Le chiamate integrate nell'app sono il modo più semplice e pratico per registrare e riassumere una telefonata, ma questo articolo descrive anche alcuni metodi alternativi.

Nota importante: La funzione di chiamata ha un limite di un'ora per singola chiamata e quattro ore complessive al giorno. Tieni presenti questi limiti quando utilizzi questa funzione.

Chiamare un cliente direttamente da CoVet con le chiamate integrate nell'app

Le chiamate integrate nell'app di CoVet ti permettono di contattare i clienti direttamente dalla piattaforma, con alcuni vantaggi concreti rispetto ai metodi tradizionali:

Comunicazione sicura e professionale - Le chiamate avvengono su una linea protetta e puoi mostrare il numero della clinica sull'identificativo chiamante, mantenendo privato il tuo numero personale.
Registrazione automatica della chiamata - Entrambi i lati della conversazione vengono registrati con precisione, così nessun dettaglio importante va perso.
Integrazione immediata nel caso - Al termine della chiamata, la registrazione viene allegata automaticamente al caso CoVet corrispondente, per una consultazione rapida.

Verifica del numero di telefono della clinica per il Caller ID

Per visualizzare il numero della tua clinica sul Caller ID quando chiami i clienti, devi prima verificare il numero.

La configurazione è semplice se la linea telefonica squilla direttamente a una persona. Basta rispondere alla chiamata quando arriva e inserire il codice di verifica che CoVet fornisce nell'app.

Se la tua clinica utilizza un centralino automatico o un menu vocale, segui questi passaggi per verificare il numero:

1. Esegui una chiamata di prova per determinare la sequenza necessaria

Chiama il tuo stesso numero e identifica la sequenza di tasti da premere per navigare nel menu vocale fino a raggiungere una persona. Presta molta attenzione ai tempi di pausa e, idealmente, prendi appunti su tutto: ti serviranno nel passaggio successivo.

2. Configura la chiamata di verifica in CoVet

Inserisci il numero principale della linea telefonica nella casella di testo principale quando ti viene chiesto di verificare un numero.

Utilizza poi la casella di testo "Ext" (interno) per inserire la sequenza di tasti necessaria affinché la chiamata automatica possa navigare nel menu vocale e raggiungere una persona reale. Questo è l'obiettivo finale di questo passaggio di verifica.

Ecco due esempi con menu vocale. L'unico carattere speciale di cui potresti aver bisogno è la "w": ogni "w" crea una pausa di 0,5 secondi, e puoi usarne quante ne vuoi.

Esempio 1:

Se vuoi che una chiamata arrivi direttamente al tuo interno, ad esempio il 535, non appena risponde il menu automatico.

In questo caso, inserisci 535 nella casella Ext. Questi numeri verranno composti immediatamente dopo che la chiamata viene risposta, facendo squillare il tuo telefono.

Esempio 2:

Se il chiamante deve prima premere "1" per l'italiano, attendere tre secondi e poi premere "0" per la reception:

Inserisci 1wwwwww0 nella casella Ext.

Il 1 simula la pressione del tasto "1" per l'italiano.
I sei caratteri w creano una pausa di tre secondi prima di comporre lo 0.

Se questo non funziona, prova a inserire ww1wwwwww0. Aggiungere due caratteri w all'inizio introduce una pausa aggiuntiva, che aiuta il sistema a registrare correttamente il primo "1".

3. Completa la chiamata e inserisci il codice di verifica

Una volta inseriti il numero e, se necessario, la sequenza dell'interno, ti verrà chiesto di assegnare un'etichetta a questo numero. Nella maggior parte dei casi sarà "Numero principale della clinica" o simile. Clicca su "Salva" e la chiamata verrà avviata.

Sullo schermo di CoVet apparirà anche un codice di verifica. Quando la chiamata automatica appena avviata squillerà e verrà risposta da una persona, questa dovrà inserire quel codice di verifica nel telefono. Sentirà poi un messaggio automatico che conferma la riuscita della verifica.

Ora che hai un numero Caller ID verificato, puoi utilizzare la funzione Chiamate integrate nell'app come illustrato nel video qui sotto!

Se un collega del tuo team ha già verificato il numero di telefono della clinica

Dovrai comunque inserire il numero per utilizzarlo come Caller ID verificato, ma non riceverai alcuna chiamata e non sarà necessario inserire un codice di verifica. CoVet riconoscerà automaticamente che il numero è già stato verificato da un tuo collega e lo renderà subito disponibile per te.

Nota: tu e il tuo collega dovete far parte dello stesso team in CoVet affinché questo funzioni. Se desideri utilizzare un numero verificato su una clinica più grande con più team, contatta [email protected] per ricevere assistenza.

Guarda il video qui sopra per vedere il flusso di lavoro completo dall'inizio alla fine, inclusi:

Verifica del numero identificativo del chiamante
Connessione e registrazione della chiamata
Generazione di un documento dalla chiamata registrata
Modifica delle impostazioni telefoniche

Nota importante sul consenso alla registrazione:

Quando la chiamata viene connessa, il cliente sentirà un messaggio automatico che lo informa di essere in contatto con un veterinario e che la chiamata sarà registrata.

Le chiamate integrate nell'app funzionano per qualsiasi chiamata all'interno del paese, ma non sono disponibili per le chiamate internazionali.

Riepilogare una chiamata (o una comunicazione di persona) senza le chiamate integrate nell'app

Se non è possibile o si preferisce non utilizzare le chiamate integrate nell'app, esistono comunque diversi modi per registrare le chiamate e altre comunicazioni con i clienti. Il processo generale è lo stesso di una consulenza standard, ma è utile scegliere un modello specifico e seguire alcune indicazioni pratiche.

Personalizzare il Messaggio Introduttivo con la Propria Voce

CoVet ti permette di registrare un messaggio vocale personalizzato da far ascoltare ai clienti all'inizio della chiamata, al posto del messaggio automatico predefinito.

Questo rende la chiamata più familiare e accogliente per il cliente, informandolo comunque in modo chiaro che la conversazione sarà registrata.

Per configurare il tuo messaggio introduttivo personalizzato:

Vai a Impostazioni chiamata.
Clicca sull'icona a forma di ingranaggio in alto a destra per aprire le Impostazioni telefono.
Assicurati che Usa messaggio vocale introduttivo sia attivato.
Seleziona Usa la mia registrazione.
Clicca su Avvia registrazione e registra il tuo messaggio introduttivo personalizzato.
La registrazione può durare fino a 30 secondi.
È anche possibile caricare un file audio. I formati supportati sono MP3 e WAV, con una durata massima di 30 secondi.
Clicca su Salva modifiche al termine.

È possibile mettere in pausa o interrompere la registrazione durante la creazione. Per sostituire il messaggio in un secondo momento, torna a Impostazioni chiamate telefoniche e registra o carica una nuova versione.

Suggerimento: Mantieni il messaggio breve, chiaro e professionale.

Ad esempio: "Buongiorno, sono la dottoressa Smith e la contatto tramite CoVet. La chiamata potrebbe essere registrata per poter redigere un resoconto accurato della nostra conversazione e inserire le informazioni nella cartella clinica del suo animale."

Funzione di chiamata telefonica di CoVet