Samtal direkt i appen är det enklaste och smidigaste sättet att spela in och sammanfatta ett telefonsamtal i CoVet, men den här artikeln går också igenom några alternativa metoder.
Viktigt att veta: Funktionen för telefonsamtal har en gräns på en timme per samtal och totalt fyra timmar per dag. Tänk på det här när du använder funktionen.
I den här artikeln
Så ringer du en kund direkt från CoVet med samtal direkt i appen
Med samtal direkt i appen kan du ringa kunder direkt från plattformen. Funktionen ger flera fördelar jämfört med traditionella metoder:
Säker, professionell kommunikation – Samtalen går via en säker linje, och du kan visa klinikens telefonnummer som nummerpresentation så att ditt privata nummer förblir dolt.
Automatisk samtalsinspelning – Båda sidor av samtalet spelas in så att ingen viktig information går förlorad.
Instant integration med konsultationen – När samtalet avslutas kopplas inspelningen automatiskt till rätt konsultation i CoVet, redo att användas vid behov.
Verifiera klinikens telefonnummer för nummerpresentation
För att visa klinikens telefonnummer vid nummerpresentation när du ringer kunder måste du först verifiera numret.
Att ställa in detta är ganska enkelt om din telefonlinje går direkt till en person. Svara helt enkelt när telefonen ringer och ange den valideringskod som CoVet visar i appen.
Om din klinik har en telefonväxel eller automatisk telefonsvarare, följ dessa steg för att verifiera ditt nummer:
1. Gör ett testsamtal för att ta reda på rätt knappsekvens
Ring ditt eget telefonnummer och ta reda på vilken sekvens av knapptryckningar som krävs för att navigera i telefonväxeln så att samtalet kopplas vidare till en verklig person. Var uppmärksam på hur länge pauserna är, och anteckna gärna hela förloppet (det underlättar i nästa steg).
2. Ställ in verifieringssamtalet i CoVet
Ange klinikens huvudnummer i det första textfältet när du ombeds verifiera ett nummer.
Använd sedan textfältet "Anknytning" för att ange de knapptryckningar som det automatiska samtalet behöver göra för att navigera i telefonväxeln så att det kopplas fram till en verklig person som kan svara, det är målet med det här verifieringssteget.
Låt oss gå igenom två exempel på telefonväxlar. Observera att det enda specialtecknet du kan behöva här är "w", varje "w" skapar en paus på 0,5 sekunder, och du kan använda så många du vill.
Exempel 1:
Om du vill att den som ringer ska kopplas direkt till din bordstelefon, låt dem slå din anknytning, till exempel 535, så snart den automatiska telefonväxeln svarar.
Ange i så fall 535 i fältet Anknytning. Dessa siffror slås direkt när samtalet besvaras, vilket gör att din bordstelefon ringer.
Exempel 2:
Om den som ringer först behöver trycka "1" för svenska, vänta tre sekunder och sedan trycka "0" för reception:
Ange 1wwwwww0 i fältet Anknytning.
1simulerar att man trycker "1" för svenska.De sex
w-tecknen skapar en paus på tre sekunder innan "0" slås.
Om detta inte fungerar, prova istället att ange ww1wwwwww0. Genom att lägga till två w-tecken i början får du in en extra paus, vilket hjälper systemet att korrekt registrera den inledande "1."
3. Slutför samtalet och ange din valideringskod
När du har angett numret (och eventuell anknytningssträng) behöver du ange en etikett för telefonnumret. I de flesta fall blir det "Klinikens huvudnummer" eller liknande. Klicka på "Spara" så startas ett samtal.
En verifieringskod visas också på din skärm i CoVet. När det automatiska samtalet som just startades kopplas fram och besvaras av en person behöver de ange den verifieringskoden i telefonen. De bör sedan höra ett automatiskt meddelande som bekräftar att verifieringen lyckades.
Nu när du har ett verifierat nummer för nummerpresentation kan du använda funktionen Samtal direkt i appen enligt videon nedan!
Om någon i ditt team redan har verifierat klinikens telefonnummer
Då behöver du inte verifiera numret igen. Hoppa över skärmen för verifiering av telefonnummer och välj det redan verifierade numret under Nummerpresentation när du ringer.
Numret visas inte på sidan för samtalsinställningar, men det går ändå att använda som din nummerpresentation.
Obs: Du och din kollega måste tillhöra samma team i CoVet. Om du vill använda ett verifierat nummer i flera team, kontakta [email protected] för hjälp.
Att ringa via mobiltelefon
Om du planerar att ringa samtal via din mobiltelefon behöver du också lägga till ditt telefonnummer i fältet "Nummer där du nås (visas inte för kunden)" under Inställningar för telefonsamtal. Det är det nummer som CoVet använder för att koppla dig till samtalet. Det visas aldrig för kunden.
Titta på videon ovan för att se hela arbetsflödet från början till slut, inklusive:
Verifiera uppringarens nummer
Koppla upp och spela in samtalet
Skapa ett dokument utifrån det inspelade samtalet
Ändra telefoninställningar
Fortsätt vara i ett samtal medan du navigerar i CoVet
Ett samtal i appen försvinner inte längre när du lämnar samtalsskärmen. Om du går till en annan konsultation, öppnar Inställningar eller rör dig till en annan del av CoVet under ett samtal fortsätter samtalet att pågå och minimeras till en liten samtalsruta som alltid syns, så att du vet att samtalet är igång.
Den minimerade rutan visar samtalstimer, samtalsstatus och snabbkontroller:
Kontroll | Vad den gör |
Ljud av | Stänger av och slår på mikrofonen. |
Maximera | Öppnar den fullständiga samtalsskärmen igen, på den konsultation samtalet tillhör. |
Avsluta samtal | Avslutar samtalet och stänger rutan. |
Högtalare (mobil, Wi-Fi-samtal) | Skickar samtalsljudet till telefonens högtalare. Tryck igen för att gå tillbaka till lursystemet. |
På datorn ligger rutan i nedre högra hörnet av skärmen. På mobilen visas den som ett fält längst ner. Rutan följer med dig mellan sidorna och stängs automatiskt några sekunder efter att samtalet har avslutats.
Om ett Wi-Fi-samtal tappar anslutningen för en stund visar rutan statusen "Återansluter" och återgår till det normala läget så snart samtalet kopplas upp igen.
Telefonsamtal i fokusläge
Telefonsamtal fungerar på samma sätt i fokusläge. Om du startar ett samtal i fokusläge och sedan lämnar det, eller växlar till vanligt läge, avbryts inte samtalet. Det minimeras automatiskt, och du kan maximera det igen för att komma tillbaka till den fullständiga samtalsvyn för rätt konsultation. Samtal som startas i vanligt läge beter sig på samma sätt när du går in i fokusläge.
Sammanfatta ett telefonsamtal (eller fysiskt möte) utan funktionen för samtal direkt i appen
Om du inte kan, eller inte vill, använda funktionen för samtal direkt i appen finns det ändå flera sätt att dokumentera telefonsamtal och annan kommunikation med kunder. Tillvägagångssättet är i stort sett detsamma som för en vanlig konsultation, men du behöver använda en specifik mall och några enkla knep.
Anpassa introduktionsmeddelandet med din egen röst
Med CoVet kan du spela in ett personligt röstmeddelande som spelas upp när du ringer kunder, istället för det automatiska standardmeddelandet som annars hörs när samtalet kopplas.
Det kan göra samtalet kännas varmare och mer personligt för kunden, samtidigt som det tydligt framgår att samtalet spelas in.
Så här ställer du in ditt eget röstmeddelande:
Gå till Samtalsinställningar.
Klicka på kugghjulsikonen uppe i höger hörn för att öppna Inställningar för telefonsamtal.
Se till att Använd röstintroduktion är aktiverat.
Välj Använd min egen inspelning.
Klicka på Starta inspelning och spela in ditt personliga introduktionsmeddelande.
Inspelningen kan vara upp till 30 sekunder lång.
Du kan också ladda upp en ljudfil istället. Filformaten MP3 och WAV stöds, med en maxlängd på 30 sekunder.
Klicka på Spara ändringar när du är klar.
Du kan pausa eller avbryta inspelningen medan du spelar in. Om du vill byta ut meddelandet senare går du tillbaka till Inställningar för telefonsamtal och spelar in eller laddar upp en ny version.
Tips: Håll meddelandet kort, tydligt och professionellt.
Till exempel: "Hej, det här är Dr. Smith som ringer via CoVet. Det här samtalet kan komma att spelas in så att jag kan sammanfatta vårt samtal korrekt och lägga till uppgifterna i ditt djurs journal."
Behöver du hjälp?
Om du har frågor om funktionen för telefonsamtal, kontakta oss på [email protected].