Usar las llamadas integradas en la app de CoVet es la forma más fácil y cómoda de grabar y resumir una llamada telefónica, pero en este artículo también te explicamos algunos métodos alternativos.
Nota importante: La función de llamada telefónica tiene un límite de una hora por llamada y un máximo de cuatro horas al día. Ten en cuenta estas restricciones al usar esta función.
En este artículo
Usar las llamadas integradas en la app para llamar a un cliente directamente desde CoVet
Las llamadas integradas en la app de CoVet te permiten llamar a tus clientes directamente desde la plataforma, con varias ventajas clave frente a los métodos tradicionales:
Comunicación segura y profesional: las llamadas se realizan por una línea segura, y puedes mostrar el número de teléfono de tu clínica en el identificador de llamadas, manteniendo así tu número personal en privado.
Grabación automática de la llamada: se graban ambas partes de la conversación para que no se pierda ningún detalle importante.
Integración instantánea con el caso: al finalizar la llamada, la grabación se adjunta automáticamente al caso correspondiente en CoVet para que puedas consultarla fácilmente.
Verificar el número de teléfono de tu clínica para el identificador de llamadas
Para que el número de tu clínica aparezca en el identificador de llamadas cuando llames a tus clientes, primero tienes que verificarlo.
Configurarlo es bastante sencillo si tu línea telefónica suena directamente en el teléfono de una persona. Solo tienes que descolgar cuando suene e introducir el código de verificación que CoVet te muestra en la app.
Si tu clínica tiene un menú telefónico automático (contestador con opciones), sigue estos pasos para verificar tu número:
1. Haz una llamada de prueba para averiguar la secuencia necesaria
Llama a tu propio número y averigua la secuencia de teclas que hay que pulsar para avanzar por el menú telefónico hasta que suene en el teléfono de una persona real. Presta mucha atención al tiempo de las pausas y, si puedes, toma notas de todo esto (te ayudarán en el siguiente paso).
2. Configura la llamada de verificación en CoVet
Introduce el número principal de tu clínica en el campo de texto principal cuando se te pida verificar un número.
Después, usa el campo de texto "Ext" (extensión) para indicar los pasos que necesita la llamada automática para avanzar por tu menú telefónico hasta que suene y lo coja una persona real. Ese es el objetivo final de este paso de verificación.
Vamos a verlo con dos ejemplos de menú telefónico. Ten en cuenta que el único carácter especial que puedes necesitar aquí es la "w": cada "w" genera una pausa de 0,5 segundos y puedes usar tantas como quieras.
Ejemplo 1:
Si quieres que quien llame se conecte directamente con tu teléfono de mesa, pídele que marque tu extensión (por ejemplo, 535) en cuanto responda el menú automático.
En ese caso, introduce 535 en el campo Ext. Esos números se marcarán en cuanto se descuelgue la llamada, haciendo sonar tu teléfono de mesa.
Ejemplo 2:
Si quien llama primero tiene que pulsar "1" para español, esperar tres segundos y luego pulsar "0" para Recepción:
Introduce 1wwwwww0 en el campo Ext.
El
1simula la pulsación de "1" para español.Las seis
wgeneran una pausa de tres segundos antes de marcar0.
Si esto no funciona, prueba a introducir ww1wwwwww0 en su lugar. Añadir dos w al principio genera una pausa extra que ayuda a que el sistema registre bien el "1" inicial.
3. Completa la llamada e introduce tu código de verificación
Una vez que tengas tu número (y la secuencia de extensión, si hace falta) configurados, tendrás que escribir una etiqueta para ese número de teléfono. En la mayoría de los casos será "Número principal de la clínica" o algo similar. Haz clic en "Guardar" y se iniciará una llamada.
También verás un código de verificación en tu pantalla dentro de CoVet. Cuando la llamada automática que se acaba de iniciar suene y la coja una persona, tendrá que introducir ese código de verificación en el teléfono. Después debería escuchar un mensaje automático confirmando que la verificación se ha completado correctamente.
Ahora que ya tienes un número verificado para el identificador de llamadas, puedes usar la función de llamadas integradas en la app tal y como se explica en el siguiente vídeo.
Si alguien de tu equipo ya ha verificado el número de teléfono de la clínica
No hace falta que lo verifiques de nuevo. Pasa de largo la pantalla de verificación del número y selecciona el número ya verificado en el identificador de llamadas al hacer una llamada.
El número no aparecerá en la página de ajustes de llamadas, pero sí podrás usarlo como tu identificador de llamadas.
Nota: Tu compañero/a y tú tenéis que pertenecer al mismo equipo dentro de CoVet. Si quieres usar un número verificado en varios equipos, escribe a [email protected] y te ayudamos.
Usar llamadas desde el móvil
Si vas a hacer llamadas desde tu teléfono móvil, también tendrás que añadir tu número en el campo "Número para contactarte (no se muestra al cliente)" dentro de los ajustes de llamadas telefónicas. Es el número que CoVet usará para conectarte a la llamada. No se mostrará al cliente.
Mira el vídeo de arriba para ver el flujo de trabajo completo de principio a fin, incluyendo:
Verificar el número de identificación de la persona que llama
Conectar y grabar la llamada
Generar un documento a partir de la llamada grabada
Cambiar los ajustes del teléfono
Mantén la llamada activa mientras te mueves por CoVet
Una llamada dentro de la app ya no se corta cuando sales de la pantalla de llamada. Si vas a otro caso, abres Ajustes o te mueves a otra parte de CoVet durante una llamada, esta sigue activa y se minimiza en un pequeño widget que permanece visible, para que siempre sepas que la llamada sigue en curso.
El widget minimizado muestra el tiempo de llamada, el estado de la llamada y controles rápidos:
Control | Qué hace |
Silenciar | Silencia y reactiva tu micrófono. |
Maximizar | Vuelve a abrir la pantalla completa de la llamada en el caso al que pertenece. |
Finalizar llamada | Termina la llamada y cierra el widget. |
Altavoz (móvil, llamadas por Wi-Fi) | Envía el audio de la llamada al altavoz del teléfono. Vuelve a tocarlo para volver al auricular. |
En el ordenador, el widget se sitúa en la esquina inferior derecha de la pantalla. En el móvil aparece como un panel en la parte inferior. El widget te acompaña mientras te mueves entre páginas y se cierra solo unos segundos después de que termine la llamada.
Si una llamada por Wi-Fi pierde la conexión por un momento, el widget muestra el estado "Reconectando" y vuelve a la normalidad en cuanto la llamada se restablece.
Llamadas telefónicas en el Modo Enfoque
Las llamadas telefónicas funcionan igual en el Modo Enfoque. Si inicias una llamada en el Modo Enfoque y luego sales de él, o cambias al modo normal, la llamada no se corta. Se minimiza automáticamente, y puedes volver a maximizarla para regresar a la pantalla completa de la llamada en el caso correspondiente. Las llamadas iniciadas en modo normal se comportan igual cuando entras en el Modo Enfoque.
Resumir una llamada telefónica (o una comunicación presencial) sin usar la función de llamadas integradas en la app
Si no puedes, o prefieres no usar la función de llamadas integradas en la app, todavía tienes varias formas de registrar llamadas telefónicas y otras comunicaciones con tus clientes. El proceso general es el mismo que usarías en una consulta normal, pero necesitarás una plantilla específica y un par de trucos.
Personalizar el mensaje de introducción con tu voz
CoVet te permite grabar mensajes de voz personalizados al llamar a tus clientes, en lugar de usar el mensaje automático predeterminado que escuchan al conectarse la llamada.
Esto ayuda a que la llamada resulte más cercana y familiar para el cliente, sin dejar de informarle claramente de que la llamada se va a grabar.
Para configurar tu mensaje de introducción personalizado:
Ve a Ajustes de llamadas.
Haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir los Ajustes de llamadas telefónicas.
Asegúrate de que la opción Usar mensaje de introducción con voz esté activada.
Selecciona Usar mi propia grabación.
Haz clic en Iniciar la grabación y graba tu mensaje de introducción personalizado.
Tu grabación puede durar hasta 30 segundos.
También puedes subir un archivo de audio en su lugar. Los formatos admitidos son MP3 y WAV, con una duración máxima de 30 segundos.
Haz clic en Guardar cuando termines.
Puedes pausar o detener la grabación mientras la haces. Si más adelante quieres cambiar el mensaje, vuelve a los Ajustes de llamadas telefónicas y graba o sube una nueva versión.
Consejo: Mantén tu mensaje breve, claro y profesional.
Por ejemplo: “Hola, soy el Dr./la Dra. Smith, le llamo a través de CoVet. Esta llamada puede grabarse para poder resumir con precisión nuestra conversación e incluir los detalles en el historial clínico de su mascota.”
¿Necesitas ayuda?
Si tienes alguna pregunta sobre la función de llamadas telefónicas, ponte en contacto con nosotros en [email protected].