Partage d’un compte sur CoVet

Les cliniques vétérinaires sont souvent très occupées, et il peut sembler pratique de partager un identifiant pour aller plus vite. Cependant, l’équipe CoVet ne recommande pas cette pratique. Voici ce qu’il faut savoir pour protéger vos données, vos patients et votre équipe.

Deux personnes peuvent-elles utiliser le même compte CoVet ?

Nous recommandons fortement que chaque personne dispose de son propre compte. Lorsque deux utilisateurs se connectent en même temps — surtout sur le même dossier — certaines informations peuvent être perdues ou écrasées, y compris des enregistrements complets d’un patient. Cela peut altérer les notes de traitement, l’historique et les modifications faites en parallèle.

Bonne pratique : un seul éditeur par dossier à la fois. Coordonnez-vous avec vos collègues avant de modifier quoi que ce soit.

Pourquoi CoVet déconseille le partage de comptes ?

Intégrité des données : une activité simultanée peut écraser des notes ou supprimer des modifications sans avertissement.

Exigences légales et réglementaires : les dossiers médicaux doivent être attribués à la personne qui les a créés ou approuvés. Une traçabilité complète protège votre permis et la conformité de la clinique.

Perte de personnalisation : CoVet s’adapte aux préférences individuelles. Un compte partagé ne peut pas enregistrer de réglages personnels qui accélèrent la rédaction et la validation des documents.

Manque de responsabilité individuelle : avec un identifiant partagé, il devient difficile de savoir qui a pris l’anamnèse, noté les paramètres vitaux ou réalisé la TPR. Si un enregistrement audio est utilisé, il faut alors l’écouter pour identifier la personne concernée.

Peut-on laisser une salle ou un poste connecté pour plus de commodité ?

Certaines cliniques laissent un ordinateur de salle d’examen ou de traitement connecté pour un accès rapide. Cela peut fonctionner pour le flux de travail, mais il existe des limites importantes à connaître.

Si vous choisissez d’utiliser un compte partagé par salle ou poste de travail :

• Identifiez-vous dans chaque note et dictée. Exemple : « Anamnèse prise par Dr Dupont. Paramètres vitaux recueillis par ASV Martin. TPR effectuée à 09 h 12. »
• Dites votre nom au début de tout enregistrement et précisez votre rôle.
• Effectuez les validations et signatures finales à partir de votre propre compte CoVet afin que le dossier soit bien associé à vous, et non à la salle.
• Évitez que deux personnes modifient le même dossier en même temps. Prévoyez un relais avant de commencer la saisie.

Limitation connue : le système n’enregistre pas automatiquement le nom de la personne qui prend l’anamnèse lorsqu’un compte partagé est utilisé. L’identité doit être mentionnée dans la note ou dans l’audio.

Que se passe-t-il si deux utilisateurs ouvrent le même dossier simultanément ?

Les modifications peuvent entrer en conflit. Les changements de l’un peuvent écraser ceux de l’autre, certaines sections peuvent apparaître incomplètes, ou un enregistrement peut être perdu.

Pour limiter les risques :

• Vérifiez qu’aucun autre utilisateur n’édite le dossier avant de commencer.
• Enregistrez et fermez le dossier dès que vous avez terminé afin que votre collègue puisse poursuivre.
• En cas de doute sur un conflit, consultez votre équipe avant de modifier davantage.

Comment le partage de compte affecte-t-il la conformité et la traçabilité ?

Chaque note clinique doit être attribuée à une personne précise. Cela soutient les obligations légales, les contrôles internes de qualité et la responsabilité professionnelle. Les notes créées ou approuvées sous un compte partagé compromettent cette traçabilité.

Quelle est la politique de CoVet concernant l’accès partagé ?

Pour garantir la conformité des dossiers et maintenir la qualité du service, CoVet surveille les accès partagés. Si une utilisation partagée récurrente est détectée, nous pourrions devoir restreindre le compte. L’objectif est de protéger vos données et d’assurer que chaque membre de l’équipe soit identifié correctement.

Procédure de travail recommandée

1. Utilisez un compte personnel CoVet pour la documentation, les validations et les signatures finales.
2. Si un poste reste connecté, mentionnez clairement dans la note ou la dictée qui agit sur le dossier.
3. Un seul éditeur à la fois sur chaque dossier, et communiquez les relais.
4. Formez votre équipe à bien s’identifier dans les notes et les enregistrements.
5. Créez des comptes individuels pour toutes les personnes qui rédigent, approuvent ou modifient des dossiers.

Modèles de dictée utiles

• « Anamnèse prise par [Nom], [Rôle]. »
• « Paramètres vitaux recueillis par [Nom]. TPR effectuée à [heure]. »
• « Examen réalisé par [Nom]. Évaluation et plan rédigés par [Nom]. »
• « Note approuvée par [Nom], [Rôle], à [heure]. »

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