C'est simple ! Suivez les étapes ci-dessous pour créer un dossier médical, qu'il s'agisse d'un dossier SOAP ou d'un e-mail à votre cliente.
Créez votre compte CoVet
Si ce n'est pas déjà fait, rendez-vous sur cette page pour créer votre compte et commencer un essai gratuit. Vous serez invité à personnaliser quelques paramètres lors de votre première connexion, puis redirigé vers l'écran des cas en cours.
La création de votre compte CoVet se fait via la page web indiquée ci-dessus. Vous pourrez ensuite accéder à CoVet depuis notre application mobile (Apple ou Android) ou depuis un navigateur web sur n'importe quel appareil. La procédure décrite ci-dessous est identique quel que soit l'appareil utilisé.
Enregistrez votre consultation
1. Depuis l'écran des cas du jour, cliquez sur le bouton + Nouveau Case pour commencer. Une fois le cas créé, cliquez dessus pour accéder à sa page.
2. Sur la page du cas, cliquez sur le bouton Nouvel enregistrement. CoVet commence à capter l'audio immédiatement.
3. Une fenêtre d'enregistrement s'affiche, indiquant la durée écoulée ainsi qu'une représentation visuelle de la forme d'onde audio en temps réel.
Conseil : Si vous devez travailler dans un autre onglet ou une autre application pendant l'enregistrement, sélectionnez l'icône de lecteur flottant à côté de l'enregistreur.
Une petite fenêtre d'enregistrement restera visible pour vous permettre de mettre en pause, de reprendre et de vérifier la durée d'enregistrement pendant que vous travaillez.
Vous pouvez désactiver le lecteur flottant en procédant comme suit :
Accédez aux paramètres d'enregistrement.
Désactivez l'option Ouvrir automatiquement le lecteur flottant lors du changement d'onglet.
Enregistrez les modifications. Elles s'appliquent à tous les cas.
Remarque importante : Lors de l'enregistrement d'une consultation avec une cliente, assurez-vous toujours d'obtenir son consentement au préalable.
Notez que vous pouvez accéder à certains paramètres clés depuis cette fenêtre d'enregistrement :
Vous pouvez ajouter une image (pratique lors d'un enregistrement sur appareil mobile si vous souhaitez prendre une photo rapidement)
Vous pouvez modifier vos paramètres audio, comme le périphérique d'entrée (c'est-à-dire le microphone) et la langue d'enregistrement.
Vous pouvez également gérer les patients associés à ce cas, ce qui est utile lors d'une consultation multi-patients. Pour en savoir plus, cliquez ici.
4. Enregistrez votre audio, puis appuyez sur Mettre en pause lorsque vous avez terminé.
CoVet est conçu pour capter les échanges naturels en salle de consultation. Il fonctionne très bien lors d'une consultation ordinaire, où la discussion alterne entre vous et la cliente. Pas d'inquiétude : CoVet identifie ce qui est médicalement pertinent et ne retient pas les informations sans intérêt clinique.
Vous pouvez également vous adresser directement à CoVet pour résumer un examen, de nouveaux résultats d'analyses ou tout autre élément d'information.
Vous pouvez mettre en pause et reprendre l'enregistrement d'un cas autant de fois que nécessaire. À chaque pause, une nouvelle entrée d'enregistrement apparaît dans le fil de contenu du cas, sous la zone d'enregistrement.
Par défaut, tous les enregistrements d'un cas sont pris en compte lors de la génération du document à l'étape suivante.
Dans certaines situations, vous pourriez souhaiter n'utiliser que certains enregistrements pour un document (par exemple, lors du résumé d'un appel téléphonique contenu dans un cas comportant plusieurs enregistrements antérieurs). Cliquez ici pour en savoir plus sur la génération à partir d'enregistrements sélectionnés uniquement.
Contrôlez Votre Enregistrement depuis l'Écran de Verrouillage
CoVet peut afficher votre enregistrement en cours sur l'écran de verrouillage de votre téléphone, ce qui vous permet de vérifier et de contrôler l'enregistrement de votre consultation sans déverrouiller votre téléphone ni rouvrir l'application.
Pour l'utiliser :
Démarrez un enregistrement dans CoVet.
Verrouillez votre téléphone.
Autorisez CoVet à s'afficher lorsque votre téléphone est verrouillé. Sur Android, assurez-vous que les notifications pour CoVet sont activées.
Utilisez les commandes d'enregistrement sur l'écran de verrouillage pour mettre en pause votre enregistrement.
Sur iPhone, l'enregistrement apparaît directement sur l'écran de verrouillage. Sur les modèles compatibles, vous pouvez également voir l'état de votre enregistrement dans le Dynamic Island.
Remarque : Apple n'autorise pas les applications à démarrer un enregistrement directement depuis l'écran de verrouillage. Vous pouvez mettre en pause un enregistrement en cours depuis cet écran, mais pour le reprendre ou en démarrer un nouveau, vous devez retourner dans l'application.
Sur Android, CoVet s'affiche sous forme de notification sur votre écran de verrouillage, indiquant le nom du cas et la durée de l'enregistrement en cours. Appuyez sur pause pour mettre l'enregistrement en pause, ou développez la notification pour accéder aux commandes de pause et d'arrêt.
Générer un document à partir de vos enregistrements
Vous pouvez maintenant générer un document à partir de vos enregistrements audio en utilisant un modèle.
Les modèles sont au cœur de CoVet. Voyez-les comme un ensemble d'instructions qui indiquent à CoVet quel type de document créer.
Il existe plusieurs façons de générer un document, mais celle que vous utiliserez le plus souvent repose sur les boutons Générer à partir de… situés en bas à droite de votre écran.
De gauche à droite, ces boutons sont :
Générer à partir de la Bibliothèque - Ce bouton vous permet de parcourir votre bibliothèque de modèles et de choisir celui que vous souhaitez utiliser pour ce cas.
Générer à partir des Favoris - Ce bouton génère en une seule action tous les modèles que vous avez marqués comme favoris. Utile si vous créez habituellement plusieurs documents par cas : par exemple, vous pouvez générer un dossier médical et un e-mail à la cliente en un seul clic.
Générer à partir du modèle Par défaut - Ce bouton génère immédiatement un document en utilisant votre modèle par défaut. Vous ne pouvez définir qu'un seul modèle par défaut, donc réservez cette option au modèle que vous utilisez pour la grande majorité de vos cas.
Vous devrez configurer vos modèles Favoris et/ou Par défaut pour que ces boutons fonctionnent correctement. Une invite devrait apparaître la première fois que vous cliquez sur chacun d'eux. Pour en savoir plus sur l'organisation de vos modèles, consultez cette page.
Vous pouvez configurer ce bouton de raccourci pour qu'il génère soit votre modèle Par défaut, soit vos modèles Favoris. Cette option est accessible depuis votre page Paramètres.
Générer depuis la Bibliothèque : Sélectionner vos modèles et cliquer sur Générer
Les raccourcis décrits ci-dessus permettent de passer directement les étapes suivantes. Voici toutefois comment utiliser l'option Générer depuis la Bibliothèque en détail.
Sélectionnez simplement votre ou vos modèles en cochant la case à Droite, puis cliquez sur Générer en bas de la page.
N'oubliez pas que nos modèles sont répartis en 3 catégories : Rapports, Résumé et E-mail
Utilisez les onglets situés au-dessus de la liste de modèles pour passer d'une catégorie à l'autre. Les chiffres en bleu entre crochets indiquent combien de modèles correspondent à votre recherche dans chaque catégorie.
Depuis la bibliothèque, vous pouvez sélectionner plusieurs modèles à la fois pour générer plusieurs documents en une seule étape.
Consultez votre document généré dans le fil du cas
Une fois le document généré, cliquez dessus dans le fil du cas (sous la zone d'enregistrement) pour en vérifier le contenu. La génération prend généralement moins d'une minute.
Vérifiez votre document pour vous assurer qu'il est complet et exact
N'hésitez pas à apporter des modifications directement dans CoVet.
Exportez votre document vers votre logiciel de gestion de clinique
Quand vous êtes prêt, consultez notre article sur l'exportation des rapports vers votre logiciel de gestion de clinique.
CoVet est désormais intégré à plusieurs systèmes de gestion vétérinaire, ce qui facilite l'exportation de vos documents. Consultez notre page Intégrations pour découvrir toutes les options disponibles.