Als kliniekmanager of andere leidinggevende kun je de CoVet-accounts van iedereen samenbrengen in één team. Dit heeft veel voordelen, waaronder gecentraliseerde facturatie.
In dit artikel
- Voordelen van het aanmaken van een team voor je kliniek of afdeling
- Bepalen hoe de facturatie voor dit account wordt afgehandeld
Voordelen van het aanmaken van een team voor je kliniek of afdeling
Een team aanmaken in CoVet biedt verschillende voordelen doordat het de individuele accounts van iedereen in je kliniek of afdeling met elkaar verbindt.
Een team aanmaken stelt je in staat om:
- Samen te werken aan dossiers
- Volledig gebruik te maken van gratis Supportaccounts voor teamleden zoals paraveterinairen, dierenartsassistenten en baliemedewerkers.
- Inhoud zoals Templates en Snippets eenvoudig te delen met het hele team.
- De facturatie voor het hele team te centraliseren op één account en betaalmethode.
Overzicht van best practices voor het opzetten van een team
We leggen hieronder stap voor stap uit hoe je dit proces voltooit, maar het is eerst goed om na te denken over hoe je je team wilt organiseren. Er zijn eigenlijk twee dingen om te overwegen: wie het team gaat aanmaken/beheren, en wie deel moet uitmaken van het team.
Bepalen wie het team moet aanmaken/beheren
Voordat je begint met het opbouwen van het team, moet je beslissen wie de “eigenaar” van het team wordt. Deze persoon maakt het team aan via zijn of haar CoVet-account en nodigt vervolgens de andere teamleden uit.
De teameigenaar is meestal een kliniekmanager, hoofddierenarts of praktijkhouder, aangezien een van de belangrijkste voordelen is dat deze persoon de betalingsgegevens voor alle accounts beheert. Elke gebruiker kan echter een team aanmaken — houd er alleen rekening mee dat deze persoon verantwoordelijk zal zijn voor gevoelige betalingsinformatie.
Bedenk vervolgens of de teameigenaar zelf dossiers moet beheren in CoVet (bijv. als dierenarts), of dat diegene alleen het team wil beheren maar zelf geen dossiers hoeft aan te maken (bijv. als kliniekmanager).
Als de teameigenaar zelf dossiers moet aanmaken in CoVet (dus een dierenarts is), moet hij of zij een account hebben dat momenteel in een gratis proefperiode zit of een betaald Unlimited- of Essentials-account heeft.
Als de teameigenaar zelf geen dossiers hoeft te beheren (bijv. een kliniekmanager), moet diegene zijn of haar account omzetten naar een gratis supportaccount voordat het team wordt aangemaakt.
Overschakelen naar een gratis supportaccount is eenvoudig – in feite is je account mogelijk al een supportaccount als je het onboardingproces hebt voltooid.
Bepalen wie deel moet uitmaken van het team
Voor de meeste praktijken raden we aan één enkel team te creëren en iedereen in de kliniek toe te voegen. Dit zorgt voor maximale flexibiliteit.
Als je in een grote kliniek, verwijzingscentrum of academische instelling werkt, kun je overwegen om meerdere teams te maken, bijvoorbeeld één per afdeling.
Als je besluit meerdere teams te maken maar toch gecentraliseerde facturatie wilt behouden, neem dan contact op met ons team via sales@co.vet.
Hoe facturatie en factureringscycli werken op teamniveau
Maandelijkse en jaarlijkse factureringscycli
Elk teamlid wordt automatisch gekoppeld aan dezelfde factureringscyclus, maandelijks of jaarlijks, zodat iedereen dezelfde facturatiedatum heeft.
Op elke facturatiedatum wordt één factuur en betaling uitgevoerd voor alle teamleden waarvan jij de facturatie beheert.
Een teamlid toevoegen halverwege de factureringscyclus
Wanneer een gebruiker halverwege een factureringsperiode wordt toegevoegd, wordt het bedrag naar rato berekend voor de resterende dagen van die periode. Er wordt in dat geval een aparte factuur aangemaakt voor deze gebruiker voor de pro-rataperiode.
Na deze eerste pro-rataperiode wordt de nieuwe gebruiker opgenomen in de reguliere teamfacturatie op de volgende facturatiedatum.
Hoe een teamlid toe te voegen
Voordat je teamleden kunt toevoegen, moet je eerst een team aanmaken! Als je dat nog niet hebt gedaan, bekijk dan eerst het volgende artikel voordat je verdergaat: Een team aanmaken voor je praktijk of afdeling.
Zodra je team is aangemaakt, volg je de onderstaande stappen om leden toe te voegen:
Stap #1 - Ga naar de teampagina van het zojuist aangemaakte team
Je vindt de teampagina onder Mijn account > Teams. Controleer of je kijkt onder het tabblad “Mijn teams” aan de rechterkant van de pagina, dit kan verschillen van het tabblad “Aangesloten teams” aan de linkerkant. Klik vervolgens op de teamnaam om de teampagina te openen.
Stap #2 - Klik op de knop om een nieuw lid toe te voegen
Op de teampagina klik je op de knop “+ Nieuw lid” linksboven op de pagina.
Stap #3 - Maak je keuzes over wie je toevoegt en welk type account deze gebruiker krijgt
Na het klikken op “+ Nieuw lid” verschijnt er een pop-up zoals hieronder:
Op dit scherm moet je een aantal keuzes maken. Hieronder leggen we die één voor één uit.
De persoon/personen uitnodigen met een van twee methoden
De eenvoudigste manier om iemand uit te nodigen is via hun e-mailadres. Standaard is deze optie bovenaan zichtbaar.
Als je één gebruiker tegelijk uitnodigt, vul dan gewoon hun e-mailadres in het veld bovenaan in en ga door naar de volgende stap.
Als deze gebruiker al een CoVet-account heeft, gebruik dan het e-mailadres dat gekoppeld is aan dat account.
Wil je meerdere gebruikers tegelijk toevoegen, klik dan op de knop om een extra veld te openen en voer daar het volgende e-mailadres in. Je kunt zoveel gebruikers toevoegen als nodig door steeds op de “+”-knop te klikken.
Bij gebruik van deze functie moeten alle gebruikers hetzelfde type account hebben (bijv. Unlimited, Essentials of Support).
Om meerdere gebruikers met verschillende accounttypen toe te voegen, voeg je ze in groepen toe: eerst alle gebruikers van één type, daarna de volgende groep.
Bepalen hoe de facturatie voor dit account wordt afgehandeld
Binnen het gedeelte Teams in CoVet kun je gebruikers uitnodigen, abonnementen beheren of opzeggen.
Als je een gebruiker toevoegt die al een CoVet-account heeft:
- Als je wilt dat ze lid worden van je team maar hun eigen betaling behouden, zul je dit scherm zien waar “Voor deze gebruiker betalen” is uitgeschakeld:
Als je hun facturatie wilt overnemen:
- Laat hen hun huidige abonnement annuleren en schrijf hen vervolgens opnieuw in via jouw team.
Als je hen wilt uitnodigen en voor hun account wilt betalen:
- Als ze in een proefperiode zitten, kun je hun abonnement beheren door op “Voor deze gebruiker betalen” te klikken. Je kunt kiezen tussen “Nu betalen” of “Betalen na proefperiode”:
- Als ze niet in een proefperiode zitten, kun je alleen direct betalen.
Als je niet langer voor een actief abonnement wilt betalen:
- Je kunt “Abonnement van deze gebruiker annuleren” selecteren. Als ze in een proefperiode zitten, behouden ze toegang tot CoVet tot het einde daarvan. Bij een betaald abonnement verliezen ze onmiddellijk de toegang.
Voor meer informatie over abonnementsvormen en facturatie, bekijk dit artikel.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren