C'est simple ! Suivez les étapes ci-dessous pour créer un dossier médical, qu'il s'agisse d'un dossier SOAP ou d'un e-mail à votre cliente.
Créez votre compte CoVet
Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous sur cette page pour créer votre compte et commencer un essai gratuit. Vous serez invité à personnaliser quelques paramètres lors de votre première connexion, puis redirigé vers l'écran des cas en cours.
La création de votre compte CoVet se fait uniquement via la page web indiquée ci-dessus. Ensuite, vous pouvez accéder à CoVet depuis notre application mobile (Apple ou Android) ou depuis un navigateur web sur n'importe quel appareil. La procédure décrite ci-dessous est identique quel que soit l'appareil utilisé.
Enregistrez votre consultation
1. Depuis l'écran des cas du jour, cliquez sur le bouton + Nouveau Case pour commencer. Une fois le cas créé, cliquez dessus pour accéder à sa page dédiée.
2. Sur la page du cas, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement. CoVet commence immédiatement à capter l'audio.
3. Une fenêtre d'enregistrement s'affiche, indiquant la durée écoulée ainsi qu'une représentation visuelle de la forme d'onde audio en temps réel.
Conseil : Si vous devez travailler dans un autre onglet ou une autre application pendant l'enregistrement, sélectionnez l'icône de lecteur flottant à côté de l'enregistreur.
Une petite fenêtre d'enregistrement restera visible pour vous permettre de mettre en pause, de reprendre et de vérifier la durée d'enregistrement pendant que vous travaillez.
Pour désactiver le lecteur flottant :
Accédez aux paramètres d'enregistrement.
Désactivez l'option Ouvrir automatiquement le lecteur flottant lors d'un changement d'onglet.
Enregistrez les modifications. Elles s'appliquent à tous les cas.
Remarque importante : Lors de l'enregistrement d'une consultation avec un(e) cliente, pensez toujours à obtenir son consentement au préalable.
Notez que certains paramètres clés sont accessibles directement depuis cette fenêtre d'enregistrement :
Vous pouvez ajouter une image (pratique lors d'un enregistrement sur appareil mobile si vous souhaitez prendre une photo rapidement)
Vous pouvez modifier vos paramètres audio, comme le périphérique d'entrée (c'est-à-dire le microphone) et la langue d'enregistrement.
Vous pouvez également gérer les patients associés à ce cas, ce qui est utile lors d'une consultation multi-patients. Pour en savoir plus, cliquez ici.
4. Enregistrez votre audio, puis appuyez sur Mettre en pause lorsque vous avez terminé.
CoVet est conçu pour capter les échanges naturels en consultation. Il fonctionne très bien lors d'une consultation classique, où la conversation va et vient entre vous et la cliente. Pas d'inquiétude : CoVet identifie automatiquement ce qui est cliniquement pertinent et écarte ce qui ne l'est pas.
Vous pouvez également vous adresser directement à CoVet pour résumer un examen, de nouveaux résultats d'analyses ou tout autre élément d'information.
Vous pouvez mettre en pause et reprendre l'enregistrement d'un cas autant de fois que nécessaire. À chaque pause, une nouvelle entrée d'enregistrement apparaît dans le fil de contenu du cas, sous la zone d'enregistrement.
Par défaut, tous les enregistrements d'un cas sont pris en compte lors de la génération du document à l'étape suivante.
Dans un cas partagé, cela inclut les enregistrements réalisés par les autres membres de votre équipe. Si vous préférez générer un document à partir de vos propres enregistrements uniquement, vous pouvez le définir comme option par défaut dans les paramètres de l'application. Consultez la section Générer à partir de vos propres enregistrements uniquement plus bas dans cet article.
Il existe aussi des situations où vous souhaitez n'utiliser que certains enregistrements pour générer un document (par exemple, pour résumer un appel téléphonique enregistré dans un cas contenant plusieurs enregistrements antérieurs). Cliquez ici pour en savoir plus sur la génération à partir d'enregistrements sélectionnés.
Contrôler Votre Enregistrement depuis l'Écran de Verrouillage
CoVet peut afficher votre enregistrement en cours sur l'écran de verrouillage de votre téléphone, ce qui vous permet de vérifier et de contrôler l'enregistrement de votre consultation sans déverrouiller votre téléphone ni rouvrir l'application.
Pour l'utiliser :
Démarrez un enregistrement dans CoVet.
Verrouillez votre téléphone.
Autorisez CoVet à s'afficher lorsque votre téléphone est verrouillé. Sur Android, assurez-vous que les notifications pour CoVet sont activées.
Utilisez les commandes d'enregistrement sur l'écran de verrouillage pour mettre en pause votre enregistrement.
Sur iPhone, l'enregistrement apparaît directement sur l'écran de verrouillage. Sur les modèles compatibles, vous pouvez également voir l'état de votre enregistrement dans la Dynamic Island.
Remarque : Apple n'autorise pas les applications à démarrer un enregistrement directement depuis l'écran de verrouillage. Vous pouvez mettre en pause un enregistrement en cours depuis cet écran, mais pour le reprendre ou en démarrer un nouveau, vous devez retourner dans l'application.
Sur Android, CoVet s'affiche sous forme de notification sur l'écran de verrouillage, avec le nom du cas et la durée d'enregistrement en cours. Appuyez sur pause pour suspendre l'enregistrement, ou développez la notification pour accéder aux commandes de pause et d'arrêt.
Générer un Document à Partir de Vos Enregistrement(s)
Vous pouvez maintenant générer un document à partir de vos enregistrements audio en utilisant un modèle.
Les modèles sont au cœur de CoVet. Voyez-les comme un ensemble d'instructions qui indiquent à CoVet quel type de document créer.
Il existe plusieurs façons de générer un document, mais celle que vous utiliserez le plus souvent est l'ensemble des boutons Générer à partir de… situés en bas à droite de votre écran.
De gauche à droite, ces boutons sont :
Générer à partir de la Bibliothèque - Ce bouton vous permet de parcourir votre bibliothèque de modèles et de choisir le modèle que vous souhaitez utiliser pour ce cas.
Générer à partir des Favoris - Ce bouton génère simultanément tous les modèles que vous avez marqués comme favoris. Utilisez-le pour raccourcir votre flux de travail si vous avez tendance à générer plusieurs documents par cas. Par exemple, vous pouvez générer un dossier médical et un e-mail à la cliente en un seul clic.
Générer par défaut - Ce bouton génère instantanément un document à partir de votre modèle par défaut. Vous ne pouvez définir qu'un seul modèle par défaut, alors utilisez cette option pour accélérer votre flux de travail si vous utilisez le même modèle pour la plupart de vos cas.
Vous devez configurer vos modèles Favoris et/ou Par défaut pour que ces boutons fonctionnent correctement. Vous serez invité à le faire la première fois que vous cliquerez sur chacun d'eux. Pour en savoir plus sur l'organisation de vos modèles, consultez cette page.
Vous pouvez modifier ce bouton de raccourci pour qu'il génère soit votre modèle Par défaut, soit vos modèles Favoris. Cette option est accessible depuis votre page Paramètres.
Générer à partir de vos propres enregistrements uniquement
Sur un cas partagé, plusieurs membres de votre équipe peuvent ajouter des enregistrements, et tous sont pris en compte lors de la génération. Si vous souhaitez utiliser uniquement vos propres enregistrements, activez l'option Par défaut, utiliser uniquement mes enregistrements lors de la génération dans vos Paramètres, sous Paramètres d'enregistrement, juste en dessous de Activer Stop & Generate.
Une fois cette option activée, la génération utilise uniquement les enregistrements que vous avez réalisés et exclut ceux des autres membres de l'équipe.
À savoir | Comment Ça Marche |
Point de départ | Ce paramètre est désactivé pour tout le monde : rien ne change tant que vous ne l'activez pas vous-même. |
Ce que ça concerne | Les enregistrements uniquement. Les PDF, images et saisies textuelles ne sont jamais concernés par ce paramètre. |
Vos appareils | Ce paramètre est lié à votre compte et s'applique sur tous les appareils où vous utilisez CoVet. |
Dans le sélecteur d'entrées | Vos propres enregistrements sont présélectionnés. C'est un point de départ, pas un choix définitif : vous pouvez sélectionner ou désélectionner n'importe quel enregistrement avant de générer, et c'est toujours votre choix manuel qui s'applique. |
Cas sans aucun de vos enregistrements | Les enregistrements de vos collègues sont utilisés comme contexte, de sorte que la génération n'est jamais bloquée. |
Pour choisir les entrées cas par cas plutôt que de définir un paramètre par défaut, consultez Générer des rapports à partir d'entrées spécifiques.
Générer depuis la Bibliothèque - Sélectionnez vos modèles et cliquez sur Générer
Les raccourcis décrits ci-dessus permettent de contourner les étapes suivantes, mais voici comment utiliser l'option Générer depuis la Bibliothèque en détail.
Sélectionnez simplement vos modèles à l'aide de la case à cocher à droite, puis cliquez sur Générer en bas de la page.
N'oubliez pas que nos modèles sont répartis en 3 catégories : Rapports, Résumé et E-mail
Utilisez les onglets situés au-dessus de la liste de modèles pour passer d'une catégorie à l'autre. Les chiffres en bleu entre crochets indiquent combien de modèles correspondent à votre recherche dans chaque catégorie.
Depuis la bibliothèque, vous pouvez sélectionner plusieurs modèles à la fois pour générer plusieurs documents en une seule étape.
Consultez le document généré dans le fil du cas
Une fois le document généré, cliquez dessus dans le fil du cas (sous la zone d'enregistrement) pour en vérifier le contenu. La génération prend moins d'une minute, l'attente est donc très courte !
Vérifiez votre document pour vous assurer qu'il est complet et exact
N'hésitez pas à apporter des modifications directement dans CoVet.
Exporter Votre Document vers Votre Logiciel de Gestion de Clinique
Quand vous êtes prêt, consultez notre article sur comment exporter vos rapports vers votre logiciel de gestion de clinique, et le tour est joué !
CoVet est maintenant intégré à plusieurs logiciels de gestion de clinique, ce qui facilite encore l'exportation de vos documents. Consultez notre page Intégrations pour découvrir toutes les options disponibles.