En tant que gestionnaire de clinique ou responsable, vous pouvez regrouper les comptes CoVet de toute votre équipe. Cela offre plusieurs avantages, dont la centralisation de la facturation.
Avantages de créer une équipe pour votre clinique ou département
Créer une équipe dans CoVet permet de relier les comptes individuels de tous les membres de votre clinique ou département.
Créer une équipe vous permet de :
Collaborer sur des cas
Profiter pleinement des comptes Support gratuits pour les techniciens vétérinaires, infirmiers, assistants et représentants du service à la clientèle.
Partager facilement du contenu, comme des modèles et des extraits, à toute l'équipe.
Centraliser la facturation de toute l'équipe sur un seul compte et un seul mode de paiement.
Bonnes pratiques pour la configuration d'une équipe
Nous décrirons le processus étape par étape ci-dessous, mais il vaut la peine de réfléchir à l'organisation de votre équipe avant de commencer. Deux questions essentielles se posent : qui va créer et gérer l'équipe, et qui en fera partie.
Choisir qui doit créer et gérer votre équipe
Avant de démarrer la configuration, vous devez désigner un responsable d'équipe. Cette personne créera l'équipe depuis son compte CoVet, puis invitera les autres membres à la rejoindre.
Le responsable d'équipe est généralement un gestionnaire de clinique, un vétérinaire principal ou un propriétaire de clinique, notamment parce qu'il administrera les informations de paiement pour tous les comptes. Le choix vous appartient, car n'importe quel compte peut créer une équipe. Gardez toutefois à l'esprit que cette personne aura accès à des informations financières sensibles.
Il vous faudra ensuite déterminer si le responsable d'équipe devra gérer ses propres cas dans CoVet (par exemple, s'il est vétérinaire) ou s'il souhaite uniquement administrer l'équipe sans utiliser CoVet pour ses propres cas (par exemple, un gestionnaire de clinique).
Si le responsable d'équipe doit gérer ses propres cas dans CoVet (c'est-à-dire s'il est vétérinaire), son compte doit être en période d'essai gratuite ou correspondre à un abonnement payant Unlimited ou Essentials.
Si le propriétaire de l'équipe n'a pas besoin de gérer ses propres cas dans CoVet (par exemple, s'il est responsable de clinique), il doit convertir son compte en compte Support gratuit avant de commencer à constituer l'équipe.
La conversion en compte Support gratuit est simple. Si vous avez suivi notre processus d'intégration, votre compte est peut-être déjà un compte Support gratuit.
Qui devrait faire partie de l'équipe ?
Pour la grande majorité des cliniques, nous recommandons de créer une seule équipe et d'y ajouter tous les membres du personnel. Cela offre un maximum de flexibilité.
Si vous travaillez dans une clinique de grande taille, un centre de référé ou un établissement universitaire, vous pouvez envisager de créer plusieurs équipes, une par département.
Si vous souhaitez créer plusieurs équipes tout en centralisant la facturation, contactez notre équipe à l'adresse [email protected].
Facturation et cycles de facturation au niveau de l'équipe
Cycles de facturation mensuel et annuel
Tous les membres de l'équipe sont automatiquement alignés sur le même cycle de facturation, mensuel ou annuel, ce qui garantit une date de facturation commune.
À chaque date de facturation, un seul prélèvement et une seule facture sont émis pour votre compte, couvrant le paiement de tous les membres de l'équipe dont vous gérez la facturation.
Ajout d'un membre en cours de cycle de facturation.
Si un utilisateur rejoint l'équipe en cours de cycle, il est facturé au prorata pour la période restante. Un prélèvement et une facture distincts seront alors émis pour cet utilisateur pendant cette période proratisée.
À l'issue de cette première période proratisée, le nouvel utilisateur sera intégré à la facturation habituelle de l'équipe à la prochaine date de facturation.
Comment ajouter un membre à l'équipe
Avant d'ajouter des membres, vous devez d'abord créer votre équipe. Si ce n'est pas encore fait, consultez l'article suivant avant de poursuivre : Créer une équipe pour votre clinique ou votre département
Une fois votre équipe créée, suivez les étapes ci-dessous pour y ajouter des membres :
Étape 1 - Accédez à la page Équipe correspondant à l'équipe que vous venez de créer
Vous trouverez la page des équipes dans la barre latérale gauche Teams. Assurez-vous d'être sur l'onglet « My Teams » à Droite de la page, qui peut différer légèrement de l'onglet « Joined Teams » à Gauche.
Une fois sur cette page, cliquez sur le nom de l'équipe pour accéder à sa page dédiée.
Étape 2 - Cliquer sur le bouton pour ajouter un Nouveau Membre
Sur la page de l'équipe, cliquez sur le bouton « + Nouveau Membre » en haut à gauche.
Étape 3 - Indiquer qui ajouter et quel type de compte leur attribuer
Après avoir cliqué sur « + Nouveau Membre », une fenêtre contextuelle s'affiche :
Plusieurs choix sont à effectuer dans cet écran. Nous les détaillons ci-dessous, un par un.
Remarque : Les personnes que vous invitez doivent disposer d'un compte CoVet créé avec la même adresse e-mail que celle que vous avez utilisée ici.
L'invitation apparaît ensuite dans leur section Équipes, et son acceptation met à jour leur type de compte automatiquement.
Vous pouvez leur partager Accepter une invitation d'équipe pour qu'ils sachent exactement quoi faire.
Invitez les personnes souhaitées selon l'une des trois méthodes disponibles
Trois options sont disponibles :
Sélectionnez Inviter depuis une autre équipe (si la personne fait déjà partie d'une autre équipe que vous gérez).
Inviter par e-mail : vous pouvez choisir les options d'abonnement pour ce membre. Voir les détails ci-dessous.
Créer un lien d'invitation pour le partager via une autre plateforme : les membres qui rejoignent via ce lien règlent leur propre abonnement. Si vous souhaitez prendre en charge leurs frais, vous pouvez modifier les Paramètres de paiement ultérieurement depuis la page de l'équipe.
Inviter par e-mail
La façon la plus simple d'inviter des personnes est de passer par leur adresse e-mail. Par défaut, cette option apparaît en haut de l'écran.
Si vous invitez une seule personne à la fois, saisissez son adresse e-mail dans le champ en haut de l'écran, puis passez à l'étape suivante.
Si cette personne possède déjà un compte CoVet, veillez à utiliser l'adresse e-mail associée à ce compte.
Pour ajouter plusieurs utilisateurs en même temps, cliquez sur le bouton d'ajout afin de faire apparaître un nouveau champ où vous pouvez saisir une adresse e-mail supplémentaire. Continuez à cliquer sur le bouton "+" pour ajouter autant d'utilisateurs que nécessaire, à raison d'une adresse e-mail par champ.
Vous pouvez choisir le type de compte (Unlimited, Essentials, Support) pour chaque nouvel utilisateur à ajouter.
Définir la facturation pour ce compte
Dans la section Équipes de CoVet, vous pouvez inviter des utilisateurs, gérer des abonnements ou les annuler.
Si vous ajoutez un utilisateur qui possède déjà un compte CoVet :
Si vous souhaitez qu'il rejoigne votre équipe tout en continuant à payer son abonnement lui-même, c'est possible. Vous verrez alors cet écran où l'option "Payer pour cet utilisateur" est grisée et ne peut pas être modifiée :
Si vous souhaitez prendre en charge sa facturation :
Demandez-lui d'annuler son compte, puis souscrivez à nouveau pour lui via votre équipe.
Si vous souhaitez l'inviter dans l'équipe et régler son abonnement :
S'il est en période d'essai gratuit, vous pouvez gérer son abonnement en cliquant sur "Payer pour cet utilisateur". Vous aurez alors le choix entre "Payer maintenant" ou "Payer après l'essai gratuit" :
S'il n'est pas en période d'essai gratuit, seule l'option de paiement immédiat sera disponible.
Si vous ne souhaitez plus régler un abonnement actif :
Vous pouvez sélectionner « Annuler l'abonnement de cet utilisateur ». Si l'utilisateur bénéficie d'un essai gratuit, il conserve l'accès à toutes les fonctions de CoVet jusqu'à la fin de cet essai. S'il est abonné à un plan payant, son accès aux fonctions de CoVet est supprimé immédiatement :
