Als Praxismanager:in oder andere Führungskraft können Sie alle CoVet-Konten Ihres Teams zusammenführen. Das bringt viele Vorteile, darunter eine zentrale Abrechnung.
Vorteile eines Teams für Ihre Praxis oder Abteilung
Ein Team in CoVet zu erstellen verbindet die einzelnen Konten aller Mitglieder Ihrer Praxis oder Abteilung und bietet dabei eine Reihe von Vorteilen.
Mit einem Team können Sie:
gemeinsam an Fällen arbeiten,
kostenlose Support-Konten für Tiermedizinische Fachangestellte, Pflegekräfte, Assistenzen und Mitarbeitende im Empfangsbereich vollständig nutzen,
Inhalte wie Vorlagen und Snippets unkompliziert mit dem gesamten Team teilen,
die Abrechnung für das gesamte Team auf ein einziges Konto und eine Zahlungsmethode bündeln.
Empfehlungen zur Team-Einrichtung im Überblick
Weiter unten erklären wir den Prozess Schritt für Schritt. Zunächst lohnt es sich aber, kurz zu überlegen, wie Sie Ihr Team organisieren möchten. Zwei Fragen sind dabei zentral: Wer soll das Team anlegen und verwalten, und wer soll dazugehören?
Wer sollte das Team anlegen und verwalten?
Bevor Sie mit der Einrichtung beginnen, legen Sie fest, wer die Rolle der Team-Inhaberschaft übernimmt. Diese Person erstellt das Team in ihrem CoVet-Konto und lädt anschließend die anderen Teammitglieder ein.
In der Regel übernimmt diese Rolle ein:e Praxismanager:in, ein:e leitende:r Tierarzt/Tierärztin oder ein:e Praxisinhaber:in, da einer der Hauptvorteile die zentrale Verwaltung der Zahlungsdaten für alle Konten ist. Die Entscheidung liegt letztlich bei Ihnen, da grundsätzlich jedes Konto ein Team anlegen kann. Bedenken Sie dabei jedoch, dass diese Person Zugang zu vertraulichen Zahlungsinformationen hat.
Als Nächstes überlegen Sie, ob die Team-Inhaberschaft eigene Fälle in CoVet bearbeiten möchte (z. B. als Tierarzt/Tierärztin) oder ob sie das Team lediglich verwaltet, ohne selbst Fälle anzulegen (z. B. als Praxismanager:in).
Wer als Team-Inhaber:in eigene Fälle in CoVet bearbeitet (d. h. als Tierarzt/Tierärztin tätig ist), benötigt ein Konto, das sich entweder noch in der kostenlosen Testphase befindet oder ein kostenpflichtiges Unlimited- oder Essentials-Konto ist.
Wenn der Teaminhaber keine eigenen Fälle in CoVet bearbeiten muss (z. B. weil er Praxismanager ist), sollte er sein Konto vor dem Einrichten des Teams auf ein kostenloses Support-Konto umstellen.
Die Umstellung auf ein kostenloses Support-Konto ist unkompliziert. Wenn Sie unseren Onboarding-Prozess abgeschlossen haben, ist Ihr Konto möglicherweise bereits ein kostenloses Support-Konto.
Wer sollte dem Team beitreten?
Für die meisten Praxen empfehlen wir, ein einziges Team anzulegen und alle Mitarbeitenden der Klinik hinzuzufügen. So bleibt die größtmögliche Flexibilität erhalten.
Wer in einer sehr großen Klinik, einer Überweisungsklinik oder einer Universitätsklinik tätig ist, möchte möglicherweise mehrere Teams anlegen, eines pro Abteilung.
Falls Sie mehrere Teams benötigen, die Abrechnung aber zentral verwalten möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: [email protected].
Abrechnung und Abrechnungszyklen auf Teamebene
Monatliche und jährliche Abrechnungszyklen
Alle Teammitglieder werden automatisch auf denselben Abrechnungszyklus ausgerichtet, ob monatlich oder jährlich, sodass ein einheitliches Abrechnungsdatum gilt.
An jedem Abrechnungsdatum wird Ihrem Konto eine einzige Zahlung und Rechnung gestellt, die alle Teammitglieder abdeckt, deren Abrechnung Sie verwalten.
Teammitglied mitten im Abrechnungszyklus hinzufügen
Tritt ein Nutzer mitten in einem Abrechnungszyklus bei, wird für den verbleibenden Zeitraum eine anteilige Zahlung fällig. Für diesen Zeitraum werden eine separate Zahlung und Rechnung für diesen Nutzer ausgestellt.
Nach diesem anteiligen Zeitraum wird der neue Nutzer ab dem nächsten Abrechnungsdatum in die reguläre Teamabrechnung aufgenommen.
Teammitglied hinzufügen
Bevor Sie Mitglieder hinzufügen, müssen Sie zunächst Ihr Team anlegen. Falls Sie das noch nicht getan haben, lesen Sie bitte zuerst den folgenden Artikel und kehren Sie dann hierher zurück: Ein Team für Ihre Praxis oder Abteilung anlegen
Sobald Ihr Team angelegt ist, fügen Sie Mitglieder mit den folgenden Schritten hinzu:
Schritt 1: Zur Teamseite des neu angelegten Teams wechseln
Die Teamseite findest du in der linken Seitenleiste unter Teams. Achte darauf, dass du den Tab „My Teams" auf der rechten Seite der Seite aufrufst, der sich leicht vom Tab „Joined Teams" auf der linken Seite unterscheiden kann.
Klicke dort auf den Namen des Teams, um die entsprechende Teamseite zu öffnen.
Schritt 2: Neues Mitglied hinzufügen
Klicke auf der Teamseite oben links auf die Schaltfläche „+ Neues Mitglied".
Schritt 3: Auswahl treffen, wer hinzugefügt wird und welcher Kontotyp zugewiesen werden soll
Nach dem Klick auf „+ Neues Mitglied" öffnet sich ein Fenster, das so aussieht:
Auf dieser Seite sind einige wichtige Einstellungen vorzunehmen. Im Folgenden gehen wir sie Schritt für Schritt durch.
Hinweis: Die eingeladenen Personen benötigen ein CoVet-Konto, das mit derselben E-Mail-Adresse erstellt wurde, die Sie hier angegeben haben.
Die Einladung erscheint dann in ihrem Teams-Bereich. Wird sie angenommen, wird der Kontotyp automatisch aktualisiert.
Sie können den Artikel Teameinladung annehmen mit ihnen teilen, damit sie genau wissen, was zu tun ist.
Personen einladen: eine von drei Methoden wählen
Es stehen drei Optionen zur Verfügung:
„Aus anderem Team einladen" auswählen (wenn die Person bereits einem anderen Team angehört, das Sie verwalten).
Per E-Mail einladen: Sie können dabei die Abonnement-Optionen für das neue Mitglied festlegen. Weitere Details finden Sie weiter unten.
Einladungslink erstellen, um einen Link über eine andere Plattform zu teilen: Mitglieder, die über Ihren Einladungslink beitreten, bezahlen ihr Abonnement selbst. Wenn Sie die Kosten stattdessen übernehmen möchten, können Sie die Zahlungseinstellungen später auf der Teamseite anpassen.
Per E-Mail einladen
Der einfachste Weg, Personen einzuladen, ist per E-Mail-Adresse. Diese Option ist standardmäßig oben auf der Seite sichtbar.
Wenn Sie Personen einzeln einladen, geben Sie einfach die jeweilige E-Mail-Adresse in das Feld oben auf der Seite ein und fahren dann mit dem nächsten Schritt fort.
Wenn die Person bereits ein CoVet-Konto besitzt, verwenden Sie unbedingt die E-Mail-Adresse, die mit diesem Konto verknüpft ist.
Wenn Sie mehrere Benutzer gleichzeitig hinzufügen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen", um ein weiteres Textfeld einzublenden, in das Sie eine weitere E-Mail-Adresse eingeben können. Sie können beliebig viele Benutzer auf einmal hinzufügen, indem Sie weiterhin auf „+" klicken und pro Feld eine E-Mail-Adresse eingeben.
Sie können für jeden neuen Benutzer den Kontotyp (Unlimited, Essentials, Support) auswählen.
Abrechnung für dieses Konto festlegen
Im Bereich Teams in CoVet können Sie Benutzer einladen, Abonnements abschließen oder Abonnements kündigen.
Wenn Sie einen Benutzer hinzufügen, der bereits ein CoVet-Konto hat:
Wenn die Person Ihrem Team beitreten, aber weiterhin selbst bezahlen soll, ist das möglich. Sie sehen dann diesen Bildschirm, auf dem „Für diesen Benutzer bezahlen" ausgegraut und nicht änderbar ist:
Wenn Sie die Abrechnung übernehmen möchten:
Bitten Sie die Person, ihr Konto zu kündigen, und fügen Sie sie anschließend über Ihr Team neu hinzu.
Wenn Sie die Person ins Team einladen und für ihr Konto bezahlen möchten:
Befindet sich die Person noch in der Testphase, können Sie ihr Abonnement verwalten, indem Sie auf „Für diesen Benutzer bezahlen" klicken. Sie haben dann die Wahl zwischen „Jetzt bezahlen" und „Nach der Testphase bezahlen":
Befindet sich die Person nicht mehr in der Testphase, steht nur die Option „Jetzt bezahlen" zur Verfügung.
Wenn Sie ein aktives Abonnement nicht mehr bezahlen möchten:
Sie können „Benutzer-Abonnement kündigen" auswählen. Befindet sich der Benutzer noch in der kostenlosen Testphase, bleibt der Zugang zu allen CoVet-Funktionen bis zum Ende der Testphase erhalten. Bei einem kostenpflichtigen Abonnement entfällt der Zugang zu den CoVet-Funktionen sofort:
