Certains groupes vétérinaires paient les abonnements CoVet de leurs membres de manière centralisée, via un seul abonnement au niveau de l'organisation. Cet article explique le fonctionnement des licences facturées de façon centralisée, qui peut les gérer, et ce que les membres peuvent faire.

Une organisation facturée de façon centralisée paie les abonnements de ses membres via un seul abonnement qui couvre toutes ses équipes et tous ses sites. Chaque licence payante correspond à un forfait Essentials ou Unlimited.

Lorsqu'une licence payante n'est plus assignée à personne, elle reste sur la facture de l'organisation en tant que licence disponible, jusqu'à la date de renouvellement de l'organisation. Un gestionnaire autorisé peut assigner cette licence disponible à un autre membre pendant cette période. Si la licence disponible n'est toujours pas utilisée au moment du renouvellement, elle est retirée de la prochaine facture.

Retirer une personne d'une équipe, ou supprimer une équipe, ne libère pas automatiquement sa licence au niveau de l'organisation. Une licence devient disponible lorsqu'un gestionnaire arrête de payer pour ce membre, le fait passer en Support, ou le retire de l'organisation.

Les licences disponibles fonctionnent de la même façon pour tous les propriétaires d'abonnement. Pour les règles générales, consultez Gestion des licences et des licences disponibles de votre abonnement.

Un gestionnaire d'entreprise peut ajouter des gestionnaires de sièges d'organisation dans Paramètres d'entreprise, sous Gestionnaires de sièges d'organisation, en sélectionnant Ajouter un gestionnaire de sièges.

Le fait d'être propriétaire d'une équipe ne donne pas, à lui seul, accès à la facturation ou à la gestion des sièges de l'organisation.

Les changements de cycle de facturation de l'organisation, ainsi que les résiliations, sont pris en charge par CoVet. Contactez votre représentant CoVet ou écrivez à [email protected].

La carte Sièges liste les membres de l'organisation et les sièges disponibles, avec un résumé du nombre de membres et de sièges disponibles pour l'ensemble des équipes.

Chaque membre affiche l'état actuel de sa place : son forfait, une date de fin d'essai, expiré, annulé, Support ou payé ailleurs. Les membres avec une place ont un bouton Gérer. Les membres sans place, ainsi que les places disponibles, ont un bouton Attribuer.

Les gestionnaires Entreprise peuvent aussi gérer un membre depuis le tableau des utilisateurs Entreprise : sélectionnez le membre, ouvrez le menu, puis choisissez Gérer l'abonnement des membres.

Pour offrir à un membre une place payée par l'organisation :

Si une place disponible existe déjà sur le même forfait, CoVet la réutilise automatiquement, pour éviter à l'organisation de payer une place supplémentaire.

Les gestionnaires autorisés peuvent modifier le forfait d'un membre payé par l'organisation :

La confirmation indique toujours quand le changement prend effet, avant que vous ne validiez.

Si un membre n'a plus besoin d'un accès payant, un gestionnaire autorisé peut convertir son compte en Support. La conversion en Support prend effet immédiatement.

Le poste payant du membre devient un poste disponible, réattribuable jusqu'à la date de renouvellement de l'organisation. Les abonnements des autres membres ne sont pas affectés.

Si un membre passe en Support pendant un essai gratuit, l'essai continue de se dérouler normalement, et il peut annuler ce changement tant que l'essai est en cours.

Retirer quelqu'un de l'organisation met fin immédiatement à l'accès fourni par celle-ci.

S'il occupait un poste payant, ce poste reste sur la facture de l'organisation en tant que poste disponible jusqu'au renouvellement, et un gestionnaire autorisé peut l'attribuer à un autre membre. Si personne n'utilise ce poste disponible avant le renouvellement, il disparaît de la facture.

De nouveaux membres peuvent rejoindre l'organisation pendant un essai gratuit. Lorsque le contact de facturation, un gestionnaire Entreprise ou un gestionnaire de postes de l'organisation invite un membre ou ouvre sa fiche, il peut choisir quand le paiement commence : maintenant ou à la fin de l'essai. L'option à la fin de l'essai est sélectionnée par défaut, et le poste payant est ajouté à la facture de l'organisation lorsque l'essai se termine.

Personne n'est automatiquement placé sur un poste payé par l'organisation simplement parce qu'il en fait partie. Quelqu'un doit faire ce choix pour lui.

Si la personne invitée a déjà un abonnement actif ou un essai en cours, ce choix ne s'applique pas, et l'organisation n'est pas facturée.

Les membres peuvent activer eux-mêmes une licence payée par leur organisation en sélectionnant Activer le plan. Le plan démarre immédiatement sur l'abonnement de l'organisation.

Un gestionnaire d'entreprise peut désactiver cette option grâce au paramètre Les membres peuvent activer leur propre licence dans les Paramètres d'entreprise. Lorsque cette option est désactivée, les membres voient un message leur demandant de contacter le gestionnaire de leur organisation pour activer leur plan.

Si votre organisation paie votre abonnement, vous ne voyez ni les prix ni les options de facturation. Vous pouvez tout de même consulter votre abonnement depuis Mon compte > Abonnement et facturation.

Lorsque cette option est disponible, vous pouvez changer votre propre plan ou passer à Support depuis Gérer l'abonnement. Un changement déjà programmé peut bloquer d'autres modifications tant qu'il n'a pas pris effet.

Si vous payez déjà pour un abonnement personnel, vous le gérez vous-même.

Le contact de facturation de l'organisation peut consulter ses factures, ses informations de paiement, le montant et la date du prochain prélèvement ainsi que la date de renouvellement depuis la page Abonnement et facturation, en utilisant Voir les factures.

Les modifications du cycle de facturation de l'organisation et les résiliations sont gérées par CoVet. Contactez votre représentant de compte CoVet ou envoyez un e-mail à [email protected].