Gemeinsame Nutzung eines CoVet-Kontos

Der Praxisalltag ist hektisch, und es kann verlockend sein, ein gemeinsames Login zu nutzen, um Zeit zu sparen. CoVet rät jedoch ausdrücklich von dieser Vorgehensweise ab. Im Folgenden erklären wir, warum separate Konten wichtig sind und wie Sie die Daten Ihrer Patientenbesitzer sowie Ihres Teams schützen.

Können zwei Personen ein CoVet-Konto gleichzeitig nutzen?

Wir empfehlen dringend, dass jede Person ein eigenes Benutzerkonto verwendet. Wenn zwei Personen gleichzeitig im selben Konto arbeiten, insbesondere im selben Fall, kann es zu Datenverlust kommen. Dazu gehören:

• Überschriebene oder verlorene Behandlungsnotizen
• Fehlende oder unvollständige Anamnesen
• Verlust vollständiger Audioaufzeichnungen
• Überschneidungen bei parallelen Bearbeitungen

Best Practice: Jeder Fall sollte immer nur von einer Person gleichzeitig bearbeitet werden. Bitte stimmen Sie sich im Team ab, bevor Sie Änderungen vornehmen.

Warum rät CoVet von geteilten Logins ab?

Datenintegrität: Gleichzeitige Aktivitäten können dazu führen, dass Einträge überschrieben oder Änderungen ohne klare Warnung gelöscht werden.

Wichtiger Hinweis zur Dokumentation: Eine eindeutige Urheberschaft bei medizinischen Protokollen ist gesetzlich vorgeschrieben. Sorgen Sie für eine saubere Nachvollziehbarkeit – das schützt Sie persönlich und Ihre gesamte Praxis.

Verlust der Personalisierung: CoVet passt sich individuell an Arbeitsweisen und Einstellungen an. Bei geteilten Konten können persönliche Präferenzen nicht gespeichert werden, was Effizienz und Bearbeitungsgeschwindigkeit beeinträchtigt.

Unklare Zuständigkeiten durch Sammel-Konten: Bei der Nutzung gemeinsamer Logins lässt sich nicht eindeutig feststellen, wer die Anamnese erhoben, Vitalparameter gemessen oder andere Behandlungen durchgeführt hat. Im Zweifelsfall müssen Audioaufzeichnungen zeitaufwendig erneut angehört werden, um die handelnde Person zweifelsfrei zu identifizieren.

Können Konten für bestimmte Arbeitsplätze dauerhaft angemeldet bleiben?

Manche Praxen lassen Computer im Behandlungsraum oder in der Station dauerhaft angemeldet. Das kann organisatorisch funktionieren, bringt jedoch klare Einschränkungen mit sich.

Wenn Sie ein Raum- oder Stationskonto nutzen, beachten Sie bitte Folgendes:

• Nennen Sie Ihren Namen und Ihre Rolle vor Behandlungsbeginn. Beispiel: „Anamnese erhoben durch Dr. Müller. Vitalparameter gemessen durch TFA Schmidt.“
  
  

• Nennen Sie Ihren Namen zu Beginn jeder Audioaufzeichnung und geben Sie Ihre Funktion an.
  
  

• Freigaben und finale Genehmigungen sollten immer über Ihr persönliches CoVet-Konto erfolgen, damit die Dokumentation korrekt zugeordnet ist.
  
  

• Bearbeiten Sie einen Fall niemals gleichzeitig mit einer anderen Person. Vereinbaren Sie klare Übergaben.
  
  

Bekannte Einschränkung: Bei „Raumkonten” erfasst das System den Namen der anamneseerhebenden Person nicht automatisch. Die Identität muss daher explizit in der Notiz oder in der Aufnahme dokumentiert werden.

Was passiert, wenn zwei Personen denselben Fall gleichzeitig öffnen?

Bearbeitungen können kollidieren. Änderungen einer Person können die der anderen überschreiben. Abschnitte können unvollständig erscheinen oder eine Aufnahme kann vollständig verloren gehen.

Zur Risikominimierung:

• Prüfen Sie vor Beginn, ob jemand anderes den Fall bearbeitet
  
  

• Speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie den Fall, wenn Sie fertig sind
  
  

• Klären Sie Unstimmigkeiten im Team, bevor weitere Änderungen vorgenommen werden
  

Wie wirkt sich das Teilen von Konten auf Compliance und Nachvollziehbarkeit aus?

Jede medizinische Dokumentation sollte eindeutig einer verantwortlichen Person zugeordnet sein. Das ist entscheidend für rechtliche Anforderungen, interne Qualitätssicherung, klare Verantwortlichkeiten im Team. Notizen, die unter einem gemeinsamen Login erstellt oder freigegeben werden, schwächen diese Nachvollziehbarkeit erheblich.

Wie steht CoVet zur gemeinsamen Nutzung von Konten?

Um die Qualität der Dokumentation und die Datensicherheit zu gewährleisten, überwacht CoVet die Nutzung auf geteilte Zugriffe. Bei dauerhaft festgestellter gemeinsamer Nutzung kann es notwendig sein, den Zugriff einzuschränken. Ziel ist es, Ihre Daten zu schützen und sicherzustellen, dass die Arbeit jeder Person korrekt zugeordnet wird.

Empfohlene Arbeitsweise

1. Nutzen Sie persönliche CoVet-Konten für Dokumentation, Freigaben und finale Genehmigungen
   
   

2. Wenn ein Arbeitsplatz eingeloggt bleibt, dokumentieren Sie klar, wer am Fall arbeitet
   
   

3. Pro Fall immer nur eine bearbeitende Person gleichzeitig
   
   

4. Schulen Sie Ihr Team darin, sich in Notizen und Aufzeichnungen eindeutig zu identifizieren
   
   

5. Legen Sie individuelle Konten für alle Personen an, die dokumentieren, bearbeiten oder freigeben
   

Hilfreiche Beispiele

• „Anamnese erhoben durch [Name], [Rolle].“
  
  

• „Vitalparameter gemessen durch [Name]. Ultraschall durchgeführt um [Uhrzeit].“
  
  

• „Untersuchung durchgeführt durch [Name]. Beurteilung und Plan erstellt durch [Name].“
  
  

• „Dokument freigegeben durch [Name], [Rolle], um [Uhrzeit].“
  

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Für ein tierärztliches Konto beachten Sie bitte den zugehörigen Hilfsartikel.

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