Gérer la configuration de l’équipe et les abonnements des membres

En tant que gestionnaire de clinique ou autre responsable, vous pouvez rassembler les comptes CoVet de toutes les personnes au sein d’une équipe. Cela présente de nombreux avantages, notamment une facturation centralisée.

Dans cet article

• Avantages de créer une équipe pour votre clinique ou service

• Aperçu des bonnes pratiques pour configurer une équipe

  • Décider qui doit créer/gérer l’équipe

  • Décider qui doit faire partie de l’équipe

• Fonctionnement de la facturation et des cycles de facturation au niveau de l’équipe

  • Cycles de facturation mensuels et annuels

  • Ajouter un membre en cours de cycle de facturation

• Comment ajouter un membre à l’équipe

  • Étape #1 – Accéder à la page de l’équipe que vous venez de créer

  • Étape #2 – Cliquer sur le bouton pour ajouter un nouveau membre

  • Étape #3 – Finaliser vos choix : personnes à ajouter et type de compte attribué

• Inviter la/les personne(s) souhaitée(s) selon l’une des deux méthodes

• Déterminer la gestion de la facturation pour ce compte

Avantages de créer une équipe pour votre clinique ou service

Créer une équipe dans CoVet présente plusieurs avantages, car cela relie efficacement les comptes individuels des membres de votre clinique ou service.

Créer une équipe vous permet de :

• Collaborer sur les dossiers cliniques
• Tirer pleinement parti des comptes Support gratuits pour les technicien·nes, infirmier·ères, assistant·es et agents du service à la clientèle.
• Partager facilement des contenus comme les Templates et les Snippets avec toute l’équipe.
• Centraliser la facturation de toute l’équipe sur un seul compte et un seul mode de paiement.

Aperçu des bonnes pratiques pour configurer une équipe

Nous détaillons plus bas le processus étape par étape, mais commencez par réfléchir à l’organisation de votre équipe. Deux points clés : qui créera/gérera l’équipe, et qui doit en faire partie.

Décider qui doit créer/gérer l’équipe

Avant de commencer, désignez la personne « propriétaire » de l’équipe. Elle créera l’équipe depuis son compte CoVet, puis invitera les autres membres à la rejoindre.

Il s’agit généralement d’un gestionnaire de clinique, d’un·e vétérinaire principal·e ou du/de la propriétaire de la pratique, car un avantage majeur consiste à gérer les informations de paiement pour tous les comptes. Le choix vous revient — n’importe quel compte peut créer une équipe — mais gardez à l’esprit que cette personne gèrera des informations sensibles de paiement.

Décidez ensuite si le/la propriétaire devra gérer ses propres cas dans CoVet (p. ex., vétérinaire) ou s’il/elle souhaite surtout administrer l’équipe sans gérer de cas (p. ex., gestionnaire de clinique).

Si le/la propriétaire doit gérer ses propres cas (c.-à-d. vétérinaire), son compte doit être en essai gratuit ou souscrit à un abonnement payant Unlimited ou Essentials.

S’il/elle n’a pas besoin de gérer des cas (c.-à-d. gestionnaire de clinique), son compte doit être converti en compte Support gratuit avant de commencer la création de l’équipe.

Décider qui doit faire partie de l’équipe

Dans la grande majorité des pratiques, nous recommandons de créer une seule équipe et d’y inclure tout le personnel de la clinique. C’est l’option la plus flexible.

Si vous travaillez dans une très grande clinique, un centre de référence ou un établissement universitaire, vous pouvez envisager de créer plusieurs équipes, une par service.

Fonctionnement de la facturation et des cycles de facturation au niveau de l’équipe

Cycles de facturation mensuels et annuels

Tous les membres de l’équipe sont automatiquement alignés sur le même cycle (mensuel ou annuel), ce qui garantit une date de facturation commune.

À chaque échéance, un seul débit et une seule facture couvrent le paiement pour tous les membres dont vous gérez la facturation.

Ajouter un membre en cours de cycle de facturation

Si un utilisateur rejoint l’équipe au milieu d’un cycle, il sera facturé au prorata pour la période restante. Une facture et un débit distincts seront alors émis pour cette période au prorata.

Après cette première période au prorata, le nouvel utilisateur sera intégré à la facturation habituelle de l’équipe à la prochaine échéance.

Comment ajouter un membre à l’équipe

Une fois votre équipe créée, suivez simplement les étapes ci-dessous pour ajouter des membres :

Étape #1 - Accéder à la page de l’équipe que vous venez de créer

Vous trouverez la page de l’équipe dans Mon compte > Équipes. Assurez-vous d’être sur l’onglet « Mes équipes » à droite de la page, qui peut différer de l’onglet « Équipes rejointes » à gauche. Cliquez ensuite sur le nom de l’équipe pour ouvrir sa page.

 Étape #2 - Cliquer sur le bouton pour ajouter un nouveau membre

Une fois sur la page de l’équipe, cliquez sur le bouton « + Nouveau membre » en haut à gauche.

Étape #3 - Finaliser vos choix : personnes à ajouter et type de compte attribué

Après avoir cliqué sur « + Nouveau membre », une fenêtre s’affiche comme ci-dessous :

Plusieurs choix seront à effectuer sur cet écran ; nous les expliquons un à un ci-dessous.

Inviter la/les personne(s) souhaitée(s) selon l’une des deux méthodes

La méthode la plus simple consiste à utiliser l’adresse courriel ; par défaut, ce choix apparaît près du haut de l’écran.

Si vous invitez une personne à la fois, saisissez simplement son adresse courriel dans le champ en haut de l’écran, puis passez à l’étape suivante.

Pour ajouter plusieurs utilisateurs en même temps, cliquez sur le bouton d’ajout pour afficher un deuxième champ et saisir une autre adresse. Continuez à cliquer sur « + » pour ajouter autant d’utilisateurs que nécessaire, une adresse par champ.

Déterminer la gestion de la facturation pour ce compte

Dans la section Équipes de CoVet, vous pouvez inviter des utilisateurs, payer des abonnements ou les annuler.

Si vous ajoutez un utilisateur qui possède déjà un compte CoVet :

• S’il rejoint votre équipe tout en continuant à payer lui-même, vous verrez cet écran où « Payer pour cet utilisateur » est grisé et vous ne pouvez pas le modifier :

Si vous souhaitez reprendre sa facturation :

• Demandez-lui d’annuler son abonnement, puis réabonnez-le via votre équipe. 
  

Si vous souhaitez l’inviter dans l’équipe et payer son compte :

• S’il est en essai gratuit, vous pouvez gérer son abonnement en cliquant sur « Payer pour cet utilisateur ». Vous pouvez choisir « Payer maintenant » ou « Payer après l’essai » :

• S’il n’est pas en essai gratuit, vous n’aurez que l’option « Payer maintenant ».

Si vous ne souhaitez plus payer un abonnement actif :

• Vous pouvez sélectionner « Annuler l’abonnement de cet utilisateur ». S’il est en essai gratuit, il conservera l’accès à toutes les fonctions CoVet jusqu’à la fin de l’essai. S’il s’agit d’un abonnement payant, l’accès aux fonctions CoVet sera retiré immédiatement :

 Pour en savoir plus sur les types d’abonnement et la facturation, consultez cet article.