfikowanego numeru w kilku zespołach jednocześnie, prosimy o kontakt pod adresem [email protected].
Korzystanie z połączeń z telefonu komórkowego
Jeśli planują Państwo wykonywać połączenia za pomocą telefonu komórkowego, trzeba będzie również dodać swój numer telefonu w polu „Numer, pod którym można się z Tobą skontaktować (niewidoczny dla klienta)” w ustawieniach połączeń telefonicznych. To numer, którego CoVet użyje, aby połączyć Państwa z rozmową. Nie będzie on widoczny dla klienta.
Obejrzyj powyższy film, aby zobaczyć cały przebieg pracy od początku do końca, w tym:
Weryfikację numeru dzwoniącego
Łączenie i nagrywanie rozmowy
Generowanie dokumentu z nagranej rozmowy
Zmianę ustawień telefonu
Kontynuowanie rozmowy podczas poruszania się po CoVet
Rozmowa prowadzona w aplikacji nie zostaje już przerwana po opuszczeniu ekranu połączenia. Jeśli podczas rozmowy przejdziesz do innego przypadku, otworzysz Ustawienia lub przeniesiesz się do innej części CoVet, połączenie trwa nadal i zwija się do małego, zminimalizowanego widżetu, który pozostaje widoczny. Dzięki temu zawsze wiesz, że rozmowa jest aktywna.
Zminimalizowany widżet pokazuje licznik czasu rozmowy, jej status oraz szybkie funkcje sterujące:
Funkcja | Co robi |
Wyciszenie | Wycisza i włącza z powrotem mikrofon. |
Powiększenie | Przywraca pełny ekran połączenia w przypadku, do którego należy rozmowa. |
Zakończenie rozmowy | Kończy rozmowę i zamyka widżet. |
Głośnik (telefon komórkowy, połączenia Wi-Fi) | Przekierowuje dźwięk rozmowy na głośnik telefonu. Dotknij ponownie, aby wrócić do słuchawki. |
Na komputerze widżet znajduje się w prawym dolnym rogu ekranu. Na urządzeniu mobilnym pojawia się jako panel wysuwany od dołu ekranu. Widżet pozostaje widoczny podczas przechodzenia między stronami i zamyka się samoczynnie kilka sekund po zakończeniu rozmowy.
Jeśli połączenie Wi-Fi na chwilę straci łączność, widżet wyświetli status „Ponowne łączenie" i wróci do normalnego widoku, gdy tylko połączenie zostanie przywrócone.
Rozmowy telefoniczne w trybie skupienia
Rozmowy telefoniczne działają tak samo w trybie skupienia. Jeśli rozpoczniesz rozmowę w trybie skupienia, a następnie opuścisz go lub przełączysz się na tryb zwykły, rozmowa nie zostanie przerwana. Zostanie automatycznie zminimalizowana, a Ty w każdej chwili możesz ją ponownie zmaksymalizować, aby wrócić do pełnego ekranu rozmowy we właściwym przypadku. Rozmowy rozpoczęte w trybie zwykłym zachowują się tak samo po przejściu do trybu skupienia.
Podsumowywanie rozmowy telefonicznej (lub komunikacji osobistej) bez funkcji rozmów w aplikacji
Jeśli nie możesz lub nie chcesz korzystać z funkcji rozmów w aplikacji, nadal masz kilka sposobów na rejestrowanie rozmów telefonicznych i innej komunikacji z klientami. Ogólny proces jest taki sam jak w przypadku typowej konsultacji, warto jednak skorzystać z odpowiedniego szablonu i kilku dodatkowych wskazówek.
Dostosowywanie wiadomości powitalnej do własnego głosu
CoVet umożliwia nagranie spersonalizowanej wiadomości głosowej odtwarzanej podczas dzwonienia do klientów, zamiast domyślnego automatycznego komunikatu, który klienci słyszą po połączeniu.
Dzięki temu rozmowa może brzmieć cieplej i bardziej swojsko dla klienta, przy jednoczesnym zachowaniu jasnej informacji, że rozmowa będzie nagrywana.
Aby skonfigurować własną wiadomość powitalną:
Przejdź do Ustawień rozmów.
Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym rogu, aby otworzyć Ustawienia rozmów telefonicznych.
Upewnij się, że opcja Użyj wiadomości powitalnej jest włączona.
Wybierz Użyj własnego nagrania.
Kliknij Rozpocznij nagrywanie i nagraj swoją spersonalizowaną wiadomość powitalną.
Nagranie może trwać maksymalnie 30 sekund.
Możesz też wgrać plik audio zamiast nagrywania. Obsługiwane formaty to MP3 i WAV, o maksymalnej długości 30 sekund.
Po zakończeniu kliknij Zapisz zmiany.
Podczas nagrywania możesz wstrzymać lub zatrzymać nagranie. Jeśli chcesz później zmienić wiadomość, wróć do Ustawień rozmów telefonicznych i nagraj lub wgraj nową wersję.
Wskazówka: Niech wiadomość będzie krótka, jasna i profesjonalna.
Na przykład: „Dzień dobry, mówi dr Smith, dzwonię przez CoVet. Ta rozmowa może być nagrywana, abym mógł dokładnie podsumować naszą rozmowę i uwzględnić szczegóły w dokumentacji medycznej Państwa zwierzęcia.”
Potrzebujesz pomocy?
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące funkcji nagrywania rozmów telefonicznych, prosimy o kontakt pod adresem [email protected].