CoVets opkaldsfunktion i appen er den nemmeste og mest bekvemme måde at optage og opsummere en telefonsamtale på, men denne artikel beskriver også nogle alternative metoder.
Vigtig bemærkning: Opkaldsfunktionen har en grænse på én time pr. telefonsamtale og i alt fire timer pr. dag. Hav venligst disse begrænsninger i tankerne, når du bruger denne funktion.
Brug opkaldsfunktionen i appen til at ringe direkte til en kunde fra CoVet
Opkaldsfunktionen i CoVet giver dig mulighed for at ringe direkte til kunder fra platformen og tilbyder flere vigtige fordele i forhold til traditionelle metoder:
Sikker, professionel kommunikation – Opkald foretages via en sikker linje, og du kan vise din kliniks telefonnummer som opkalds-ID, så dit personlige nummer forbliver privat.
Automatisk optagelse af opkald – Begge sider af samtalen optages automatisk, så ingen vigtige detaljer går tabt.
Øjeblikkelig caseintegration – Når opkaldet afsluttes, knyttes optagelsen automatisk til den relevante CoVet-case, så den er nem at finde igen.
Verificering af din kliniks telefonnummer til opkalds-ID
For at vise din kliniks telefonnummer som opkalds-ID, når du ringer til kunder, skal du først verificere nummeret.
Opsætningen er forholdsvis enkel, hvis din telefonlinje ringer direkte igennem til en person. Tag blot telefonen, når den ringer, og indtast den valideringskode, som CoVet viser i appen.
Hvis din klinik har en telefonmenu eller automatisk omstilling, skal du følge disse trin for at verificere dit nummer:
1. Foretag et testopkald for at finde den nødvendige tastsekvens
Ring til dit eget telefonnummer, og find ud af, hvilken rækkefølge af taster en person skal trykke for at navigere telefonmenuen, så opkaldet ringer igennem til en rigtig person. Læg nøje mærke til timingen af pauserne, og tag helst noter om det hele (de bliver nyttige i næste trin).
2. Opsæt verificeringsopkaldet i CoVet
Indtast hovednummeret i det primære tekstfelt, når du bliver bedt om at verificere et nummer.
Brug derefter tekstfeltet "Ext" (lokalnummer) til at programmere de instruktioner, det automatiske opkald skal bruge for at navigere din telefonmenu, så det kan ringe igennem, og en rigtig person kan tage telefonen – det er det endelige mål med dette verificeringstrin.
Her er to eksempler på telefonmenuer. Bemærk, at det ene specialtegn, du muligvis får brug for, er et "w" – hvert "w" skaber en pause på 0,5 sekund, og du kan bruge så mange, du vil.
Eksempel 1:
Hvis du ønsker, at en opkalder forbindes direkte til din bordtelefon, skal vedkommende taste dit lokalnummer – f.eks. 535 – så snart den automatiske telefonmenu svarer.
I dette tilfælde indtaster du 535 i feltet Ext. Disse numre tastes med det samme, når opkaldet besvares, og din bordtelefon vil ringe.
Eksempel 2:
Hvis en opkalder først skal trykke "1" for dansk, vente tre sekunder og derefter trykke "0" for reception:
Indtast 1wwwwww0 i feltet Ext.
1simulerer tryk på "1" for dansk.De seks
w-tegn skaber en pause på tre sekunder, før0tastes.
Hvis dette ikke virker, kan du prøve at indtaste ww1wwwwww0 i stedet. Ved at tilføje to w-tegn i begyndelsen indsættes en ekstra pause, der hjælper med at sikre, at systemet korrekt registrerer det indledende "1".
3. Gennemfør opkaldet, og indtast din valideringskode
Når du har indtastet dit nummer (og eventuelt lokalnummerstreng), skal du angive en betegnelse for dette telefonnummer. I de fleste tilfælde vil det være "Klinikkens hovednummer" eller lignende. Klik på "Gem", og et opkald vil blive startet.
En verificeringskode vil også blive vist på din skærm i CoVet. Når det automatiske opkald, der netop blev startet, ringer igennem og besvares af en person, skal vedkommende indtaste verificeringskoden på telefonen. Derefter bør de høre en automatisk besked om, at verificeringen er gennemført.
Nu, hvor du har et verificeret opkalds-ID-nummer, kan du bruge opkaldsfunktionen i appen som vist i videoen nedenfor!
Hvis en kollega allerede har verificeret klinikkens telefonnummer
Du skal stadig indtaste nummeret for at bruge det som verificeret opkalds-ID-nummer, men du vil ikke modtage et opkald, og du behøver ikke indtaste en verificeringskode. CoVet genkender automatisk, at nummeret allerede er verificeret af din kollega, og det bliver straks tilgængeligt for dig.
Bemærk, du og din kollega skal være på det samme team i CoVet, for at dette virker. Hvis du ønsker at anvende et verificeret telefonnummer på tværs af en større klinik med flere teams, kan du kontakte [email protected] for hjælp.
Se videoen ovenfor for at se det komplette workflow fra start til slut, herunder:
Verificering af opkalds-ID-nummeret
Oprettelse og optagelse af opkaldet
Generering af et dokument fra det optagede opkald
Ændring af telefonindstillinger
Vigtig bemærkning om samtykke til optagelse:
Når opkaldet forbindes i kundens ende, hører vedkommende en automatisk besked om, at de bliver forbundet til en dyrlæge, og at opkaldet vil blive optaget.
Opkaldsfunktionen i appen virker for opkald inden for dit eget land, men internationale opkald er ikke mulige.
Opsummering af en telefonsamtale (eller personlig kommunikation) uden opkaldsfunktionen i appen
Hvis du ikke kan eller vælger ikke at bruge opkaldsfunktionen i appen, er der stadig nogle forskellige måder at optage telefonsamtaler og anden kundekommunikation på. Den overordnede proces er den samme som ved en typisk konsultation, men du skal bruge en specifik skabelon og et par tricks.
Tilpasning af introbeskeden med din egen stemme
CoVet giver dig mulighed for at optage en personlig stemmebesked, som kunder hører, når et opkald forbindes, i stedet for den standardmæssige automatiske besked.
Dette kan gøre opkaldet varmere og mere genkendeligt for kunderne, samtidig med at de tydeligt informeres om, at opkaldet vil blive optaget.
Sådan opsætter du din egen stemmeintrobesked:
Gå til Opkaldsindstillinger.
Klik på tandhjulsikonet i øverste højre hjørne for at åbne Telefonopkaldsindstillinger.
Sørg for, at Brug stemmeintrobesked er slået til.
Vælg Brug min egen optagelse.
Klik på Start optagelse og optag din personlige introbesked.
Din optagelse kan være op til 30 sekunder lang.
Du kan også uploade en lydfil i stedet. Understøttede filtyper er MP3 og WAV, med en maksimal længde på 30 sekunder.
Klik på Gem ændringer, når du er færdig.
Du kan sætte optagelsen på pause eller stoppe den undervejs. Hvis du vil udskifte beskeden senere, skal du gå tilbage til Telefonopkaldsindstillinger og optage eller uploade en ny version.
Tip: Hold din besked kort, tydelig og professionel.
For eksempel: "Hej, det er dyrlæge Jensen, der ringer via CoVet. Denne samtale kan blive optaget, så jeg præcist kan opsummere vores samtale og inkludere detaljerne i dit dyrs journal."