Wat is de beste manier om met CoVet te communiceren?

Gewijzigd op Wo, 13 Aug om 4:37 PM

Je hoeft niets te veranderen als je met CoVet praat, maar een paar subtiele aanpassingen helpen de kwaliteit van je dossiers te verbeteren.

Jouw eigen communicatiestijl is waardevol en een grote reden waarom cliënten graag bij je komen. Als je de onderstaande tips bewust meeneemt in je consulten, verbetert dat de nauwkeurigheid van de AI-gegenereerde dossiers van CoVet.

Veel hiervan draait om wat communicatiespecialisten “signposting” (duidelijk aangeven wat de volgende stap is) en “reflectief luisteren” noemen. Deze vaardigheden helpen niet alleen je AI-dossiers, ze zijn ook goed voor je cliënten.

Zorg voor een hoogwaardige geluidsopname

Gebruik geschikte opnameapparatuur en plaats deze goed: Een mobiele telefoon werkt vaak het best, omdat de microfoon van hoge kwaliteit is. Leg het toestel zo dicht mogelijk bij het gesprek neer.

Vermijd minder effectieve microfoons: Microfoons in laptops en desktops nemen geluid vaak minder duidelijk op door lagere kwaliteit en grotere afstand tot de sprekers.

Upgrade met externe microfoons: Overweeg in de spreekkamer een vergadermicrofoon te gebruiken die via USB op je computer wordt aangesloten om de geluidskwaliteit te verbeteren.

CoVet levert graag gratis microfoons aan elke abonnee. Mail naar support@co.vet en we helpen je verder.

Let op privacy en toestemming bij het opnemen met een cliënt

Informeer eigenaren: Zorg dat ze weten dat er wordt opgenomen en dat ze toestemming hebben gegeven. Idealiter staat de opname aan wanneer je om toestemming vraagt, zodat dit vastligt.

Voldoe aan regelgeving: Houd je aan alle privacywetgeving en richtlijnen.

Mail support@co.vet voor meer informatie of om borden voor je kliniek aan te vragen die dit onderwerp met eigenaren helpen aankaarten.

Begin met een duidelijke casusintroductie

Geef essentiële patiëntgegevens: Start met een korte samenvatting van de patiënt en de reden van het bezoek.

Voorbeeld: “We zien Fluffy, een gesteriliseerde bulldogteef van vijf jaar, die vandaag komt vanwege huidklachten. Ze heeft een voorgeschiedenis van dermatitis en krijgt maandelijks Cytopoint-injecties ter controle.”

Voordeel: Dit helpt CoVet zich te oriënteren en levert nauwkeurigere, volledige dossiers op.

Gebruik expliciete formuleringen voor belangrijke bevindingen

Noem resultaten duidelijk: Benoem bij het bespreken van uitslagen of behandelingen expliciet waar je naar verwijst.

Voorbeeld: “De oorcytologie is binnen en toont de aanwezigheid van gist.”

Vermijd onduidelijkheid: Losse opmerkingen kunnen verkeerd geïnterpreteerd worden zonder context. Alleen zeggen “we vonden wat gist” vertelt CoVet niet of dat op de cytologie is, in het oor van de hond, op de muur of ergens anders.

Wees duidelijk over de patiënt bij afspraken met meerdere dieren

Specificeer het dier: Geef duidelijk aan over welk dier je het hebt, zeker wanneer cliënten
meerdere huisdieren hebben.

Voorbeeld: “Voor de zekerheid: het braken en de diarree horen bij Bonnie, niet bij Betsy. Klopt dat?”

Gebruik reflectief luisteren: Dit helpt CoVet en zorgt er ook voor dat de zorgen van de eigenaar
correct worden opgepakt.

Behandel alle sjabloonsecties waar mogelijk

Doorloop alle onderdelen: Gebruik je een sjabloon zoals ons SOAP-sjabloon (SOEP), probeer dan voor elk onderdeel iets te geven: Subjectief, Objectief, Evaluatie en Plan. Het maakt niet uit hoe beknopt, in welke volgorde of of je even heen en weer springt, zorg er wel voor dat CoVet voor elk onderdeel iets krijgt.

Achtergrond en oplossingen: Zelfs een beetje achtergrond helpt om details op de juiste plek te houden. Laat je bij een SOAP-sjabloon bijvoorbeeld alle anamnese weg, dan kan het systeem lichamelijke bevindingen per ongeluk in het subjectieve deel plaatsen, simpelweg omdat er geen passende context is.

Alternatief: Wil je een onderdeel echt niet bespreken, pas dan je sjabloon aan zodat dat onderdeel niet meer voorkomt.

Geef overgangen en handelingen duidelijk aan

Kondig nieuwe onderwerpen of handelingen aan: Geef duidelijk aan wanneer je naar een ander deel van het consult gaat.

Voorbeeld: “Ik ga Molly nu onderzoeken.”

Beschrijf wat je doet: Dit helpt CoVet om procedures correct te documenteren.

Voorbeeld: “Rabiësvaccin toedienen in de rechterachterpoot, geldig voor drie jaar.”

Gebruik vaktermen op een effectieve manier

Wil je dat je dossier specifieke vakterminologie bevat, dan zijn er verschillende opties om dat aan te pakken.

Optie 1: Gebruik medische terminologie tijdens het gesprek en licht dit waar nodig toe.

Voorbeeld: “Molly heeft aan de linkerzijde een zachte, mobiele, subcutane massa met een diameter van twee centimeter. Dat betekent dat er een klein, beweeglijk bobbeltje onder de huid zit.”

Optie 2: Gebruik tijdens het consult gewone bewoordingen voor het begrip van de eigenaar. Voeg na afloop extra technische informatie aan CoVet toe.

Voorbeeld: “Noteer de bobbel die ik aan Molly’s linkerzijde beschreef als een zachte, mobiele, subcutane massa met een diameter van twee centimeter in mijn dossier.”

Optie 3: Gebruik de functie Abbreviations and Technical Terms van CoVet om omgangstaal systematisch te vervangen door technische terminologie.

Voorbeeld: vervang “bult” altijd door “massa”.

Geef context bij nieuwe informatie

Licht de achtergrond toe: Geef context wanneer je nieuwe bevindingen of besluiten introduceert.

Voorbeeld: “Gezien Fluffy’s aanhoudende huidproblemen kan een hypoallergeen dieet zinvol zijn.”

Vat plannen samen en bevestig ze

Herhaal de kernpunten: Sluit af met een samenvatting van de diagnose en het behandelplan.

Voorbeeld: “Samengevat: we starten bij Fluffy met antischimmelmedicatie tegen de gistinfectie en plannen over twee weken een controle.”

Check begrip bij de eigenaar: Dit helpt CoVet én versterkt de communicatie met de cliënt.