Importer des cas à l’aide de la connexion Avimark

Cet article vous montre comment importer des rendez-vous de votre calendrier Avimark dans CoVet, en créant des dossiers liés afin que chaque dossier CoVet reste associé à son rendez-vous Avimark correspondant.

2. Première option d’import : Importer manuellement des dossiers depuis Avimark

Pour importer de nouveaux rendez-vous de votre calendrier Avimark à tout moment, cliquez sur le bouton Import PMS Cases. Ce bouton violet se trouve en haut à droite de l’écran Cases.

Cliquer sur Import PMS Cases récupèrera manuellement les nouveaux rendez-vous depuis Avimark et créera les dossiers correspondants dans CoVet.

2.1 Choisissez les paramètres d’import et confirmez les dossiers importés

Lors de l’import depuis Avimark, vous pouvez personnaliser le mode et le contenu de l’import :

• Importer pour vous ou pour toute l’équipe : Choisissez si vous souhaitez importer uniquement vos rendez-vous ou ceux de toute l’équipe.
• Filtrer par membre (facultatif) : Si vous importez pour toute l’équipe, vous pouvez limiter aux dossiers attribués à un membre spécifique ou inclure tous les membres.
• Sélectionner une plage de dates :Choisissez le nombre de jours de rendez-vous à importer :
  • 1 jour : N’importe que les rendez-vous d’aujourd’hui.
  • 2 jours : Aujourd’hui et demain.
  • 3 jours : Aujourd’hui, demain et le jour suivant.
  • Et ainsi de suite, selon votre choix.

Lorsque vos options sont définies, cliquez sur le bouton bleu Import pour démarrer.

2.2 Vérifiez la confirmation des dossiers importés

Après un court traitement, un écran de confirmation s’affiche avec le nombre de dossiers importés.

Les dossiers précédemment importés seront marqués comme dossiers mis à jour au lieu de nouveaux dossiers.

2.3 Consultation des dossiers importés

Les dossiers importés apparaissent ensuite sur la page Cases. En tile view, chaque tuile représente un dossier individuel et affiche les informations clés du rendez-vous.

En bas à droite de chaque tuile, vous verrez une icône de flèche violette indiquant que le dossier est bien lié au rendez-vous Avimark correspondant.

Les nouveaux dossiers importés affichent également un badge « Empty » en haut à droite de la tuile. Cela signifie qu’aucun contenu n’a encore été créé dans le dossier CoVet. Dès que vous ajoutez des documents, notes ou autres, ce badge se mettra automatiquement à jour.

Si vous préférez un autre affichage, vous pouvez passer en List view via le bouton de sélection en haut à droite de la page Cases.

3. Deuxième option d’import : Import automatique des dossiers

L’import automatique permet à CoVet d’importer quotidiennement les dossiers depuis Avimark, sans cliquer chaque jour sur le bouton Import PMS Cases.

Vous pouvez configurer l’import automatique lors de la configuration initiale ou modifier les paramètres ultérieurement :

Pour commencer, cliquez sur My Account (votre nom dans la barre de navigation de gauche).

3.1 Sélectionnez Integrations

3.2 Cliquez sur la tuile Avimark et choisissez Manage Integration

3.3 Sélectionnez PMS Configuration

3.4 Configurez vos options d’import automatique

Cliquez sur le menu déroulant Auto-Import Configuration et choisissez :

• Do Not Auto-Import : Désactive l’import automatique.
• Auto-Import Daily : Active l’import automatique quotidien.

Si vous sélectionnez Auto-Import Daily, vous devrez également choisir votre fuseau horaire et l’heure d’exécution.