Att använda CoVets samtalsfunktion i appen är det enklaste och mest praktiska sättet att spela in och sammanfatta ett telefonsamtal, men den här artikeln beskriver också några alternativa metoder.
Viktig information: Samtalsfunktionen har en gräns på en timme per telefonsamtal och totalt fyra timmar per dag. Tänk på dessa begränsningar när du använder funktionen.
Använda samtalsfunktionen i appen för att ringa en kund direkt från CoVet
Samtalsfunktionen i CoVet låter dig ringa kunder direkt från plattformen och erbjuder flera viktiga fördelar jämfört med traditionella metoder:
Säker, professionell kommunikation – Samtal sker via en säker linje, och du kan visa klinikens telefonnummer som nummerpresentation, så att ditt privata nummer förblir dolt.
Automatisk samtalsinspelning – Båda sidor av samtalet spelas in sömlöst, så att inga viktiga detaljer går förlorade.
Direkt ärendeintegration – När samtalet avslutas bifogas inspelningen automatiskt till det relevanta CoVet-ärendet för enkel åtkomst.
Verifiera klinikens telefonnummer för nummerpresentation
För att visa klinikens telefonnummer som nummerpresentation när du ringer kunder måste du först verifiera numret.
Det är ganska enkelt att konfigurera om din telefonlinje ringer direkt till en person. Svara bara i telefonen när den ringer och ange den verifieringskod som CoVet visar i appen.
Om din klinik har ett telefonträd eller en automatisk telefonväxel, följ dessa steg för att verifiera ditt nummer:
1. Gör ett testsamtal för att fastställa rätt knapptryckssekvens
Ring ditt eget telefonnummer och ta reda på vilka knappar som behöver tryckas för att navigera genom telefonträdet så att det ringer till en riktig person. Var noga med tidpunkterna för pauserna och anteckna helst allt (det underlättar i nästa steg).
2. Konfigurera verifieringssamtalet i CoVet
Ange huvudtelefonnumret i det primära textfältet när du uppmanas att verifiera ett nummer.
Använd sedan textfältet "Anknytning" (Ext) för att programmera in de instruktioner det automatiserade samtalet behöver för att navigera genom ert telefonträd så att det kan ringa igenom och en riktig person kan svara – det är slutmålet du siktar på med detta verifieringssteg.
Här är två exempel på telefonträd. Observera att det enda specialtecknet du kan behöva här är ett "w" – varje "w" skapar en 0,5 sekunders paus, och du kan använda så många du vill.
Exempel 1:
Om du vill att en uppringare ska kopplas direkt till din bordstelefon, låt dem slå din anknytning — till exempel 535 — så snart den automatiska telefonväxeln svarar.
I detta fall anger du 535 i fältet Anknytning. Dessa siffror slås omedelbart när samtalet besvaras, vilket gör att din bordstelefon ringer.
Exempel 2:
Om en uppringare först behöver trycka "1" för svenska, vänta tre sekunder och sedan trycka "0" för receptionen:
Ange 1wwwwww0 i fältet Anknytning.
1simulerar att man trycker "1" för svenska.De sex
w-tecknen skapar en tre sekunders paus innan0slås.
Om detta inte fungerar, prova att ange ww1wwwwww0 istället. Genom att lägga till två w-tecken i början skapas en extra paus som hjälper till att säkerställa att systemet korrekt registrerar den initiala "1:an."
3. Genomför samtalet och ange din verifieringskod
När du har programmerat in ditt nummer (och anknytningssträng om det behövs) måste du ange en etikett för detta telefonnummer. I de flesta fall blir det "Klinikens huvudnummer" eller liknande. Klicka på "Spara" så initieras ett samtal.
En verifieringskod visas också på din skärm i CoVet. När det automatiserade samtalet som just initierades ringer igenom och besvaras av en person måste denne ange verifieringskoden i telefonen. De bör sedan höra ett automatiskt meddelande som bekräftar att verifieringen lyckades.
Nu när du har ett verifierat nummer för nummerpresentation kan du använda samtalsfunktionen i appen enligt videon nedan!
Om någon i ditt team redan har verifierat klinikens telefonnummer
Du behöver fortfarande ange numret för att använda det som verifierat nummer för nummerpresentation, men du kommer inte att få ett telefonsamtal och behöver inte ange en verifieringskod. CoVet känner automatiskt igen att numret tidigare har verifierats av din kollega och det blir omedelbart tillgängligt för dig.
Observera, du och din kollega måste tillhöra samma team i CoVet för att detta ska fungera. Om du vill använda ett verifierat telefonnummer på en större klinik med flera team, kontakta [email protected] för hjälp.
Titta på videon ovan för att se hela arbetsflödet från början till slut, inklusive:
Verifiera numret för nummerpresentation
Ansluta och spela in samtalet
Generera ett dokument från det inspelade samtalet
Ändra telefoninställningar
Viktig information om samtycke till inspelning:
När samtalet kopplas upp på kundens sida hör de ett automatiskt meddelande som informerar dem om att de kopplas till en veterinär och att samtalet kommer att spelas in.
Samtalsfunktionen i appen fungerar för samtal inom ditt land, men internationella samtal är inte möjliga.
Sammanfatta ett telefonsamtal (eller personlig kommunikation) utan samtalsfunktionen i appen
Om du inte kan eller väljer att inte använda samtalsfunktionen i appen finns det fortfarande några olika sätt att spela in telefonsamtal och annan kundkommunikation. Den allmänna processen är densamma som du skulle använda för en vanlig konsultation, men du bör använda en specifik mall och ett par knep.
Anpassa intromeddelandet med din egen röst
CoVet låter dig spela in personliga röstmeddelanden när du ringer kunder istället för att använda det förvalda automatiska meddelandet som kunder hör när ett samtal kopplas.
Detta kan bidra till att samtalet känns varmare och mer personligt för kunderna, samtidigt som de tydligt informeras om att samtalet kommer att spelas in.
Så konfigurerar du ditt anpassade röstintromeddelande:
Gå till Samtalsinställningar.
Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet för att öppna Telefoninställningar.
Se till att Använd röstintromeddelande är aktiverat.
Välj Använd min egen inspelning.
Klicka på Starta inspelning och spela in ditt personliga intromeddelande.
Din inspelning kan vara upp till 30 sekunder lång.
Du kan också ladda upp en ljudfil istället. Filformat som stöds är MP3 och WAV, med en maxlängd på 30 sekunder.
Klicka på Spara ändringar när du är klar.
Du kan pausa eller stoppa inspelningen medan du skapar den. Om du vill byta meddelande senare, gå tillbaka till Telefoninställningar och spela in eller ladda upp en ny version.
Tips: Håll meddelandet kort, tydligt och professionellt.
Till exempel: "Hej, det här är Dr. Svensson som ringer via CoVet. Samtalet kan komma att spelas in så att jag korrekt kan sammanfatta vårt samtal och inkludera detaljerna i ditt djurs journal."