Een account delen op CoVet

Dierenklinieken zijn drukke omgevingen, en het kan soms handig lijken om één inlog te delen voor de snelheid. Toch raadt het CoVet-team deze werkwijze af. Hier is wat je moet weten om de gegevens van je team en patiënten te beschermen.

Kunnen twee mensen hetzelfde CoVet-account gebruiken?

We raden sterk aan dat elke gebruiker een eigen account heeft. Wanneer twee personen tegelijk inloggen – vooral op hetzelfde dossier – kunnen gegevens verloren gaan of overschreven worden, inclusief volledige patiëntopnames. Dit heeft invloed op behandelingsnotities, voorgeschiedenis en eventuele gelijktijdige aanpassingen.

Beste praktijk: één redacteur per dossier tegelijk. Stem met collega’s af voordat je wijzigingen aanbrengt.

Waarom raadt CoVet gedeelde logins af?

Gegevensintegriteit: Gelijktijdige bewerkingen kunnen notities overschrijven of aanpassingen verwijderen zonder waarschuwing.

Wettelijke en regelgevende vereisten: Medische dossiers moeten gekoppeld zijn aan de persoon die ze heeft aangemaakt of goedgekeurd. Een correcte audittrail beschermt de licentie van de dierenarts en de kliniek.

Verlies van personalisatie: CoVet past zich aan aan de voorkeuren van een individu. Gedeelde accounts kunnen geen persoonlijke instellingen opslaan die het werken versnellen.

Gebrek aan verantwoordelijkheid: Met een gedeelde login is het niet altijd duidelijk wie de anamnese afnam, de vitale functies noteerde of de TPR uitvoerde. Als er een audio-opname is, kan alleen het beluisteren van de opname duidelijkheid geven over wie betrokken was.

Mag een ruimte of werkstation ingelogd blijven voor gemak?

Sommige klinieken houden een computer in een spreekkamer of behandelruimte ingelogd voor snelle toegang. Dat kan handig zijn voor de workflow, maar er zijn belangrijke beperkingen.

Als je kiest voor een gedeeld inlogaccount per ruimte of werkstation:

• Vermeld je naam in elke notitie en dictatie. Voorbeeld: “Anamnese afgenomen door dr. Jansen. Vitale functies gemeten door paraveterinair De Vries. TPR voltooid om 09:12.”

• Noem je naam aan het begin van elke opname en vermeld je rol.

• Voer goedkeuringen en eindbeoordelingen uit via je persoonlijke CoVet-account, zodat het dossier aan jou wordt gekoppeld, niet aan de ruimte.

• Voorkom dat twee mensen tegelijk in hetzelfde dossier werken. Spreek vooraf een overdracht af.

Bekende beperking: Het systeem registreert niet automatisch wie de anamnese afneemt bij een gedeeld account. Vermeld de identiteit in de notitie of opname.

Wat gebeurt er als twee gebruikers hetzelfde dossier openen?

Wijzigingen kunnen elkaar overlappen. Aanpassingen van de één kunnen die van de ander overschrijven, secties kunnen onvolledig lijken of een opname kan verloren gaan.

Om risico’s te beperken:

• Controleer of niemand anders aan het bewerken is voordat je begint.
• Sla op en sluit af zodra je klaar bent zodat je collega verder kan.
• Bij twijfel over een conflict: overleg met het team voordat je verder bewerkt.

Hoe beïnvloedt delen de naleving en audittrail?

Elke klinische notitie moet herleidbaar zijn tot een specifieke persoon. Dat ondersteunt wettelijke vereisten, kwaliteitsborging en transparantie. Notities die onder een gedeelde login worden gemaakt of goedgekeurd, verzwakken die traceerbaarheid.

Wat is het beleid van CoVet over gedeelde toegang?

Om dossiers conform regelgeving te houden en de kwaliteit te waarborgen, monitort CoVet gedeeld gebruik. Als herhaald gedeeld gebruik wordt gedetecteerd, kan het account tijdelijk worden beperkt. Dit is bedoeld om je gegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat elk teamlid correct wordt toegewezen aan zijn of haar werk.

Aanbevolen werkwijze

1. Gebruik een persoonlijk CoVet-account voor documentatie, goedkeuringen en eindbeoordelingen.
2. Als een werkstation ingelogd blijft, vermeld duidelijk wie op dat moment aan het dossier werkt.
3. Slechts één redacteur tegelijk per dossier en communiceer overdrachten goed.
4. Train het team om hun identiteit in notities en opnames te vermelden.
5. Maak individuele accounts aan voor iedereen die documenten aanmaakt, goedkeurt of bewerkt.

Handige dicteersjablonen

• “Anamnese afgenomen door [Naam], [Rol].”
• “Vitale functies verzameld door [Naam]. TPR voltooid om [tijd].”
• “Onderzoek uitgevoerd door [Naam]. Beoordeling en plan opgesteld door [Naam].”
• “Notitie goedgekeurd door [Naam], [Rol], om [tijd].”

Meer gebruikersaccounts nodig?

Om je aan te melden als ondersteunende gebruiker, volg deze link en selecteer “Support”.

Om je te abonneren als dierenarts, bekijk dit helpartikel.

Ervaar je problemen? Neem contact op met ons supportteam, dan helpen we je snel op weg.