Dela ett konto på CoVet

Kliniker har ofta hektiskt tempo, och det kan kännas smidigt att dela en inloggning för att spara tid. CoVet-teamet rekommenderar dock inte detta arbetssätt. Här är vad du behöver veta för att skydda dina data, dina patienter och ditt team.

Kan två personer använda samma CoVet-konto?

Vi rekommenderar starkt att varje person använder sitt eget konto. När två personer loggar in samtidigt, särskilt i samma ärende, kan information gå förlorad eller skrivas över, inklusive att hela inspelningar för en patient förloras. Detta påverkar behandlingsanteckningar, anamnes och eventuella redigeringar som görs parallellt.

Bästa praxis: en redigerare per ärende åt gången. Samordna med kollegor innan ni gör ändringar.

Varför avråder CoVet från delade inloggningar?

Dataintegritet: Samtidig aktivitet kan skriva över anteckningar eller radera redigeringar utan tydlig varning.

Juridiska och regulatoriska krav: Journaler måste kunna kopplas till den person som skapade eller godkände dem. En korrekt granskningslogg skyddar din legitimation och din klinik.

Förlorad personanpassning: CoVet optimeras efter individens preferenser. Delade konton kan inte lagra personliga inställningar som snabbar upp redigering och godkännanden.

Brister i ansvarsskyldighet: Med en delad inloggning blir det oklart vem som tog anamnesen, samlade in vitalparametrar eller utförde TPR. Om en ljudinspelning används kan det enda sättet att bekräfta identiteten vara att lyssna på inspelningen i efterhand.

Kan vi hålla ett rum eller en station inloggad för smidighet?

Vissa kliniker håller en dator i undersökningsrummet eller behandlingsområdet inloggad för snabb åtkomst. Detta kan fungera för arbetsflödet i rummet, men det finns viktiga begränsningar.

Om ni väljer att använda en delad rums- eller stationsinloggning:

Identifiera dig i varje anteckning och diktering. Exempel: "Anamnes upptagen av Dr Smith. Vitalparametrar insamlade av Leg. DSS Lopez. TPR utförd kl. 09:12."
Säg ditt namn i början av varje inspelning och ange din roll.
Genomför godkännanden och slutsigneringar med ditt personliga CoVet-konto så att journalen kopplas till dig, inte till rummet.
Undvik att två personer redigerar samma ärende samtidigt. Kom överens om en överlämning innan ni börjar skriva.

Känd begränsning: Systemet kommer inte automatiskt att fånga namnet på den person som tar anamnesen på ett rumskonto. Identiteten måste dokumenteras i anteckningen eller ljudinspelningen.

Vad händer om två användare öppnar samma ärende samtidigt?

Redigeringar kan kollidera. En persons ändringar kan skriva över en annans, avsnitt kan verka ofullständiga eller en inspelning kan gå helt förlorad.

För att minska risken:

Kontrollera att ingen annan redigerar innan du börjar.
Spara och avsluta när du är klar så att din kollega kan fortsätta.
Om du misstänker en konflikt, stäm av med ditt team innan du gör ytterligare redigeringar.

Hur påverkar delning efterlevnad och granskningsloggar?

Varje klinisk anteckning bör kunna kopplas till en specifik person. Detta stödjer juridiska krav, intern kvalitetssäkring och tydlig ansvarsskyldighet. Anteckningar som skapats eller godkänts under en delad inloggning försvagar den granskningsloggen.

Vad är CoVets policy för delad åtkomst?

För att hålla journaler regelefterlevande och tjänstekvaliteten hög övervakar CoVet delad åtkomst. Om vi upptäcker pågående delad användning kan vi behöva begränsa kontot. Målet är att skydda dina data och säkerställa att varje teammedlems arbete kopplas korrekt till rätt person.

Rekommenderat arbetsflöde

Använd ett personligt CoVet-konto för dokumentation, godkännanden och slutsigneringar.
Om en station förblir inloggad, ange tydligt vem som agerar på ärendet i anteckningen eller dikteringen.
En redigerare åt gången per ärende – kommunicera överlämningar.
Utbilda teamet i hur de ska identifiera sig i anteckningar och inspelningar.
Skapa individuella konton för alla som dokumenterar, godkänner eller redigerar journaler.