Puhelut sovelluksessa -ominaisuus on kätevin tapa tallentaa ja tiivistää puhelu CoVetissä, mutta tässä artikkelissa esitellään myös vaihtoehtoisia menetelmiä.
Tärkeää: Puhelut sovelluksessa -ominaisuudessa yksittäisen puhelun enimmäiskesto on yksi tunti ja päivittäinen kokonaiskesto neljä tuntia. Huomioi nämä rajoitukset ominaisuutta käyttäessäsi.
Puhelut sovelluksessa -ominaisuuden käyttö asiakkaan soittamiseen suoraan CoVetistä
CoVetin Puhelut sovelluksessa -ominaisuuden avulla voit soittaa asiakkaille suoraan alustalta. Se tarjoaa useita etuja perinteisiin menetelmiin verrattuna:
Turvallinen ja ammattimainen viestintä – Puhelut kulkevat suojattua yhteyttä pitkin, ja klinikkasi numero näkyy soittajan tunnistuksessa. Oma henkilökohtainen numerosi pysyy piilossa.
Automaattinen nauhoitus – Kun asiakas hyväksyy nauhoituksen painamalla 1, molemmat osapuolet tallennetaan, eikä tärkeä tieto jää kirjaamatta.
Integraatio käyntitietoihin – Puhelun päätyttyä nauhoite liitetään automaattisesti kyseiseen CoVetin käyntiin, josta sen löytää helposti myöhemmin.
Klinikan puhelinnumeron vahvistaminen soittajan tunnistetta varten
Jos haluat, että asiakkaille soitettaessa näkyy klinikan puhelinnumero, numero täytyy ensin vahvistaa.
Vahvistaminen on yksinkertaista, jos puhelulinja yhdistyy suoraan henkilölle. Vastaa puheluun, kun se saapuu, ja syötä sovelluksessa näkyvä vahvistuskoodi CoVetin pyytämällä tavalla.
Jos klinikallasi on autovastaaja tai puhelinvalikko, seuraa näitä ohjeita numeron vahvistamiseksi:
1. Tee koesoitto ja selvitä tarvittava näppäilyjärjestys
Soita omaan puhelinnumeroosi ja selvitä, mitä näppäimiä puhelinvalikossa täytyy painaa, jotta puhelu yhdistyy henkilölle. Kiinnitä erityistä huomiota taukojen ajoitukseen ja kirjaa ne ylös. Muistiinpanoista on hyötyä seuraavassa vaiheessa.
2. Aseta vahvistuspuhelu CoVetissa
Syötä päänumero ensisijaiseen tekstikenttään, kun sinua pyydetään vahvistamaan numero.
Käytä sen jälkeen "Ext" (alanumero) -tekstikenttää ohjelmoidaksesi ne näppäilyohjeet, joita automaattinen puhelu tarvitsee navigoidakseen puhelinvalikossa niin, että puhelu yhdistyy henkilölle. Tämä on vahvistusvaiheen tavoite.
Alla on kaksi esimerkkiä puhelinvalikoista. Ainoa erikoismerkki, jota saatat tarvita, on "w". Jokainen "w" luo 0,5 sekunnin tauon, ja niitä voi käyttää niin monta kuin tarvitsee.
Esimerkki 1:
Jos soittajan halutaan yhdistyvän suoraan tiettyyn puhelimeen, syötä alanumero, esimerkiksi 535, heti kun automaattinen puhelinvalikko vastaa.
Syötä tässä tapauksessa 535 kenttään Ext. Numerot välitetään heti puheluun vastaamisen jälkeen, jolloin kyseinen puhelin alkaa soida.
Esimerkki 2:
Jos soittajan täytyy ensin painaa "1" suomen kieltä varten, odottaa kolme sekuntia ja painaa sitten "0" vastaanottoon pääsemiseksi:
Syötä 1wwwwww0 kenttään Ext.
1vastaa "1"-painallusta suomen kielen valitsemiseksi.Kuusi
w-merkkiä luovat kolmen sekunnin tauon ennen0:n valitsemista.
Jos tämä ei toimi, kokeile syöttää ww1wwwwww0. Kahden w-merkin lisääminen alkuun luo ylimääräisen tauon, joka auttaa varmistamaan, että järjestelmä rekisteröi ensimmäisen "1"-painalluksen oikein.
3. Suorita puhelu loppuun ja syötä vahvistuskoodi
Kun olet syöttänyt numeron (ja mahdollisen alanumeromerkkijonon), sinua pyydetään antamaan puhelinnumerolle nimi. Useimmissa tapauksissa sopiva nimi on esimerkiksi "Klinikan päänumero". Klikkaa "Tallenna", jolloin puhelu käynnistyy.
CoVet näyttää samalla vahvistuskoodin näytöllä. Kun automaattinen puhelu yhdistyy ja henkilö vastaa, hänen täytyy syöttää vahvistuskoodi puhelimeen. Tämän jälkeen automaattinen viesti ilmoittaa, että vahvistus onnistui.
Nyt sinulla on vahvistettu soittajan tunniste ja voit käyttää Puhelut sovelluksessa -ominaisuutta alla olevan videon ohjeiden mukaisesti.
Jos joku tiimistäsi on jo vahvistanut klinikan puhelinnumeron
Sinun täytyy silti syöttää numero käyttääksesi sitä vahvistettuna soittajan tunnisteena, mutta sinulle ei soiteta eikä sinun tarvitse syöttää vahvistuskoodia. CoVet tunnistaa automaattisesti, että tiimitoverisi on jo vahvistanut numeron, ja se tulee välittömästi käyttöösi.
Huomio: sinun ja tiimitoverisi täytyy kuulua samaan tiimiin CoVetissa, jotta tämä toimii. Jos haluat ottaa vahvistetun puhelinnumeron käyttöön laajemmassa klinikassa, jossa on useita tiimejä, ota yhteyttä osoitteeseen [email protected].
Matkapuhelimella soittaminen
Jos aiot soittaa matkapuhelimellasi, lisää puhelinnumerosi myös kenttään "Number to reach you (not shown to client)" puheluasetusten alla. Tähän numeroon CoVet yhdistää sinut puheluun. Numero ei näy asiakkaalle.
Katso yllä oleva video nähdäksesi koko työnkulun alusta loppuun, mukaan lukien:
Soittajan tunnistenumeron tarkistaminen
Puheluun yhdistäminen ja nauhoittaminen
Asiakirjan luominen nauhoitetusta puhelusta
Puheluasetusten muuttaminen
Tärkeää tietoa nauhoitussuostumuksesta:
Kun puhelu yhdistyy asiakkaan päässä, he kuulevat automaattisen viestin, joka kertoo heidän olevan yhteydessä eläinlääkäriin ja että puhelu nauhoitetaan.
Asiakkaalta pyydetään suostumus nauhoitukseen: Paina 1 hyväksyäksesi nauhoituksen.
Jos asiakas painaa 1, hänet yhdistetään sinulle ja nauhoitus alkaa.
Jos asiakas ei anna suostumustaan, puhelu katkeaa. Yhteyttä ei muodosteta eikä mitään nauhoiteta.
Näin klinikallasi on selkeä, dokumentoitu suostumusvaihe ennen nauhoituksen alkamista, mikä helpottaa alueesi suostumusvaatimusten täyttämistä.
Omalla puolellasi puhelupaneeli näyttää puhelun odottavan asiakkaan suostumusta ennen yhdistymistä, ja puhelun jälkeinen näkymä kuvastaa lopputulosta.
Puhelun (tai kasvokkain käydyn viestinnän) yhteenveto ilman sovelluksen puheluominaisuutta
Jos et voi tai haluat käyttää puhelut sovelluksessa -ominaisuutta, puheluita ja muita asiakasviestejä voi silti nauhoittaa muutamalla eri tavalla. Yleinen prosessi on sama kuin tavallisella vastaanottokäynnillä, mutta kannattaa käyttää tiettyä mallia ja muutamaa käytännön vinkkiä.
Aloitusviestin mukauttaminen omalla äänelläsi
CoVet antaa sinulle mahdollisuuden nauhoittaa henkilökohtaisen ääniviestisi asiakkaille soittamista varten oletusautomaattiviestien sijaan.
Tämä voi tehdä puhelusta lämpimämmän ja tutumman tuntuisen asiakkaalle, samalla kun heille kerrotaan selkeästi puhelun nauhoittamisesta.
Oman äänialoitusviestin asettaminen:
Siirry kohtaan Call Settings.
Avaa Phone Calling Settings napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa hammasrataskuvaketta.
Varmista, että Use voice intro message on käytössä.
Valitse Use my own recording.
Napsauta Aloita nauhoitus ja tallenna oma esittelyviestisi.
Viesti voi olla enintään 30 sekuntia pitkä.
Voit myös ladata äänitetiedoston sen sijaan. Tuetut tiedostomuodot ovat MP3 ja WAV, ja enimmäispituus on 30 sekuntia.
Napsauta Tallenna muutokset, kun olet valmis.
Voit keskeyttää tai pysäyttää nauhoituksen sen aikana. Jos haluat myöhemmin korvata viestin, palaa kohtaan Phone Calling Settings ja nauhoita tai lataa uusi versio.
Vinkki: Pidä viesti lyhyenä, selkeänä ja asiallisena.
Esimerkiksi: "Hei, täällä eläinlääkäri Smith CoVetin kautta. Tämä puhelu saatetaan nauhoittaa, jotta voin kirjata keskustelumme tiedot tarkasti lemmikkisi potilaskertomukseen."