Usare la funzione di chiamate integrate nell'app di CoVet è il modo più semplice e pratico per registrare e riassumere una telefonata, ma in questo articolo trova anche alcuni metodi alternativi.
Nota importante: la funzione di chiamata telefonica ha un limite di un'ora per chiamata e di quattro ore totali al giorno. La preghiamo di tenere conto di questi limiti quando utilizza questa funzione.
In questo articolo
Usare la funzione di chiamate integrate nell'app per chiamare un cliente direttamente da CoVet
La funzione di chiamate integrate nell'app di CoVet Le permette di chiamare i clienti direttamente dalla piattaforma, offrendo diversi vantaggi rispetto ai metodi tradizionali:
Comunicazione sicura e professionale – le chiamate avvengono su una linea sicura e può mostrare il numero di telefono della clinica sull'ID chiamante, mantenendo privato il suo numero personale.
Registrazione automatica della chiamata – entrambi i lati della conversazione vengono registrati, così nessun dettaglio importante va perso.
Integrazione immediata con il caso – una volta terminata la chiamata, la registrazione viene allegata automaticamente al caso CoVet corrispondente, per una consultazione rapida.
Verifica del numero di telefono della clinica per il Caller ID
Per visualizzare il numero di telefono della Sua clinica sul Caller ID durante le chiamate ai clienti, deve prima verificare il numero.
Configurare questa funzione è piuttosto semplice se la Sua linea telefonica squilla direttamente a una persona. Le basterà rispondere al telefono quando squilla e inserire il codice di convalida fornito da CoVet nell'app.
Se la Sua clinica dispone di un centralino automatico o di un menu telefonico, segua questi passaggi per verificare il numero:
1. Esegua una chiamata di prova per individuare la sequenza necessaria
Chiami il Suo stesso numero di telefono e individui la sequenza di tasti da premere per navigare nel menu telefonico fino a raggiungere una persona reale. Presti molta attenzione alla durata delle pause e, idealmente, prenda appunti su tutto questo (Le saranno utili nel passaggio successivo).
2. Configuri la chiamata di verifica in CoVet
Inserisca il numero della linea telefonica principale nel campo di testo principale quando Le viene richiesto di verificare un numero.
Quindi, utilizzi il campo di testo "Int." (interno) per inserire la sequenza necessaria affinché la chiamata automatica riesca a navigare nel menu telefonico e a raggiungere una persona reale, che è l'obiettivo finale di questo passaggio di verifica.
Vediamo due esempi di menu telefonico. Da notare che l'unico carattere speciale di cui potrebbe aver bisogno è la lettera "w": ogni "w" crea una pausa di 0,5 secondi e può utilizzarne quante ne desidera.
Esempio 1:
Se desidera che chi chiama venga collegato direttamente al Suo telefono da scrivania, dovrà far comporre il Suo interno, ad esempio 535, non appena il centralino automatico risponde.
In questo caso, inserisca 535 nel campo Int.. Questi numeri verranno composti immediatamente non appena la chiamata viene presa in carico, facendo squillare il Suo telefono da scrivania.
Esempio 2:
Se chi chiama deve prima premere "1" per l'italiano, attendere tre secondi e poi premere "0" per la Reception:
Inserisca 1wwwwww0 nel campo Int..
Il carattere
1simula la pressione del tasto "1" per l'italiano.I sei caratteri
wcreano una pausa di tre secondi prima di comporre lo0.
Se questo non funziona, provi a inserire ww1wwwwww0. Aggiungendo due caratteri w all'inizio si inserisce una pausa supplementare, che aiuta il sistema a registrare correttamente la pressione iniziale del tasto "1".
3. Completi la chiamata e inserisca il codice di convalida
Una volta inseriti il numero (e, se necessario, la sequenza dell'interno), dovrà assegnare un'etichetta a questo numero di telefono. Nella maggior parte dei casi sarà "Numero principale clinica" o una dicitura simile. Clicchi su "Salva" e verrà avviata una chiamata.
Sullo schermo, all'interno di CoVet, verrà visualizzato anche un codice di verifica. Quando la chiamata automatica appena avviata squilla e viene risposta da una persona, questa dovrà inserire il codice di verifica al telefono. Dovrebbe poi sentire un messaggio automatico che conferma l'avvenuta verifica.
Ora che ha un numero Caller ID verificato, può utilizzare la funzione di chiamate integrate nell'app, come mostrato nel video qui sotto!
Se un membro del Suo team ha già verificato il numero di telefono della clinica
Non è necessario verificare nuovamente il numero. Salti la schermata di verifica del numero di telefono e selezioni il numero già verificato sotto Caller ID al momento di effettuare una chiamata.
Il numero non comparirà nella pagina Impostazioni chiamate, ma sarà comunque disponibile per l'uso come Caller ID.
Nota: Lei e il Suo collega dovete appartenere allo stesso team all'interno di CoVet. Per utilizzare un numero verificato tra più team, contatti [email protected] per assistenza.
Utilizzo delle chiamate da cellulare
Se intende effettuare chiamate utilizzando il Suo telefono cellulare, dovrà anche aggiungere il Suo numero di telefono nel campo "Numero per raggiungerLa (non visibile al cliente)" nelle Impostazioni chiamate telefoniche. Questo è il numero che CoVet utilizzerà per collegarLa alla chiamata. Non sarà visibile al cliente.
Guardi il video qui sopra per vedere il flusso di lavoro completo dall'inizio alla fine, inclusi:
Verifica del numero dell'ID chiamante
Connessione e registrazione della chiamata
Generazione di un documento dalla chiamata registrata
Modifica delle impostazioni del telefono
Restare in chiamata mentre si naviga in CoVet
Una chiamata in-app non si interrompe più quando si lascia la schermata della chiamata. Se passa a un altro caso, apre le Impostazioni o si sposta in un'altra sezione di CoVet durante una chiamata, questa continua regolarmente e si riduce a un piccolo widget minimizzato sempre visibile, così sa sempre che la chiamata è ancora attiva.
Il widget minimizzato mostra il timer della chiamata, lo stato della chiamata e dei controlli rapidi:
Controllo | Cosa fa |
Muto | Attiva e disattiva il microfono. |
Espandi | Riapre la schermata completa della chiamata sul caso a cui appartiene. |
Termina chiamata | Termina la chiamata e chiude il widget. |
Altoparlante (mobile, chiamate Wi-Fi) | Reindirizza l'audio della chiamata all'altoparlante del telefono. Tocchi di nuovo per tornare all'auricolare. |
Su desktop il widget si trova nell'angolo in basso a Destra dello schermo. Su mobile appare come una finestra a comparsa dal basso. Il widget resta visibile mentre si passa da una pagina all'altra e si chiude automaticamente qualche secondo dopo la fine della chiamata.
Se una chiamata Wi-Fi perde momentaneamente la connessione, il widget mostra lo stato "Riconnessione in corso" e torna alla normalità non appena la chiamata si riconnette.
Chiamate telefoniche in Modalità Focus
Le chiamate telefoniche funzionano allo stesso modo in Modalità Focus. Se avvia una chiamata in Modalità Focus e poi se ne allontana, oppure passa alla modalità normale, la chiamata non si interrompe. Si riduce automaticamente a icona e può ripristinarla in qualsiasi momento per tornare alla schermata completa, sul caso corretto. Le chiamate avviate in modalità normale si comportano allo stesso modo quando entra in Modalità Focus.
Riassumere una chiamata telefonica (o una comunicazione di persona) senza usare le chiamate integrate nell’app
Se non può, o preferisce non usare la funzione di chiamate integrate nell’app, ci sono comunque diversi modi per registrare chiamate telefoniche e altre comunicazioni con i clienti. Il procedimento generale è lo stesso di una normale visita, ma dovrà usare un modello specifico e un paio di accorgimenti.
Personalizzare il messaggio di apertura con la propria voce
CoVet Le permette di registrare messaggi vocali personalizzati da far ascoltare ai clienti quando chiama, invece di usare il messaggio automatico predefinito che i clienti sentono all’avvio della chiamata.
Questo può rendere la chiamata più calorosa e familiare per il cliente, pur informandolo chiaramente che la conversazione verrà registrata.
Per impostare il Suo messaggio vocale di apertura personalizzato:
Vada su Impostazioni chiamate.
Clicchi sull'icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra per aprire le Impostazioni chiamate telefoniche.
Verifichi che l’opzione Usa messaggio vocale di apertura sia attiva.
Selezioni Usa una mia registrazione.
Clicchi su Avvia registrazione e registri il Suo messaggio di apertura personalizzato.
La registrazione può durare fino a 30 secondi.
In alternativa, può caricare un file audio. I formati supportati sono MP3 e WAV, con una durata massima di 30 secondi.
Al termine, clicchi su Salva modifiche.
Durante la registrazione può metterla in pausa o interromperla. Se in seguito desidera sostituire il messaggio, torni alle Impostazioni chiamate telefoniche e registri o carichi una nuova versione.
Suggerimento: Mantenga il messaggio breve, chiaro e professionale.
Ad esempio: "Buongiorno, sono la Dott.ssa Rossi e La chiamo tramite CoVet. Questa chiamata potrebbe essere registrata, in modo da poter riassumere accuratamente la nostra conversazione e includere i dettagli nella cartella clinica del Suo animale."
Ha bisogno di aiuto?
Se ha domande sulla funzione di chiamata telefonica, ci contatti all'indirizzo [email protected].