Casussen importeren via de Provet-integratie

Om nieuwe afspraken uit je Provet-agenda op elk moment binnen te halen, gebruik je de knop Import PMS Cases. Deze paarse knop staat rechtsboven op de Cases-pagina.

Als je op Import PMS Cases klikt, worden nieuwe afspraken handmatig uit Provet opgehaald en worden bijbehorende dossiers in CoVet aangemaakt.

2.1 Kies importinstellingen en bevestig de import

Bij het importeren uit Provet kun je bepalen hoe en wat je importeert:

• Alleen voor jezelf of voor het hele team importeren: Kies of je alleen je eigen afspraken wilt importeren of ook die van het hele team.
• Filter op teamlid (optioneel): Importeer je voor het hele team, dan kun je beperken tot dossiers van één specifiek teamlid of juist alle teamleden meenemen.
• Kies een datumbereik: Bepaal voor hoeveel dagen je afspraken wilt importeren. Bijvoorbeeld:
  • 1 dag: Importeert alleen de afspraken van vandaag.
  • 2 dagen: Importeert vandaag en morgen.
  • 3 dagen: Importeert vandaag, morgen en de dag erna.
  • Enzovoort, afhankelijk van je keuze.

Klik na het instellen op de blauwe knop Import om te starten.

2.2 Controleer de bevestiging van geïmporteerde dossiers

Na korte verwerking verschijnt een bevestigingsscherm met het aantal geïmporteerde dossiers.

Dossiers die eerder al waren geïmporteerd, worden gemarkeerd als updated cases in plaats van nieuwe dossiers.

2.3 Geïmporteerde dossiers bekijken

Na het importeren uit Provet verschijnen de dossiers op de pagina Cases. In de tegelweergave staat elke tegel voor één dossier met de belangrijkste afspraakgegevens.

Rechtsonder op elke tegel zie je een paarse pijlpictogram, wat aangeeft dat het dossier succesvol is gekoppeld aan de bijbehorende afspraak in Provet.

Nieuw geïmporteerde dossiers tonen ook een label “Empty” rechtsboven op de tegel. Dit betekent dat er nog geen inhoud in het CoVet-dossier staat. Zodra je documenten, notities of andere items toevoegt, past dit label zich automatisch aan.

Liever een andere weergave? Schakel dan naar de lijstweergave via de knop rechtsboven op de Cases-pagina.

3. Tweede importoptie: Automatisch importeren

Met automatisch importeren haalt CoVet dagelijks automatisch dossiers uit Provet op, zodat je niet elke dag handmatig op de knop Import PMS Cases hoeft te klikken.

Je kunt automatisch importeren instellen tijdens het maken van de koppeling of later aanpassen via onderstaande stappen:

Klik om te beginnen op My Account (je naam in de navigatiebalk links).

3.1 Kies Integrations

3.2 Klik op de Provet-tegel en kies Manage Integration

3.3 Selecteer PMS Configuration

3.4 Stel je auto-importopties in

Open het dropdownmenu Auto-Import Configuration en kies een van de volgende opties:

• Do Not Auto-Import: Schakelt automatisch importeren uit.
• Auto-Import Daily: Schakelt dagelijks automatisch importeren in.

Kies je voor Auto-Import Daily, stel dan ook je tijdzone en het tijdstip van de import in.