De e-mailassistent van CoVet gebruiken

De e-mailassistent van CoVet helpt je om informatie aan CoVet-casussen toe te voegen zonder de app te openen. 

Stuur een e-mail of bestand door naar email@co.vet met een korte instructie. CoVet voegt het toe aan de juiste casus of maakt een nieuwe aan, en stuurt je een e-mail als er verduidelijking nodig is.

Wat is de e-mailassistent van CoVet?

De e-mailassistent verbindt je inbox met CoVet, zodat je de cyclus van “downloaden, inloggen, uploaden” kunt overslaan.

Het is vooral handig voor externe documenten zoals labresultaten, verwijsbrieven en bijlagen van cliënten. 

Als een cliënt je bijvoorbeeld een PDF met de medische voorgeschiedenis van een dier mailt, kun je deze doorsturen naar CoVet met een instructie zoals: “Vat dit document samen en voeg het toe aan de casus van Mia.” 

CoVet verwerkt het bestand en volgt je instructie, zodat jij je kunt blijven focussen op de zorg voor je patiënt.

Wie kan dit gebruiken?

De e-mailassistent is er voor het hele team. Iedereen met een CoVet-account binnen jouw praktijk of organisatie kan helpen bij het verwerken van binnenkomende informatie.

Dit is vooral handig voor:

• Baliemedewerkers
• Paraveterinairen
• Praktijkmanagers
• Ondersteunend personeel dat verwijzingen beheert

Hoe werkt het 

Om de e-mailassistent te gebruiken:

• Ga naar Instellingen en schakel E-mailassistent van CoVet inschakelen in.
• Verstuur e-mails vanaf het e-mailadres dat aan je CoVet-account is gekoppeld.

Als het e-mailadres van de afzender niet is gekoppeld aan een CoVet-account, kan CoVet de actie niet toepassen op de juiste werkruimte.

Zodra de e-mailassistent is ingeschakeld:

1. Open je e-mail.
2. Stuur een e-mail door of voeg een bestand toe aan email@co.vet.
3. Voeg een eenvoudige instructie toe in gewone taal. Dit kan in het onderwerp of in de tekst van de e-mail.
4. Verstuur de e-mail.

CoVet leest je instructie, verwerkt de inhoud en zal:

• Een nieuwe casus aanmaken, of
• De inhoud toevoegen aan een bestaande casus

Voorbeelden van instructies

Je kunt je instructies formuleren alsof je tegen een collega praat.

Casussen aanmaken of bijwerken

• “Voeg deze PDF toe aan de casus van Fluffy van 12 januari.”
• “Maak een nieuwe casus aan voor Mia en voeg deze verwijsbrief toe.”
• “Voeg deze labresultaten toe aan de casus van Max van gisteren.”

Samenvattingen en documentatie

• “Vat dit document samen en voeg de samenvatting toe aan de casus van Mia.”
• “Gebruik het sjabloon voor een ontslagsamenvatting voor deze e-mail en voeg het toe aan de casus van Luna.” (Indien nodig vraagt CoVet welk sjabloon je wilt gebruiken.)

Algemene intake

• “Voeg deze afbeeldingen toe aan het dossier van Bella.”
• “Voeg deze geluidsopname toe aan de casus van Charlie van vandaag.”
• Er zijn geen speciale codes of opmaakregels nodig. Schrijf gewoon op een natuurlijke manier.

Wat gebeurt er daarna?

Zodra CoVet je e-mail ontvangt:

• Start CoVet automatisch met verwerken
• Verschijnt de activiteit op de pagina van de e-mailassistent in de app, inclusief status en resultaat. Logs van alle e-mailactiviteiten vind je ook in het activiteitenlogboek van de casus. 
• Wordt de casus of het document aangemaakt of bijgewerkt als alles duidelijk is
• Ontvang je een reactie per e-mail als CoVet extra informatie nodig heeft (bijvoorbeeld bij meerdere patiënten met dezelfde naam)

Zo blijft het proces transparant en eenvoudig te volgen.

Ondersteunde inhoud

De e-mailassistent ondersteunt:

• E-mailinhoud (tekst)
• PDF-bestanden
• Afbeeldingen (JPG, PNG)
• Geluidsopnames

Tips voor succes

Wees specifiek. Door de naam van de patiënt, datum of dierenarts te vermelden, kunnen we de juiste casus sneller vinden.

Controleer je afzenderadres. Zorg ervoor dat je verzendt vanaf het e-mailadres dat aan je CoVet-account is gekoppeld.

Houd het simpel. Je instructies mogen zo kort zijn als je wilt.

De e-mailassistent is er om je dag iets lichter te maken en je dossiers georganiseerd te houden, zodat jij je kunt focussen op zorg.

Feedback delen of een probleem melden

Kom je een probleem tegen of wil je feedback geven? Gebruik dan de knop Feedback op de casuspagina.

Door te beschrijven waarop je hebt geklikt en wat je verwachtte dat er zou gebeuren, kan het team sneller reageren.