Å bruke CoVets innebygde ringefunksjon er den enkleste og mest praktiske måten å ta opp og oppsummere en telefonsamtale på, men denne artikkelen beskriver også noen alternative metoder.
Viktig merknad: Ringefunksjonen har en grense på én time per telefonsamtale og totalt fire timer per dag. Vennligst ha disse begrensningene i tankene når du bruker denne funksjonen.
Bruk av den innebygde ringefunksjonen for å ringe en kunde direkte fra CoVet
Den innebygde ringefunksjonen i CoVet lar deg ringe kunder direkte fra plattformen, og gir flere viktige fordeler sammenlignet med tradisjonelle metoder:
Sikker, profesjonell kommunikasjon – Samtaler gjøres over en sikker linje, og du kan vise klinikkens telefonnummer som avsender-ID, slik at ditt personlige nummer forblir privat.
Automatisk samtaleopptak – Begge sider av samtalen tas sømløst opp, slik at ingen viktige detaljer går tapt.
Umiddelbar caseintegrasjon – Når samtalen avsluttes, knyttes opptaket automatisk til den relevante CoVet-casen for enkel referanse.
Verifisering av klinikkens telefonnummer for avsender-ID
For å vise klinikkens telefonnummer som avsender-ID når du ringer kunder, må du først verifisere nummeret.
Dette er ganske enkelt å sette opp hvis telefonlinjen ringer direkte gjennom til en person. Ta bare telefonen når den ringer, og tast inn valideringskoden CoVet viser i appen.
Hvis klinikken din har en telefonmeny eller automatisk svarfunksjon, følg disse trinnene for å verifisere nummeret ditt:
1. Gjør et testanrop for å finne riktig tastesekvens
Ring ditt eget telefonnummer og finn ut hvilken rekkefølge av tastetrykk en person må gjøre for å navigere gjennom telefonmenyen slik at det ringer gjennom til en ekte person. Legg godt merke til timingen av pausene, og ta helst notater om alt dette (det hjelper i neste trinn).
2. Sett opp verifiseringssamtalen i CoVet
Skriv inn hovednummeret til klinikken i det primære tekstfeltet når du blir bedt om å verifisere et nummer.
Bruk deretter «Ext»-tekstfeltet (internnummer) til å programmere inn instruksjonene det automatiske anropet trenger for å navigere gjennom telefonmenyen slik at det kan ringe gjennom og en ekte person kan ta telefonen – det er sluttmålet du sikter mot med dette verifiseringstrinnet.
La oss bruke to eksempler på telefonmenyer. Merk at det ene spesialtegnet du kan trenge her er «w» – hver «w» skaper en pause på 0,5 sekunder, og du kan bruke så mange du vil.
Eksempel 1:
Hvis du vil at en innringer skal kobles direkte til bordtelefonen din, la dem taste ditt internnummer – for eksempel 535 – så snart den automatiske telefonmenyen svarer.
I dette tilfellet skriver du inn 535 i Ext-feltet. Disse tallene ringes umiddelbart når samtalen besvares, slik at bordtelefonen din ringer.
Eksempel 2:
Hvis en innringer først må trykke «1» for norsk, vente tre sekunder, og deretter trykke «0» for resepsjonen:
Skriv inn 1wwwwww0 i Ext-feltet.
1simulerer å trykke «1» for norsk.De seks
w-tegnene skaper en pause på tre sekunder før0ringes.
Hvis dette ikke fungerer, prøv å skrive inn ww1wwwwww0 i stedet. Ved å legge til to w-tegn i begynnelsen settes inn en ekstra pause, noe som bidrar til at systemet registrerer det første «1»-trykket korrekt.
3. Fullfør samtalen og tast inn valideringskoden
Når du har programmert inn nummeret ditt (og eventuelt internnummer-strengen), må du skrive inn en etikett for dette telefonnummeret. I de fleste tilfeller vil det være «Klinikkens hovednummer» eller noe lignende. Klikk «Lagre» så vil en samtale bli igangsatt.
En verifiseringskode vil også vises på skjermen din i CoVet. Når det automatiske anropet som nettopp ble igangsatt ringer gjennom og blir besvart av en person, må vedkommende taste inn verifiseringskoden på telefonen. De vil deretter høre en automatisk melding som bekrefter at verifiseringen var vellykket.
Nå som du har et verifisert avsender-ID-nummer, kan du bruke den innebygde ringefunksjonen som vist i videoen nedenfor!
Hvis noen i teamet ditt allerede har verifisert klinikkens telefonnummer
Du må fortsatt skrive inn nummeret for å bruke det som et verifisert avsender-ID-nummer, men du vil ikke motta en telefonsamtale og du trenger ikke å taste inn en verifiseringskode. CoVet vil automatisk gjenkjenne at nummeret allerede er verifisert av teammedlemmet ditt, og det vil umiddelbart bli tilgjengelig for deg.
Merk, du og teammedlemmet ditt må være på samme team i CoVet for at dette skal fungere. Hvis du ønsker å distribuere et validert telefonnummer på tvers av en større klinikk med flere team, vennligst kontakt [email protected] for hjelp.
Se videoen ovenfor for å se den komplette arbeidsflyten fra start til slutt, inkludert:
Verifisering av avsender-ID-nummeret
Tilkobling og opptak av samtalen
Generering av et dokument fra den innspilte samtalen
Endring av telefoninnstillinger
Viktig merknad om samtykke til opptak:
Når samtalen kobles til på kundens side, vil de høre en automatisk melding som forteller dem at de kobles til en veterinær, og som også informerer om at samtalen vil bli tatt opp.
Den innebygde ringefunksjonen fungerer for samtaler hvor som helst innenfor ditt land, men internasjonale samtaler er ikke mulig.
Oppsummering av en telefonsamtale (eller personlig kommunikasjon) uten den innebygde ringefunksjonen
Hvis du ikke kan, eller velger å ikke bruke den innebygde ringefunksjonen, finnes det fortsatt noen forskjellige måter å ta opp telefonsamtaler og annen kundekommunikasjon på. Den generelle prosessen er den samme som du ville brukt for en vanlig konsultasjon, men du bør bruke en spesifikk mal og et par triks.
Tilpasse intromeldingen med din egen stemme
CoVet lar deg ta opp personlige talemeldinger når du ringer kunder, i stedet for å bruke den automatiske standardmeldingen kunden hører når samtalen kobles til.
Dette kan bidra til at samtalen føles varmere og mer kjent for kundene, samtidig som de tydelig informeres om at samtalen vil bli tatt opp.
Slik setter du opp din egne stemmeintro:
Gå til Samtaleinnstillinger.
Klikk på tannhjulikonet i øvre høyre hjørne for å åpne Telefonsamtaleinnstillinger.
Sørg for at Bruk stemmeintro er slått på.
Velg Bruk mitt eget opptak.
Klikk Start opptak og ta opp din personlige intromelding.
Opptaket kan være opptil 30 sekunder langt.
Du kan også laste opp en lydfil i stedet. Støttede filtyper er MP3 og WAV, med en maksimal lengde på 30 sekunder.
Klikk Lagre endringer når du er ferdig.
Du kan sette på pause eller stoppe opptaket mens du lager det. Hvis du vil erstatte meldingen senere, gå tilbake til Telefonsamtaleinnstillinger og ta opp eller last opp en ny versjon.
Tips: Hold meldingen kort, tydelig og profesjonell.
For eksempel: «Hei, dette er dyrlege Olsen som ringer via CoVet. Denne samtalen kan bli tatt opp slik at jeg kan gi et nøyaktig sammendrag av vår samtale og inkludere detaljene i dyrets journal.»