Como administrador de la clínica u otro responsable, puedes reunir las cuentas de CoVet de todos en un equipo. Esto aporta muchos beneficios, incluida la facturación centralizada.
En este artículo
- Beneficios de crear un equipo para tu clínica o departamento
Resumen de buenas prácticas para la configuración del equipo
Cómo funcionan la facturación y los ciclos de facturación a nivel de equipo
Invitar a la(s) persona(s) deseada(s) mediante uno de dos métodos
- Decidir cómo se gestionará la facturación de esta cuenta
Beneficios de crear un equipo para tu clínica o departamento
Crear un equipo en CoVet ofrece varias ventajas, ya que conecta de forma eficaz las cuentas individuales de todas las personas de tu clínica o departamento.
Crear un equipo te permite:
- Colaborar en los casos
- Aprovechar al máximo las cuentas de Soporte gratuitas para perfiles como técnicos/as veterinarios/as, enfermeros/as, auxiliares y agentes de atención al cliente.
- Compartir contenido como Templates y Snippets fácilmente con todo el equipo.
- Centralizar la facturación de todo el equipo en una sola cuenta y método de pago.
Resumen de buenas prácticas para la configuración del equipo
A continuación explicamos el proceso paso a paso, pero primero conviene pensar cómo organizarás tu equipo. Hay dos decisiones principales: quién creará/será propietario del equipo y quién debe integrarlo.
Decidir quién debe crear/ser propietario del equipo
Antes de empezar, elige a la persona que será el “propietario” del equipo. Creará el equipo desde su cuenta de CoVet y, a continuación, invitará al resto de miembros.
Normalmente el propietario del equipo es un administrador de la clínica, un veterinario principal o el titular de la práctica, ya que una de las ventajas clave es administrar los pagos de todas las cuentas. En cualquier caso, cualquier cuenta puede crear un equipo; solo ten en cuenta que esa persona gestionará información de pago sensible.
Lo siguiente es decidir si el propietario del equipo necesitará gestionar sus propios casos en CoVet (p. ej., si es veterinario) o si solo administrará el equipo sin llevar casos (p. ej., un administrador de la clínica).
Si el propietario del equipo necesita gestionar sus propios casos en CoVet (es decir, es veterinario), debe tener una cuenta en periodo de prueba gratuito o una suscripción de pago Unlimited o Essentials.
Si el propietario no necesita gestionar casos (p. ej., administrador de la clínica), debe convertir su cuenta en una cuenta de Soporte gratuita antes de empezar a crear el equipo.
Convertir la cuenta a Soporte gratuito es sencillo; de hecho, es posible que tu cuenta ya sea de Soporte si completaste nuestro proceso de incorporación.
Decidir quién debe formar parte del equipo
Para la gran mayoría de las clínicas recomendamos crear un único equipo e incluir a todo el personal. Esto ofrece la máxima flexibilidad.
Si trabajas en una clínica muy grande, un centro de referencia o una institución académica, puedes plantearte crear varios equipos, uno para cada departamento.
Si decides que necesitas varios equipos pero quieres mantener la facturación centralizada, ponte en contacto con nosotros escribiendo a sales@co.vet.
Cómo funcionan la facturación y los ciclos de facturación a nivel de equipo
Ciclos de facturación mensuales y anuales
Todos los miembros del equipo se alinean automáticamente en el mismo ciclo de facturación, mensual o anual, asegurando una fecha de cobro unificada.
En cada fecha de facturación se emite un único cargo y una sola factura a tu cuenta, que cubren el pago de todos los miembros del equipo cuya facturación administras.
Añadir un miembro del equipo a mitad del ciclo de facturación
Si un usuario se une a mitad de ciclo, se le facturará de forma prorrateada por el periodo restante. Por ello, se emitirá un cargo y una factura independientes para ese usuario durante el periodo prorrateado.
Tras ese periodo inicial prorrateado, el nuevo usuario quedará incluido en la facturación regular del equipo en la siguiente fecha de facturación.
Cómo añadir un miembro del equipo
Antes de añadir miembros, primero debes crear tu equipo. Si aún no lo has hecho, revisa este artículo antes de retomar el proceso: Crear un equipo para tu clínica o departamento
Una vez creado tu equipo, sigue estos pasos para añadir miembros:
Paso #1 - Ve a la página del equipo que acabas de crear
Encontrarás la página del equipo en Mi cuenta > Equipos. Asegúrate de estar en la pestaña “Mis equipos” en el lado derecho de la página, que puede ser distinta de “Equipos a los que me uní” en el lado izquierdo. Una vez allí, haz clic en el nombre del equipo para entrar en su página.
Paso #2 - Haz clic en el botón para añadir un nuevo miembro
En la página del equipo, haz clic en el botón “+ Nuevo miembro” cerca de la parte superior izquierda.
Paso #3 - Completa tus selecciones: a quién añadir y qué tipo de cuenta tendrá
Después de hacer clic en “+ Nuevo miembro”, verás una ventana emergente como esta:
En esta pantalla tendrás que tomar varias decisiones clave, que resumimos a continuación una por una.
Invitar a la(s) persona(s) deseada(s) mediante uno de dos métodos
La forma más sencilla de invitar gente es a través de su dirección de correo electrónico; por defecto, esta opción aparece en la parte superior de la ventana.
Si vas a invitar a un usuario a la vez, escribe su correo electrónico en el campo superior y pasa al siguiente paso.
Si esa persona ya tiene una cuenta de CoVet, asegúrate de usar la misma dirección de correo que tiene asociada a su cuenta.
Para añadir varias personas a la vez, haz clic en el botón de añadir para mostrar otro campo donde introducir otra dirección. Puedes añadir tantas personas como necesites haciendo clic en “+”, una dirección por campo.
Al usar esta función, todos los usuarios añadidos en el mismo lote deben tener el mismo tipo de cuenta (p. ej., Unlimited, Essentials o Support).
Para añadir varios usuarios con tipos de cuenta diferentes, hazlo por grupos: primero añade a los de un tipo y después al siguiente grupo con otro tipo.
Decidir cómo se gestionará la facturación de esta cuenta
Dentro del área de Equipos de CoVet, puedes invitar usuarios, pagar suscripciones o cancelarlas.
Si estás añadiendo a un usuario que ya tiene una cuenta de CoVet:
- Si quieres que se una a tu equipo pero que siga pagando por su cuenta, verás esta pantalla donde “Pagar por este usuario” aparece en gris y no se puede modificar:
Si quieres asumir su facturación:
- Pídele que cancele su cuenta y, a continuación, vuelve a suscribirlo desde tu equipo.
Si quieres invitarlo al equipo y pagar su cuenta:
- Si está en una prueba gratuita, puedes gestionar su suscripción haciendo clic en “Pagar por este usuario”. Puedes elegir “Pagar ahora” o “Pagar después de la prueba”:
- Si no está en prueba gratuita, solo tendrás la opción de pagar ahora.
Si ya no quieres pagar por una suscripción activa:
- Puedes seleccionar “Cancelar la suscripción de este usuario”. Si está en prueba gratuita, mantendrá el acceso a todas las funciones de CoVet hasta que termine la prueba. Si tiene una suscripción de pago, perderá el acceso a las funciones de CoVet de forma inmediata:
Para más información sobre tipos de suscripción y facturación, consulta este artículo.
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